Hast du gerade Zeit, diesen Artikel zu lesen? Vielleicht ja, vielleicht aber auch nicht. Fakt ist, dass du dir die Zeit trotzdem genommen hast. Du siehst also, dass Zeit ein sehr dehnbarer Faktor ist. So dehnbar, dass wir ihn mit verschiedenen Methoden, Strategien und Taktiken an unsere Bedürfnisse anpassen können. Ich kann dir zwar keine drei Extra-Stunden pro Tag schenken, aber ich kann dir zeigen, wie du dir selbst drei Extra-Stunden freischaufelst – und zwar mit der passenden Methode für dein Zeitmanagement.

Warum Zeitmanagement?

Die erste Frage, die ich kurz klären möchte, stellst du dir vielleicht auch. Warum solltest du dich überhaupt mit Zeitmanagement beschäftigen? Das alleine kostet ja schon Zeit und die haben wir bekanntlich alle viel zu wenig. Auch ich habe eigentlich gerade keine Zeit, weil ich weiß, was ich sonst noch tun müsste. Doch ich möchte diesen Beitrag schreiben und daher nehme ich mir die Zeit.

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca

Wenn ich also bewusst mit meiner Zeit spiele und dabei entscheide, wofür ich mir Zeit nehme und wofür nicht – dann sollte die eingesetzte Zeit natürlich auch so sinnvoll wie möglich investiert sein. Hier kommt das Zeitmanagement ins Spiel.

Zeitmanagement sorgt dafür, dass du deine Zeit (die du sowieso hast oder dir genommen oder hart erarbeitet hast) sinnvoll einsetzt. Ob es sinnvoll ist, hängt davon ab, wie effizient du während dieser Zeit bist.

Beim Zeitmanagement geht es also darum, deine verfügbare Zeit möglichst effizient zu nutzen!

Zeit managen – oder doch eher die Arbeitsweise?

Der Begriff Zeitmanagement zielt zwar darauf ab, dass du deine Zeit managst, aber eigentlich ist es eher die Arbeitsweise und das, wie und was du tust. In den letzten Jahren hat sich statt Zeitmanagement daher häufig der Begriff Selbstmanagement etabliert. Auch Selbstorganisation fällt in den Bereich, weil es darum geht, wie du deine Zeit selbstständig so effizient gestaltest, dass es sich gelohnt hat.

Welches ist die beste Zeitmanagement-Methode?


Kommen wir nun endlich zum spannenden Teil – der perfekten Zeitmanagement-Methode. Wir haben ja schließlich keine Zeit und du möchtest mit Sicherheit schnell erfahren, wie es jetzt perfekt für dich wäre.

Leider habe ich hierauf keine perfekte Antwort, denn DIE EINE perfekte Zeitmanagement-Methode gibt es leider nicht. Jeder Mensch ist anders – du und ich und alle anderen Menschen. Genau aus diesem Grund gibt es auch die unzähligen Zeitmanagement-Methoden und Stile, wie du priorisieren, planen und arbeiten kannst.

Merke: Die für dich perfekte Zeitmanagement-Methode ist von deiner Persönlichkeit abhängig!

Dein Arbeitsstil, die Tätigkeiten und auch viele weitere Faktoren entscheiden darüber, welcher Stil am besten zu dir passt. Das ist auch der Hintergrund für diesen Beitrag. Zwischen dem Dschungel an unendlichen Möglichkeiten möchte ich dir eine Übersicht an die Hand geben, welche Methoden sich für dich und deine Persönlichkeit eignen könnten.

Kann ich Zeitmanagement-Methoden auch kombinieren?

Logisch, auch das ist kein Problem. Wenn du nach dem Lesen des Beitrags das Gefühl hast, dass keine der vorgestellten Methoden so wirklich zu dir passen möchte, dann probiere es mit einer Kombination. Ich esse auch gerne Gummibärchen und Schokolade und weil ich beides mag, esse ich es auch gleichzeitig. Wen stört es – es muss nur zu dir passen!

Die bekanntesten Zeitmanagement-Systeme

Es gibt über 20 verschiedene Zeitmanagement-Systeme, die du anwenden kannst, um deine Zeit zu planen. Nicht immer geht es dabei um konkrete Methoden oder feste Systeme. Einige Techniken eliminieren Zeitdiebe, andere helfen dir beim Priorisieren. Ich hoffe, du findest beim Durchsehen dieser Liste eine passende Methode und bist neugierig darauf, diese für dich auszuprobieren.

Wichtig: Damit du keine 30 Artikel über die verschiedenen Zeitmanagement-Systeme lesen musst (denn einen zusammenfassenden Artikel über ALLE Methoden gibt es sonst noch nirgendwo), habe ich dir alle – zumindest für mich auffindbaren – Zeitmanagement-Methoden aufgeschlüsselt. Dabei sind sie unterteilt nach:

  • Kernprinzip
  • Für wen geeignet?
  • Für wen nicht geeignet?

Du kannst damit auf einen Blick erfassen (wo wir wieder beim Zeitmanagement wären), welche Methode für dich am ehesten infrage kommt und welche du innerlich schon aussortieren kannst.

Und jetzt – los geht’s.

1. Eisenhower-Prinzip / Eisenhower-Matrix

Zeitmanagement

Kernprinzip

Alle Aufgaben werden bei der Eisenhower-Matrix in vier Quadranten aufgeteilt: Dringend und wichtig (A-Aufgabe), nicht dringend und wichtig (B-Aufgabe), nicht wichtig und dringend (C-Aufgabe) sowie nicht wichtig und dringend (D-Aufgabe). A-Aufgaben solltest du zuerst erledigen. B-Aufgaben planst du fest ein und vernachlässigst sie nicht. C-Aufgaben könntest du delegieren oder Aufgaben reduzieren und D-Aufgaben kannst du – sofern das möglich ist – ignorieren, delegieren oder anderweitig eliminieren.

Für wen geeignet?

Diese Methode eignet sich gut für dich, wenn du gut priorisieren kannst, aber nicht weißt, wann und in welcher Reihenfolge du all das erledigen sollst.

Für wen nicht geeignet?

Das Eisenhower-Prinzip ist weniger für dich geeignet, wenn du Probleme damit hast, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterteilen.

2. Pareto-Prinzip

Kernprinzip

Beim Pareto-Zeitmanagement gehst du davon aus, dass du 80 Prozent deiner Ergebnisse mit nur 20 Prozent deiner Aufgaben erreichen kannst. Generell unterliegt das Pareto-Prinzip der Regelung, dass 20 Prozent Zeit 80 Prozent Ergebnisse liefert. Filtere für diese Zeitmanagement-Form also die 20 Prozent aus deinen Aufgaben heraus, die dich deinen Zielen durch die 80-20-Regel am schnellsten weiterbringen.

Für wen geeignet?

Die Pareto-Arbeitsweise ist super für dich, wenn du schnell Ergebnisse sehen möchtest und wenn du entscheiden kannst, welche Aufgaben welche Ergebnisse liefern (bzw. wie wertvoll diese Aufgaben sind). Das ist beim Pareto die Grundvoraussetzung.

Für wen nicht geeignet?

Du entscheidest nicht gerne schnell und weißt oft auch nicht, welche Aufgaben dich deinem Ziel näher bringen und welche nicht? Dann ist Pareto nicht so gut geeignet. Da es sich hierbei aber um ein extrem wichtiges Handwerk im Zeitmanagement handelt, kannst du versuchen, das Pareto-Prinzip bzw. die generelle 80-20-Regel immer wieder anzuwenden.

3. ABC-Analyse / ABC-Methode

Kernprinzip

Ursprünglich diente die ABC-Analyse als betriebswirtschaftliches Instrument, da Unternehmen ihre entscheidenden Faktoren für den Unternehmenserfolg visualisieren können. Du kannst die ABC-Methode aber auch für dich anwenden und Elemente in A, B und C unterteilen. A sind sehr wichtige Elemente, B ist durchschnittlich wichtig und C nur wenig wichtig. Dadurch kannst du dich von A bis C (oder bei Bedarf sogar weiteren Buchstaben) an eine Art Richtschnur halten.

Für wen geeignet?

Du suchst nach einer Möglichkeit, eine Reihenfolge in all deine Elemente, To-do’s und Fragen zu bekommen? Die ABC-Methode hilft dir beim Sortieren.

Für wen nicht geeignet?

Auch bei der ABC-Analyse musst du wissen, was wichtiger und was weniger wichtig ist. Diese Trennung sollte dir also nicht schwerfallen.

4. ALPEN-Methode

Kernprinzip

Bei der ALPEN-Methode strukturierst du deinen Tag in fünf Schritten. A steht für Aufgaben definieren. Im nächsten Schritt schätzt du die Länge (L). Plane Pufferzeiten ein (P) und treffe danach Entscheidungen (E). Das N in der ALPEN-Methode steht für die Nachkontrolle deiner Planung.

Für wen geeignet?

Du kannst die Zeiten, die du voraussichtlich für deine Aufgaben benötigen wirst, gut schätzen? Dann ist die ALPEN-Methode und deren Tagesplanung auf jeden Fall einen Versuch wert.

Für wen nicht geeignet?

Wenn du Probleme damit hast, Zeiten für Aufgaben zu schätzen, wird die ALPEN-Methode problematisch für dich sein, da die Zeitberechnung ein wichtiger Faktor bei der Methode ist.

5. Pomodoro-Technik

Kernprinzip

Beim Arbeiten und Erledigen unserer To-do’s lauert überall die Gefahr, dass wir abgelenkt werden oder uns sogar mit Absicht selbst ablenken. Ob Nachrichten, Mails, Social Media und Co. – all das hält dich von deinem produktiven Arbeiten ab. Bei der Pomodoro-Technik unterteilst du deine Arbeiten daher in kleine Happen, damit es dir leichter fällt, dich in dieser kurzen Zeitspanne auch wirklich bewusst und ohne Ablenkung zu konzentrieren. Du arbeitest erst genau 25 Minuten fokussiert und machst danach eine Pause von fünf Minuten. Diese zwei Steps folgen noch zweimal, danach arbeitest du erneut 25 Minuten und legst dann eine halbstündige Pause ein. Insgesamt sind damit 145 Minuten vergangen, was als eine Session bezeichnet wird (100 Minuten Arbeitszeit, 45 Minuten Pause). Durch den Wechsel von Konzentration und Entspannung wirst du schnell feststellen, dass sich dein Gehirn besser fokussieren und du insgesamt effektiver arbeiten kannst.

Für wen geeignet?

Du bist ständig abgelenkt, lenkst dich selbst ab oder schiebst auch gerne Aufgaben vor dich her, weil andere Dinge viel spannender sind? Pomodoro kann helfen. Die Methode ist außerdem perfekt für dich, wenn du Probleme hast, fokussiert zu arbeiten und dich dabei auch wirklich zu konzentrieren.

Für wen nicht geeignet?

Wer sich noch nicht eingesteht, dass er sich gerne ablenken lässt, kann sich mit der Pomodoro-Technik auch (noch) nicht helfen lassen. Du benötigst bei dieser Methode außerdem die Disziplin, genau 25 Minuten ohne Ablenkung zu arbeiten (und das am besten mit Timer auch wirklich sicherzustellen).

6. SMART-Methode

Keine Zeit fürs Zeitmanagement

Kernprinzip

Um Erfolg zu haben und Ergebnisse zu sehen, sind auch Ziele von essenzieller Bedeutung. Bei der Zielformulierung kommt die SMART-Methode zum Einsatz. Ziele sollten stets fünf Kriterien erfüllen. Sie müssen spezifisch (S) und messbar (M) sein, aber auch attraktiv (A), realistisch (R) und terminiert (T) sein. Wenn all das gegeben ist, dann sind deine Ziele SMART.

Für wen geeignet?

Du suchst nach einer Möglichkeit, deine Ziele zu formulieren und herauszufinden, ob diese Ziele gut sind? Die SMART-Methode ist simpel anwendbar und hilft dir dabei.

Für wen nicht geeignet?

Du brauchst keine Hilfe bei der Zielsetzung, weil du schon smarte Ziele hast? Dann benötigst du die SMART-Methode wahrscheinlich nicht mehr.

7. GTD / Getting Things Done

Kernprinzip

Dein Kopf ist vollgestopft mit Ideen, Projekten, Aufgaben, Erinnerungen und all dem anderen Zeug? Dann ist Getting Things Done vielleicht eine gute Methode für dich, um deinen Kopf zu entlasten. Bei diesem Allroundsystem hältst du alle Projekte, Aufgaben und Weiteres schriftlich fest und kannst nichts mehr vergessen. Alle neuen Informationen oder To-Do’s werden nach einem festen System bearbeitet, welches aus fünf Schritten besteht. Du sammelst, verarbeitest, organisierst, siehst durch und im fünften Schritt erledigst du es. Auf diese Weise weißt du genau, was jetzt mit einer Sache zu tun ist. Beim Entscheidungsprozess gibt es bei der GTD-Methode zudem weitere Vorgaben, daher ist es ein sehr komplexes System, welches dir aber hilft, Ordnung ins Chaos in deinem Kopf zu bekommen.

Für wen geeignet?

Dein Tag ist vor lauter privaten und beruflichen Verpflichtungen vollgestopft und manchmal weißt du nicht, wo dir der Kopf steht? Genau hier setzt Getting Things Done ein und kann dir helfen, deinen Kopf zu entlasten und Struktur in all deine Gedanken zu bringen.

Für wen nicht geeignet?

Wenn du verhältnismäßig wenige Aufgaben und To-Do’s hast, die du dir problemlos merken und strukturieren kannst, benötigst du das Getting Things Done Prinzip nicht.

8. Time Boxing

Kernprinzip

Bei dieser Methode, die übrigens aus dem Projektmanagement-Bereich stammt, definierst du für all deine Aufgaben genaue Zeitblöcke. Das Ziel ist es, die Aufgaben genau in diesem Zeitfenster zu erfüllen. Der Hintergrund der Methode unterliegt dem Parkinsonschen Gesetz, welches besagt, dass wir immer genauso lange für Aufgaben benötigen, wie wir Zeit zur Verfügung haben. Indem wir uns also selbst ein festes Zeitkontingent zur Verfügung stellen, erledigen wir es unbewusst auch genau in dieser Zeit. Es muss sich beim Time Boxing übrigens nicht immer nur um Minuten oder Stunden handeln, da Zeitblöcke bei diesem System auch Tage oder Wochen umfassen können (Stichwort Sprints im Projektmanagement).

Für wen geeignet?

Du kannst sehr gut mit konkreten Zeitvorgaben arbeiten und suchst nach Struktur? Dann ist das Time Boxing gut geeignet, da du dir selbst Vorgaben machst, die du gerne einhalten möchtest.

Für wen nicht geeignet?

Du arbeitest gerne flexibel und frei und lässt dich ungern in ein Muster drücken? Vermutlich ist das Time Boxing weniger für dich geeignet.

9. Eat the Frog / Küss den Frosch

Kernprinzip

Der Name Eat the Frog ist eigentlich ein Zitat von Mark Twain, der damit einst „Erst die Arbeit und dann das Vergnügen“ aussagen wollte. Küss den Frosch heißt also, dass du deinen Arbeitstag möglichst mit der hässlichsten Aufgabe starten solltest. Hässlich kann in dem Fall bedeuten, dass die Aufgabe besonders schwierig, nervig oder einfach nur unschön ist. Wenn du das geschafft hast, kommt dir der Rest viel leichter vor und dein gesamter Tag entwickelt sich positiv. Du hast das Schwierigste bereits hinter dir.

Für wen geeignet?

Du schiebst gerne besonders blöde Aufgaben vor dich her? Dann probiere es mit Eat the Frog, denn diese Methode hilft dir, das Schwerste erst mal hinter dich zu bringen.

Für wen nicht geeignet?

Du hast keine Probleme damit, morgens einfach mal mit der härtesten Aufgabe zu starten? Dann küsst du den Frosch wohl schon freiwillig und brauchst diese Zeitmanagement-Methode gar nicht.

10. 10-10-10-Methode

Kernprinzip

Wann immer du vor einer Entscheidung stehst, stellst du dir bei der 10-10-10-Methode drei Fragen. Welche Konsequenz hat diese Entscheidung in 10 Minuten? Welche Konsequenz hat sie in 10 Monaten? Und welche Konsequenz hat sie in 10 Jahren? Die 10-10-10-Methode ist also eine Art der Selbstreflexion. Du kannst dadurch Wichtiges von Unwichtigem trennen und weißt besser, was objektiv betrachtet für deinen Erfolg am wichtigsten ist. Diese Methode lässt sich daher auch perfekt mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombinieren, bei denen es um genau diese Priorisierung geht. Übrigens: Dass die 10-10-10-Methode meine zehnte vorgestellte Zeitmanagement-Methode war, ist übrigens absoluter Zufall gewesen … vielleicht sollte ich auch mal über Zufälle schreiben?

Für wen geeignet?

Du weißt nicht so recht, welche Entscheidungen in deinem Leben wirklich gut und richtig und welche unwichtig oder falsch wären? Die 10-10-10-Methode hilft dir bei der Selbstreflexion.

Für wen nicht geeignet?

Du blickst nicht gerne so viele Jahre in die Zukunft oder suchst auch gar keine Unterstützung dabei, Entscheidungen zu reflektieren? Dann ist die 10-10-10-Methode weniger dein Ding.

11. 60-60-30-Arbeitsrhythmus

Kernprinzip

Wenn die Pomodoro-Technik mit 25 Minuten Arbeiten und fünf Minuten Pause nichts für dich ist, probiere es mit dem 60-60-30 Arbeitsrhythmus. Auch hier kannst du deine Produktivität und deine Konzentration steigern. Die ersten 60 Minuten bestehen dabei aus 55 Minuten Arbeitszeit und fünf Minuten Pause. Die nächsten 60 Minuten arbeitest du vollständig und vor allem auch hier ohne Ablenkung durch. Danach folgen 30 Minuten Pause. Die Pomodoro-Technik arbeitet also eher mit kleinen Sprints und die 60-60-30-Technik mit größeren Arbeitsblöcken.

Für wen geeignet?

Du möchtest ablenkungsfreier und konzentrierter arbeiten, aber die Pomodoro-Arbeitszeit von 25 Minuten ist dir zu kurz? Dann ist der 60-60-30-Rhythmus vielleicht eher dein Stil.

Für wen nicht geeignet?

Du willst deine Arbeitszeit nicht in Happen aufteilen oder dir Pausenzeiten vorschreiben lassen? Vielleicht hast du auch gar kein Problem mit Zeitdieben und Ablenkung? Dann brauchst du die 60-60-30-Technik vermutlich nicht.

12. Zeitfluss-Analyse / Zeitdiebe

31 Zeitfresser

Kernprinzip

Diese Methode ist weniger eine Zeitmanagement-Technik, sondern viel eher ein genereller Tipp, um die eigene Produktivität zu steigern. Normalerweise schauen wir bei allem, was wir tun, nach vorne. Bei der Zeitfluss-Analyse blickst du aber bewusst nach hinten. Schaue in die Vergangenheit und überlege, wo deine Zeitdiebe gewesen sind. Die Zeitfluss-Analyse hilft dir, diese Diebe zu identifizieren und danach konsequent zu eliminieren. Für eine richtige Analyse dokumentierst du dein Verhalten während der Arbeit ganz bewusst etwa eine Woche und dokumentierst deine Beobachtungen. Danach kannst du daran arbeiten, die neuen Erkenntnisse zu lösen und deine Zeitdiebe einzumotten.

Für wen geeignet?

Diese Methode und Analyse ist gut für dich geeignet, wenn du dir manchmal nicht sicher bist, wohin eigentlich die ganze Zeit verschwindet oder wenn du dich gerne ablenken lässt (und das auch schon weißt).

Für wen nicht geeignet?

Wenn du sehr konzentriert arbeitest und dich nur selten unnötig ablenken lässt, dann hast du vermutlich kein Problem mit Zeitdieben und benötigst die Zeitfluss-Analyse nicht.

13. Personal Kanban

Kernprinzip

Das Kanban-System kommt eigentlich aus der Softwareentwicklung und wurde und wird dort zur Steuerung von Prozessen eingesetzt. Mittlerweile hat sich Kanban-System auf viele Arbeitsbranchen erweitert und du kannst es für deine Aufgaben nutzen. Du legst dir deine Aufgaben und Ideen in drei Spalten an. Du bist natürlich ganz frei, aber bewährt haben sich beispielsweise die Unterteilungen in noch zu erledigen, in Arbeit und erledigt. Je nach Projektstand kannst du die Aufgaben beim Kanban-System verschieben (wahlweise mit eigenen Klebezetteln auf einer Wand oder digital mit einem Tool).

Für wen geeignet?

Du möchtest optisch deine Fortschritte visualisieren und dich selbst motivieren, wo du stehst? Dafür ist Kanban perfekt.

Für wen nicht geeignet?

Falls du deine Fortschritte nicht dokumentieren möchtest oder gar keinen Motivationsschub brauchst, was schon erledigt ist, dürfte Kanban zu viel Aufwand für dich sein. Dadurch, dass du alle To-Do‘s einzeln dokumentierst, lohnt es sich vor allem dann, wenn dir der visuelle Effekt und die Motivation gefallen.

14. One-Minute-To-Do-List / 1-Minute-To-Do-List

Kernprinzip

Dieses Zeitmanagement-System ist eine Art weiterentwickeltes Personal Kanban und wurde von Michael Linenberger entwickelt. Du bezeichnest bei diesem System schlichtweg die Spalten anders und visualisierst damit deine Aufgaben. Die erste Spalte könnte „Dringend heute“ lauten, die zweite Spalte „möglich heute“. Die dritte Spalte lautet „Über dem Horizont“. Dadurch weißt du stets, was heute am wichtigsten ist und ansteht und welche optionalen Tasks du anschließt. Du hast außerdem auf dem Schirm, was über dem Horizont für dich noch wichtig wird, wenn dieser Tag vorbei ist oder du alles erledigt hast.

Für wen geeignet?

Du hast pro Tag viele dringende Dinge zu erledigen und noch ein paar Sachen auf der Liste, die du möglichst auch noch schaffen solltest? Da alles wichtig ist, fällt es dir schwer, zu priorisieren? Dann ist die One-Minute-To-Do-List als erweitertes Kanban-System gut geeignet.

Für wen nicht geeignet?

Wenn sich deine Aufgaben nicht in dringend oder möglichst heute unterteilen lassen oder generell diese Form der Strukturierung nicht zu deinen Aufgaben passt, dann solltest du eine andere Methode probieren.

15. High Value Activities

Kernprinzip

Stell dir vor, deine Firma oder deine Selbstständigkeit ist wie eine Pyramide. Es gibt wertlose Aufgaben, die dich rein vom Wert und der Wirkung nicht wirklich voranbringen (z.B. sinnloses Surfen im Internet ohne Wert). Außerdem gibt geringfügig wertvolle Aufgaben (das sind zum Beispiel oft E-Mails, die aber nicht wirklich viel Wert haben oder nicht dich vorwärtsbringen). Diese zwei Bereiche nehmen einen großen Teil deiner To-Do’s ein, bringen dich aber mittel- und langfristig nicht unbedingt weiter. Dazu sind die hochwertvollen Aufgaben. Sie werden unterteilt in hochwertvolle Aufgaben, die dich kurz- und mittelfristig weiterbringen (wie z.B. der Start einer Marketing-Aktion, die erst mal kurzfristig den Umsatz erhöht oder das Vernetzen mit Kollegen, was auch kurz- und mittelfristig einen hohen Wert hat). Die oberste Ebene der Pyramide sind jedoch die hochwertvollen Aufgaben, die dich langfristig weiterbringen. Diese Pyramiden-Spitze ist natürlich sehr schmal, aber genau diese Aktivitäten bringen laut der High Value Activities Methode den höchsten langfristigsten Wert. Als Beispiel könnte das ein Buch sein, an dem du schreibst oder das Erstellen eines Produktes. Beides braucht Zeit, können aber langfristig gesehen Gold für dich wert sein.

Für wen geeignet?

Wenn du entscheiden möchtest, welche deiner To-Do’s und Aufgaben welchen Wert haben und du möchtest danach entscheiden, dann ist die High Value Activities Methode ideal. Du bekommst eine Hilfestellung, wie wertvoll Aktivitäten sind und kannst entsprechend handeln.

Für wen nicht geeignet?

Du brauchst für die High Value Activities Methode verschiedene Arten von Aufgaben. Wenn dein Alltag nur aus den unteren zwei Ebenen besteht, dann wird es dich nicht langfristig voranbringen, auch wenn du durch die Pyramide wüsstest, dass es das täte. Klingt abstrakt, aber das bedeutet, dass du für die High Value Activities Methode auch proaktiv Tätigkeiten schaffen musst, die die Chance haben, dich langfristig nach vorne zu bringen.

16. 25.000-Dollar-Methode / Ivy-Lee-Methode

Kernprinzip

Das Kernprinzip der Ivy-Lee-Methode (die auch als 25.000-Dollar-Methode bezeichnet wird) ist eigentlich total simpel. Tue jeden Tag immer das, was die höchste Priorität hat. Bist du damit fertig, sortierst du deine Aufgaben wieder nach Priorität und tust erneut das, was die höchste Priorität hat. So arbeitest du jeden Tag Aufgaben ab und erledigst automatisch immer das mit der jetzt gerade höchsten Priorität. Absolut simpel, aber das Besondere ist eher die Geschichte hinter der Methode. Sie wird Ivy-Lee-Methode genannt, weil sie von dem Berater Ivy Lee stammt. Damals (angeblich Anfang des 20. Jahrhunderts) bot Lee dem Unternehmer Charles Schwab an, dass er ihm zeigt, wie dieser seine Zeit besser managen kann. Er forderte dafür das Honorar, was Schwab für angemessen hielt. Dieser eine Tipp war dem Unternehmer Charles Schwab sagenhafte 25.000 Dollar wert.

Für wen geeignet?

Du weißt, wie du deine Aufgaben priorisierst und kannst das gut einschätzen? Dann ist die 25.000-Dollar-Methode von Ivy Lee sehr gut geeignet. Die Methode ist im Grunde genommen nur ein Ratschlag, wie du vorzugehen hast, damit du immer das Wichtigste abarbeitest.

Für wen nicht geeignet?

Du hast Schwierigkeiten, deine Aufgaben zu priorisieren und weißt nicht wirklich, was denn jetzt konkret am wichtigsten ist? Diese Entscheidung ist bei der Ivy-Lee-Methode leider das A und O, weshalb für dich dann eine Zeitmanagement-Methode besser geeignet wäre, bei der es um das Erlernen von Prioritäten geht.

17. Jerry-Seinfeld-Methode

Kernprinzip

Gibt es diese eine Sache, die du eigentlich jeden Tag tun möchtest, dich aber oft nicht aufraffen kannst oder dieses „jeden Tag“ einfach zu oft unterbrichst? Beispiele können sein, dass du jeden Tag deine E-Mails bearbeiten möchtest, jeden Tag Sport treiben willst oder jeden Tag ein bisschen an deinem Buch arbeiten möchtest. Jeden Tag eben. Genau hier setzt die Zeitmanagement-Methode von Jerry Seinfeld ein. Seinfeld ist ein Comedian aus den USA, der nach eigenen Aussagen jeden Tag einen Witz schreibt. Damit er auch wirklich motiviert bleibt, hat er eine visuelle Methode kreiert. An seiner Wand hängt ein Jahreskalender und immer, wenn er wie gewollt einen Witz geschrieben hat, macht er in den Kalender ein Kreuzchen. Würde er nun einen Tag keinen Witz schreiben, dann könnte er sich in seinen Kalender auch kein Kreuz machen. Er überlegt also jeden Tag aufs Neue, ob er diese schöne Kette an Kreuzen wirklich unterbrechen möchte. Glaube mir, das wirkt wahre Wunder und plötzlich raffst du dich auf und tust es doch.

Für wen geeignet?

Du hast Aufgaben oder Dinge, die du konsequent jeden einzelnen Tag machen möchtest? Dann ist die Jerry-Seinfeld-Methode perfekt, denn sie animiert dich mit einem visuellen Effekt dazu, es auch wirklich jeden Tag zu tun.

Für wen nicht geeignet?

Wenn du diese eine Sache, die du jetzt im Kopf hast, nicht konsequent jeden Tag machen möchtest, dann wäre die Zeitmanagement-Methode von Jerry Seinfeld nicht passend. Seine Methode benötigt eine Sache, die wirklich jeden einzelnen Tag erledigt werden soll – nur dann erfolgt das Kreuz und eine unterbrochene Linie (weil du es vielleicht nicht jeden Tag tun möchtest), würde den Effekt kaputtmachen, daher klappt diese Methode dann nicht. Es geht also nur für Dinge, die du wirklich jeden einzelnen Tag, sieben Tag die Woche, tun möchtest.

18. Not-to-do-Liste

Ausreden, mit denen man sich vom Arbeiten abhält

Kernprinzip

Wenn du eine To-Do-Liste schreibst, dann geht es immer darum, die Dinge zu notieren, die du tun möchtest. Gleichzeitig stehen auf der Liste dann keine Dinge, die du nicht tust. Die Not-to-do-Liste macht es genau umgekehrt. Du schreibst die Dinge auf, die du nicht oder nicht mehr tun möchtest. Der Hintergrund ist, dass sich erfolgreiche Menschen nicht nur für Dinge und Aufgaben entscheiden, sondern auch bewusst gegen viele Dinge. Du analysierst also, was du konkret nicht tun musst oder willst, du streichst es ganz bewusst weg. Oft sind das nicht nur Aufgaben und To-Do’s, sondern auch Angewohnheiten oder generell Gewohnheiten und Dinge, die dich vielleicht davon abhalten, dein Ziel zu erreichen. Was willst du ab sofort nicht oder nicht mehr tun? Schreibe es auf die Not-to-do-Liste.

„Prioritäten setzen, heißt auswählen, was liegenbleiben soll.“ – Helmar Nahr

Für wen geeignet?

Du möchtest keine To-Do-Listen schreiben, sondern willst dir lieber vor Augen führen, was du zukünftig nicht oder nicht mehr tun möchtest. Welche Angewohnheit willst du streichen und welcher Zeitfresser hält dich regelmäßig davon ab, erfolgreich zu sein? Packe sie auf die Not-to-do-Liste und streiche ab, wenn du es nicht getan hast. Umgekehrte Psychologie sozusagen, die für dich ideal ist, wenn du genau solche Zeitfresser oder Dinge hast, die du eigentlich gar nicht tun möchtest.

Für wen nicht geeignet?

Du bist mit den Dingen, die du tust, eigentlich sehr zufrieden und hast nichts, was du gerne sein lassen möchtest und auch keine schlechten Angewohnheiten? Dann brauchst du keine Not-to-do-Liste.

19. Energiekurve / Leistungskurve

Kernprinzip

Die Energiekurve (oder Leistungskurve genannt) ist an die Schlafrhythmen angelehnt, bei denen bekannt ist, dass wir Nacht für Nacht bestimmte Phasen durchlaufen (REM, Tiefschlaf usw.). Auch tagsüber ist das nicht anders, du durchläufst eine Art Energiekurve, bei der du Hochs und Tiefs hast, also produktiver und weniger produktiv arbeiten kannst. Meistens beachtest du diesen Rhythmus vielleicht schon ganz intuitiv, weil du spürst, dass du manchmal mehr oder weniger Power hast. Falls du dir das Ganze mal bewusst vor Augen führen möchtest, solltest du deine eigene Energiekurve analysieren. Hierfür fragst du dich einige Tage lang zu jeder vollen Stunde, wie viel Power du gerade hast und schreibst dafür eine Zahl von 1 bis 10 auf. Dadurch ergibt sich deine Energiekurve bzw. Leistungskurve und du kannst deine Energie über den Tag verteilt besser planen. Du kannst die Kurve übrigens auch nach Wochentagen aufzeichnen, um neben den Tageszeiten auch Informationen über deine Leistung nach Wochentagen zu erhalten.

Für wen geeignet?

Du hast manchmal das Gefühl, dass du schwere Aufgaben genau dann tun müsstest, wenn du eigentlich müde bist? Oft bist du abends fit und dein Arbeitstag liegt hinter dir und jetzt hättest du Bock, die ganze Welt zu retten? Dann stimmt vielleicht etwas in deiner Energiekurve nicht, du scheinst entgegen deiner Kurve zu arbeiten. Finde also heraus, welches deine eigene Energiekurve ist und arbeite entsprechend dieser Analyse.

Für wen nicht geeignet?

Dein Tag ist in Sachen Energie, Fitness und Power schon ganz gut und du hast nicht das Gefühl, dass sich daran etwas ändern muss? Du weißt, wann deine Hochs und Tiefs sind und achtest darauf, dass du deine Hochs nutzt und deine Tiefs schützt? Dann verwendest du deine Energiekurve scheinbar schon ganz intuitiv.

20. Parkinsonsches Gesetz

Kernprinzip

Kennst du das Gefühl, dass du deine Wohnung mal in 15 Minuten und mal in 60 Minuten geputzt hast, aber eigentlich genau die gleichen Schritte getan hast wie sonst? Bei dem 15-Minuten-Saubergang hattest du vielleicht auch nur eine viertel Stunde Zeit, weil gleich Besuch kommt. Als es 60 Minuten dauerte, hattest du keinen Zeitdruck. Warum hat es aber in beiden Fällen geklappt? Das Ganze beruht auf dem Parkinsonschen Gesetz. Dieses Gesetz besagt, dass sich Zeit immer genau in dem Maße ausdehnt, wie wir Zeit zur Verfügung haben. Wir nutzen die Zeit also immer so lange, wie sie da ist. Hast du 15 Minuten Zeit für eine Aufgabe, schaffst du sie vielleicht auch in 15 Minuten (wenn es realistisch ist). Hast du dir aber 60 Minuten für die Aufgabe zur Verfügung gestellt, dann wirst du mit Sicherheit auch 60 Minuten brauchen, vielleicht 50. In jedem Fall länger, als wenn du das Zeitkontingent enger stecken würdest. Beim Zeitmanagement mit dem Parkinsonschen Gesetz gibst du dir also für Aufgaben immer ein bisschen weniger Zeit als normalerweise. Ein Meeting steht an? Setze 40 Minuten statt 60 Minuten an und du wirst die gleichen Ergebnisse erzielen. Nehme dir vor, die Aufgabe, die sonst 30 Minuten dauert, in 15 Minuten zu schaffen. Vermutlich wird es klappen, wenn du diese Ziele auch tatsächlich aufschreibst und dich damit selbst ganz nach Parkinson unter Zeitdruck setzt.

Für wen geeignet?

Diese Methode ist perfekt für dich, wenn du oft das Gefühl hast, dass du zwar viel schaffst, es aber vielleicht auch schneller gegangen wäre. Hast du vielleicht auch das Gefühl, dass du manchmal Zeit verplemperst, eventuell in Meetings, bei Besprechungen, bei Mails oder anderen To-Do’s, die man theoretisch auch schneller bearbeiten könnte? Dann probiere das Parkinsonsche Gesetz aus und finde heraus, ob es auch schneller geht.

Für wen nicht geeignet?

Du möchtest keine Zeit sparen, weil du mit der Verteilung schon recht zufrieden bist? Dann brauchst du dich mit der Parkinsonschen Methode nicht beschäftigen, da sie einzig und allein dafür da ist, alles in etwas weniger Zeit zu schaffen.

21. Stille Stunde

Kernprinzip

Kennst du das Gefühl, dass du viel Zeit verlierst, wenn du ständig unterbrochen wirst? Einmal in die Mails schauen und danach weiter arbeiten bedeutet vielleicht, zwei Minuten Mails und fünf Minuten wieder in die Aufgabe reindenken. Verloren hast du sieben ganze Minuten. Rechne jetzt alle Unterbrechungen zusammen, die vielleicht in zwei Stunden Arbeitszeit fallen. Eine ganze Menge, oder? Bei der Zeitmanagement-Methode der stillen Stunde geht es darum, eine gewisse Zeit wirklich still und ohne Ablenkung zu arbeiten. Diese stille Stunde trägst du fest als Termin für dich in den Kalender und musst zu 100 Prozent konsequent sein, also Handy aus, wenn möglich (und für die Aufgabe nicht notwendig) sogar Internet aus, Radio aus und alle Zeitdiebe und Ablenkungen verhindern für diese stille Stunde oder stillen Stunden.

Für wen geeignet?

Du lässt dich gerne und oft ablenken und brauchst dann immer ein paar Minuten, um wieder reinzukommen? Dann ist die stille Stunde perfekt, denn sie sorgt dafür, dass du eine gewisse Zeit wirklich ablenkungsfrei und damit produktiver arbeiten kannst.

Für wen nicht geeignet?

Du bist super fokussiert und lässt dich nicht ablenken? Dann verlierst du theoretisch auch keine Zeit und brauchst keine stille Stunde, da du bereits ohne Ablenkungen arbeitest.

22. Nein sagen

Kernprinzip

Bei der letzten Methode ist die Aufgabe eigentlich ganz einfach. Um Zeit zu sparen, solltest du manchmal Nein sagen. Du bekommst vielleicht pro Tag viele Anfragen oder auch Aufgaben delegiert und meistens hast du die Chance, dazu Ja oder Nein zu sagen. Natürlich wirken alle To-Do’s immer erst mal wichtig, aber wenn du lernst, zu priorisieren, kannst du zu eher unwichtigen Dingen auch einfach Nein sagen. Oft fühlt es sich enttäuschend an, wenn du jemandem absagen musst oder Nein sagst, aber in Wahrheit ist es etwas Gutes. Du kennst deine Grenzen und fokussierst dich auf das, was jetzt vor dir liegt. Durchbreche den Reflex, zu allem „Ja, mache ich“ zu sagen. Sind deine aktuellen Kapazitäten unklar, dann sage ebenfalls nicht sofort Ja, sondern bitte erst mal um einen kleinen Moment und schaue dir deine Planung in Ruhe an. Damit signalisierst du vor allem auch, dass ein Ja oder Nein stets darauf basiert, dass du deine Sache durchdacht hast.

Für wen geeignet?

Du nimmst immer alle Aufgaben an, die dir andere aufhalsen oder möchtest überall immer helfen? Das ist zwar löblich, birgt aber viele Gefahren. Du selbst kommst vielleicht mit deinen eigenen Zielen nicht voran, vielleicht überlastest du dich und deine Gesundheit und noch dazu fühlst du dich schlecht, wenn du etwas zeitlich dann doch nicht schaffst, obwohl du zugesagt hast. Übe dich im Nein sagen und lerne, deine eigenen Grenzen zu setzen und auch zu beachten. Das wird sich gut anfühlen.

Für wen nicht geeignet?

Du hast genügend Zeit, dass du auch Sachen von anderen übernehmen kannst? Dann musst du natürlich nicht unbedingt Nein sagen. Das Nein zu lernen, heißt aber auch, dass du deine eigenen Grenzen vertrittst. Vielleicht hast du Zeit, aber eventuell möchtest du nicht alles tun, um das man dich bittet. Oft werden Menschen auf diese Weise (die schlecht Nein sagen können) auch ausgenutzt, weshalb du mit der Methode lernen kannst, dich selbst stärker zu vertreten. Es ist dein Leben.

Fazit zu den Zeitmanagement-Methoden

Hast du eine Methode oder eine Technik gefunden, die dir dabei hilft, deine Zeit sinnvoller zu planen oder einzusetzen? Dann freue ich mich und informiere dich schon bald gerne genauer über die Methoden. Auch ich liebe das Thema Zeitmanagement und habe in den über 13 Jahren meiner Selbstständigkeit unzählige Male an meinem System geschraubt. Das gehört dazu, denn wie schon gesagt – wir sind alle ganz besonders, einzigartig und nicht perfekt.

Schau daher in Ruhe durch die Liste und erzähle mir in den Kommentaren, welche Zeitmanagement-Variante dir am besten gefällt und warum. Ich bin gespannt darauf!