Hast du schon mal gerechnet, wie viel Zeit du pro Tag damit verbringst, E-Mails zu schreiben, Artikel zu lesen, zu telefonieren oder zu quatschen? Statistiken belegen, dass ein Großteil der eigenen Arbeitszeit nicht für die Arbeit draufgeht, sondern für verschiedene Zeitfresser. 31 dieser Zeitfresser findest du hier. Kannst du ihnen widerstehen?

Zeitfresser Nr. 1: E-Mails

Tag für Tag kämpfen wir als Unternehmer mit der Flut an E-Mails, die uns täglich erreicht. Dabei ist es nicht effizient, sich mit jeder einzelnen E-Mail auch zu 100 % zu beschäftigen. Doch was ist wirklich wichtig? Welche E-Mails können direkt weg? Welche sollte man ablegen und später lesen? Welche sind es Wert, seine Arbeit sofort zu unterbrechen? Gar nicht so einfach, denn im E-Mail-Dschungel wirkt auf den ersten Blick alles wichtig.

Genau aus diesem Grund zählen E-Mails auch zur größten Quelle der Ablenkungen und sorgen Jahr für Jahr für jede Menge Jahresverlust. Statistiken zufolge schreiben und beantworten Arbeitnehmer 1-2 Stunden pro Tag nur E-Mails. Bei uns Unternehmern dürfte diese Rate noch um einiges höher liegen.

Methode 1

Eine Variante schlägt vor, dass E-Mails nur zu festen Zeiten gelesen werden. Beispielsweise morgens 1x, mittags 1x und abends 1x. Auf diese Weise verhinderst du das ablenkende Blinken und Piepen und kannst dich deiner Arbeit konzentrierter und fokussierter widmen.

Methode 2

Eine weitere Variante ist es, sich zwar einerseits ablenken zu lassen und die E-Mail „zur Kenntnis“ zu nehmen, aber nicht direkt zu handeln. Gehandelt wird nur, wenn es die E-Mail Wert ist.

Praktische Tipps

Wenn du nach Methode 2 vorgehst und nur die wirklich extrem wichtigen Mails sofort bearbeitest und dich ansonsten durch weitere E-Mails nicht ablenken lässt, dann bearbeitest du deine restlichen E-Mails am besten alle am Stück.

• Löschen: Lösche alles, was du nicht erledigen musst, was keine Information für dich enthält, keine offene Frage oder was du nicht lesen möchtest oder musst.
• Abmelden: Handelt es sich um Newsletter, die du sowieso nicht liest und die „halt immer mal kommen“, dann sei konsequent und melde dich ab. Das gilt vor allem für Werbe-Spam, den du erhältst, weil du mal eine Bestellung getätigt hast etc. Melde dich ganz einfach ab, wenn es nicht 100 % relevant für dich ist.
• Fächer: Richte dir in deinen E-Mails Ordner ein und sortiere alle deine E-Mails in diese „Fächer“. Sorge dafür, dass dein Posteingang möglichst immer leer ist, sodass das Bearbeiten der anfallenden E-Mails überschaubar bleibt. Sieh deine E-Mail-Ordner als eine sortierte Ablage wie in einem Schrank.
• Lesen-Ordner: Richte dir außerdem einen „Lesen“-Ordner ein, in dem du die E-Mails verschiebst, die du später gerne lesen möchtest. Das können spannende Newsletter sein, Studien oder Videos von Freunden, die dir geschickt wurden. So sortierst du deinen Eingang, sorgst für Ordnung, aber deine „will ich noch lesen/gucken/machen“-Sachen gehen nicht verloren.
• Erledigen: Beantworte und erledige alle E-Mails direkt, die nur zwei, maximal drei Minuten deiner Zeit kosten. Das ist effizienter als Ablegen und ToDo-Aufgabe schreiben.

Zeitfresser Nr. 2: Internet

Das liebe Internet ist dafür verantwortlich, uns unzählige Möglichkeiten zu bieten. Möglichkeiten, die allerdings nicht immer so effizient genutzt werden. Studien belegen, dass fast 30 Prozent der Befragten während der Arbeitszeit mindestens zwei Stunden mit dem Surfen im Web verbringen. Immerhin gibt es nun eine tierische Studie darüber, dass wir besser gelaunt sind, wenn wir uns Internet Katzenvideos anschauen. Miau.

Wenn du den Hang dazu hast, dich von einer Seite zur anderen zu klicken und dich vielleicht trotz Zeitmangel dennoch leicht ablenken lässt, dann ist das Internet für dich ein großer Zeitfresser.

Gerade aufgrund der Tatsache, dass das Netz so schnelllebig ist, haben wir oft das Gefühl, etwas zu verpassen, wenn wir nicht lesen, was andere lesen. Lesen, was gerade vor uns aufploppt. Lesen, was man gelesen haben sollte. Du siehst – es gibt viele Begründungen, warum man diese und jene und vielleicht auch noch die Seite besuchen sollte.

Eine einfache Lösung

Ich liebe Artikel auch, genau wie du. Ich lese am liebsten alles, was mir vor die Nase kommt und kann gar nicht genug bekommen. Der Clou: Ich lese diese Sachen nicht sofort, sondern ich arbeite hierbei mit einem ähnlichen System wie der „Lesen“-Ordner in meinen E-Mails.

Anstatt mindestens zwei Stunden der effektiven Arbeitszeit mit dem Stöbern im Netz zu verbringen und alles zu lesen, speichere ich mir die Artikel und Seiten stattdessen. Hierfür kommen verschiedene Tools zum Einsatz.

Praktische Tipps

1. Zeitlimit: Wenn du auf der Suche nach etwas Bestimmten bist, dann setze dir ein Zeitlimit für diese Suche. Wenn du es beispielsweise 10 Minuten nicht gefunden hast, dann ist es entweder doch nicht so wichtig, doch nicht so relevant oder aber du suchst später noch mal, wenn dir vielleicht neue Suchansätze eingefallen sind. Etwas Abstand hilft manchmal, anstatt konsequent eine Stunde nach etwas zu suchen und es vielleicht dennoch nicht zu finden.
2. Pocket: Arbeite mit dem kostenlosen Tool „Pocket“. Hiermit ist es möglich, eine große Liste anzulegen, die du mit Artikeln und allem, was dich neugierig macht, füllen kannst. Meine Liste ist schon sehr lang, aber ich schaffe es täglich, ein paar Artikel „abzuarbeiten“. Dabei entscheide ich mich entweder dafür, die ältesten Artikel zu lesen (aufarbeiten) oder das Neueste zu lesen (aktuell bleiben). Je nachdem, wie viel Zeit ich habe, wechsle ich ganz einfach die Ansicht. Ich speichere in Pocket alles, was ich beim Arbeiten an interessanten Artikeln entdecke und lese diese Stück für Stück. Sehe ich einen Blog, der mir gefällt, dann favorisiere ich den jeweiligen Artikel und später landet die Seite in meinem Feedly-RSS-Reader, sodass ich auf dem Laufenden bleibe.
3. Feste Zeiten: Nimm dir feste Zeiten zum Lesen. Damit meine ich keine festen Uhrzeiten, denn das klappt in der Regel sowieso nicht, sondern feste Arten von Zeiten. So etwas entwickelt sich mit der Zeit und wenn du darauf achtest, wirst du feststellen, dass jeder von uns – egal, wie beschäftigt wir sind – diese Zeiten hat. Bei mir sind es mal 5 Minuten am Abend, in denen ich 2-3 Artikel lese. Dann hat man öfters Wartezeiten (sie es am Telefon, während man in der Warteschleife hängt und eh nichts Anderes machen kann, bei der Bahn oder bei einer Behörde). Nutze diese Zeit und lese einfach in deiner Pocket-App, die ebenfalls kostenlos ist und die Artikel offline zur Verfügung stellt.

Zeitfresser Nr. 3: Nicht „Nein“ sagen

Ein häufiger Zeitfresser sind die verschiedensten Aufgaben und Bitten, zu denen wir ganz einfach nicht Nein sagen können. Das kann extrem unterschiedliche Bereiche betreffen und auch genauso viele Gründe haben.

Fakt ist, dass dir weniger Zeit bleibt, um deine Aufgaben zu erledigen, wenn du Dinge tust, die du

• nicht tun musst
• nicht tun willst
• nicht tun solltest

Lerne, auch einmal Nein zu sagen!

Ganz wichtig

Das bedeutet nicht, wirklich absolut nicht, dass du nicht helfen sollst. Helfen ist etwas Schönes und meiner Ansicht nach etwas sehr Wichtiges.

Ein „Nein“ muss auch nicht immer ein konsequentes „Nein“ sein, es darf auch ruhig ein „später“ sein. Wichtig ist, dass du nicht bei jeder (und damit meine ich wirklich jeder) Anfrage alles stehen und liegen lässt und deine volle Aufmerksamkeit und Konzentration nur noch in diese Aufgabe steckst.

Praktische Tipps

Lerne, dich selbst so ernst und wichtig zu nehmen, wie es deiner Meinung nach andere Aufgaben sind. DEINE Aufgaben sind es, die dich voranbringen und die für dich an erster Stelle stehen.

• Wenn du Zeit hast, biete Hilfe an
• Wenn du keine Zeit hast, sage Nein oder verschiebe die Bitte auf später

Zeitfresser Nr. 4: Telefonieren

Ein weiterer Zeitkiller sind telefonische Unterbrechungen. Diese Art von Zeitfresser kann jedoch in vielen Jobs und Bereichen nicht abgestellt werden, da wir schlichtweg erreichbar sein müssen.

Je nach Situation und Art des Telefonats kannst du jedoch versuchen, das Telefonat

• abzukürzen
• zu beschleunigen
• auf später zu verschieben

Telefonat abkürzen

Oft ist es so, dass Anrufer dich fragen, ob es gerade passt oder ob du gerade Zeit hast? Beliebt ist auch die Frage, ob du nur „kurz“ Zeit hast. Hierbei ist es wichtig, mit einer ehrlichen Antwort zu kontern. „Ja klar“ ist zwar höflich, aber „Ja klar, ich muss nur in 10 Minuten noch mal weg“ ist höflich und gleichzeitig effizienter.

Ganz nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich die Zeit immer in dem Maße aus, wie sie zur Verfügung steht. Dein Anrufer schafft es bestimmt, sein Anliegen, seine Frage oder seine Information in 10 Minuten unterzubringen. Wenn du jedoch nicht signalisierst, dass du eigentlich zu tun hast oder gleich wegmusst oder ein Meeting hast, dann kann es sein, dass das gleiche Telefonat in 20 Minuten geführt wird.

Telefonat beschleunigen

Hierbei ist es wichtig, nicht unhöflich zu sein, denn gerade bei beruflichen Gesprächen ist der Grad zwischen „höflich“ und „ein Telefonat beschleunigen“ nicht gerade breit.

Signalisierst du allerdings, dass das Gesagte für dich aufschlussreich ist und du es verstanden hast, fühlt sich auch dein Gegenüber verstanden. So etwas kürzt ein Telefonat oft um viele Minuten ab.

Telefonat auf später verschieben

Wenn es zeitlich mal gar nicht passt, dann sei ehrlich zu deinem Anrufer und sage es ihm. Je nachdem, wer dran ist, löst das in keiner Weise Ärger aus. Wenn es sich beim Anrufer um ein Familienmitglied handelt, dann hat diese in der Regel vollstes Verständnis dafür. Versuch es mit:

• Mein Schreibtisch ist heute extrem voll. Kann ich dich heute Abend nach Feierabend zurückrufen?
• Ich muss in einer halben Stunde zu einem Termin und bis dahin noch etwas vorbereiten. Kann ich dich danach anrufen?
• Diese Woche ist es ganz schlecht, ich weiß gar nicht, wo oben und unten ist. Wäre es okay, wenn ich dich am Wochenende noch mal anrufe?

Signalisiere, dass du in jedem Fall noch mal telefonieren möchtest, damit sich dein Anrufer nicht abgewürgt fühlt. Signalisiere aber auch, dass du nun einmal sehr viel oder zu viel zu tun hast, als das Telefonat in der Arbeitszeit zu führen. Glaub mir, viel mehr Menschen haben für so etwas Verständnis, als man denkt.

Das gilt auch für berufliche Gespräche, allerdings läuft es hierbei eher auf ein abkürzen oder beschleunigen raus, statt auf ein richtiges Verschieben.

Wenn du nicht erreichbar sein musst

Wenn du zu den Menschen gehörst, die beruflich bedingt nicht zwangsweise erreichbar sein sollten, dann kannst du es dir einfacher machen. Sieh das Telefon als „optional“ und gehe ganz einfach nicht ans Telefon, wenn es läutet.

1. Zurückrufen: Rufe den Anrufer zurück, wenn du mit deiner aktuellen Aufgabe fertig bist. So kannst du dich besser auf das Telefonat konzentrieren und hast keine Probleme mehr, nach dem Telefonat wieder in deine Aufgabe zurückzufinden.
2. Sammeln: „Sammle“ deine Anrufe vom Tag oder Vortag und rufe alle Anrufer ganz einfach zu einer festen Zeit zurück. Günstig ist so etwas (wenn es beruflich ist) gegen 10 oder 11 Uhr, quasi nach dem ersten Ansturm am Morgen und noch vor der Mittagspause. Alternativ am Nachmittag gegen 15 oder 16 Uhr, wobei es sein kann, dass du dann einige Anrufer nicht mehr erreichst.

Zeitfresser Nr. 5: Unordnung

Was banal klingt, ist aber in Wirklichkeit nicht gerade unwichtig. Viel Zeit geht dafür drauf, Dinge zu suchen. Ganz gleich, ob es sich dabei um deinen Schreibtisch handelt, deine Desktop-Ablage, deine E-Mails oder dein Dropbox-Ordner.

Ordnung halten ist wichtig – und zwar überall.

Es gibt zwar Menschen, die das Chaos tatsächlich beherrschen, indem sie genau wissen, was sie wohin legen, selbst wenn es dort nicht sortiert ist. Auf dieser Fähigkeit kannst du dich berufen, gar keine Frage.

Ich kann dir jedoch nur aus eigener Erfahrung sagen, dass es aufgeräumt ganz einfach noch mehr Spaß macht, selbst wenn du auch chaotisch zurechtkommen würdest.

Zu wissen, wo

• E-Mails
• Dokumente
• Notizen
• Programme
• Lesezeichen
• Artikel

und vieles mehr abgelegt sind, hilft dir, täglich viele Minuten Zeit zu sparen. Zeit, die sich ganz schön summieren kann, wenn du nur pro Suche 30 Sekunden verbringst.

Diese 50 Minuten, was fast einer ganzen Stunde entspricht, kannst du investieren, um deine Ablagen, Mails und Ordner zu sortieren. 50 Minuten Sortieren gegen 50 Minuten Suchen. Hört sich nach einem guten Deal an, oder?

Zeitfresser Nr. 6: Quatschen

Statistiken zufolge werden mehr als 15 Prozent der Arbeitszeit pro Tag mit Quatschen verbracht. Das sind sowohl Unterhaltungen mit Kollegen als auch ein genereller Smalltalk.

Experten zufolge sind Unterhaltungen bei der Arbeit durchaus in Ordnung, jedoch sollten sie nie länger als 5 Minuten Zeit kosten. Wenn eine Unterhaltung vermutlich länger dauert, könnte man auf die Dinge verweisen, die man noch erledigen muss.

Zeitfresser Nr. 7: Soziale Netzwerke

Oh, oh, die lieben Social Networks. So gern wir alle Facebook, Google+, Twitter, Xing, LinkedIn und Co. auch haben, so ist uns doch auch allen bewusst, wie viel Zeit wir in diesen Netzwerken eigentlich verbringen.

Dabei geht es nicht um die fünf Minuten am Abend und vielleicht auch nicht um die fünf Minuten am Morgen. Es geht und vielen 5 Minuten zwischendurch, die uns teilweise gar nicht auffallen.

Einer Umfrage zufolge verbringen festangestellte Arbeitnehmer bis zu zwei Stunden damit, in den sozialen Netzwerken aktiv zu sein. Für uns Unternehmer kann das deutlich problematischer sein, dann uns schaut in der Regel niemand über die Schulter.

Meine Tipps

1. Zeitrahmen: Setze dir einen festen Zeitrahmen. Ich bin morgens 1x in den Netzwerken, abends nach Feierabend 1x. Dabei kommt es mir nicht so sehr auf die Zeit an, da ich einfach einmal durchgehe und in Pocket speichere, was mich interessiert und das anklicke (maximal 2-3 Sachen), die ich unbedingt jetzt lesen möchte. Dazu kommt, dass ich beruflich bedingt sehr viel in den Netzwerken unterwegs bin, jedoch konsequent und ohne Ausnahme nur dort, wo ich beruflich hinmuss und nicht im Stream oder sonst wo.
2. Abmelden: Wenn du die Netzwerke beruflich nicht nutzen musst (und damit meine ich so etwas wie Bewerbungen, direkte Nachrichten an Kunden – nicht das Surfen durch Artikel, die beruflich interessant oder für die Weiterbildung gut sind, das ist Lesematerial für später), dann kannst du dich selbst davon abhalten, ständig in die Netzwerke zu surfen. Melde dich ganz einfach auf Facebook, Google+, Twitter und Co. ab, dann hast du eine kleine „Hürde“, wenn du wie selbstverständlich und in Gedanken auf die Seiten surfst. Die Anmeldung wird dich daran erinnern, dass es noch nicht an der Zeit ist.

Versuch dir immer die Frage zu stellen: „Muss das jetzt wirklich sein?“. Wichtig hierbei sind vor allem die ersten vier Wörter:

• Muss: Musst du das jetzt wirklich tun oder möchtest du es tun?
• Das: Ist das auch wirklich das, was du jetzt in deiner sehr wertvollen freien Zeit tun möchtest?
• Jetzt: Ist es wichtig, dass du es jetzt tust oder geht es auch später?
• Wirklich: Ist es das wirklich Wert oder wäre es gut, die Zeit anders zu nutzen?

Zeitfresser Nr. 8: Smartphone

In diesem Abschnitt könnte ich eigentlich das Gleiche erzählen, wie im Bereich der sozialen Netzwerke. Interessanterweise fallen Umfragen sogar ähnlich aus, wenn es um Smartphones geht.

Auch hiermit beschäftigen wir uns bis zu zwei Stunden pro Tag. Dazu zählen jedoch auch die sozialen Netzwerke, die wir nicht am Rechner ansteuern, sondern eben mobil.

Möchtest du konzentriert arbeiten, dann lege dein Smartphone nicht einfach nur zur Seite, mach nicht einfach nur den Ton aus, sondern aktiviere am besten den Ruhemodus. So ist das Smartphone zwar an und kannst durchaus noch Funktionen verwenden, die du vielleicht brauchst, aber es gibt keine störenden Anrufe, keine Push-Nachrichten und kein WhatsApp. Das hat Zeit!
 

Zeitfresser Nr. 9: Meetings

Wer festangestellt ist, kennt das Dilemma. Meetings über Meetings, obwohl man die dortigen Informationen hätte auch in drei E-Mails oder in zwei Anrufen zusammenfassen können.

Dennoch erfreuen sich in Firmen Meetings großer Beliebtheit, obwohl Mitarbeiter oftmals nur noch gefrustet sind. Sie haben zwar den Wunsch, effektiver und zielführender zu arbeiten, doch stundenlange Meetings, die vorgeschrieben wurden, halten sie oftmals davon ab.

Wir als Unternehmer haben den Luxus, dies ein wenig freier entscheiden zu können. Dennoch gibt es Situationen, in denen auch wir vor Meetings nicht verschont bleiben.

Meetings an sich können super sein, ja sogar sehr produktiv. Wichtig ist Folgendes:

• Vorbereitung: Bereite dich auf jedes Meeting vor, als hättest du einen realen Termin. Nur weil das Meeting eventuell online stattfindet, ist es nicht weniger wichtig.
• Roter Faden: Durch eine gute Vorbereitung hast du einen roten Faden und kannst das Meeting „führen“, damit auch abkürzen.
• Halbe Zeit: Wenn du selbst zum Meeting lädst, dann plane ganz einfach die halbe Zeit ein. Du denkst, ihr braucht eine Stunde, um das zu bereden? Dann setze eine halbe Stunde für das Meeting an. Du wirst sehen, das Parkinsonsche Gesetz wird dich nicht im Stich lassen.
• Konkretes Ziel: Setze vor jedem Meeting ein konkretes Ziel fest und lasse es auch die Teilnehmer wissen. Wenn alle das gleiche Ziel haben und genau wissen, worauf man hinarbeitet, dann arten Meetings nicht in „Gespräche“ aus.
• Protokoll: Kündige an, dass du Protokoll über das Meeting führst. Hierbei bedienst du dich eines psychologischen Effekts, der auch gerne bei Kundenhotlines angewendet wird. Natürlich kennst du die Frage, ob du etwas dagegen hast, dass das Gespräch zur „Qualitätszwecken“ aufgezeichnet wird. Nein, du hast natürlich nichts dagegen. Ganz unterbewusst verhält man sich jedoch anders, es hört jemand zu, man wird quasi „beobachtet“. So ist es auch bei einem Meeting. Kündigst du an, dass es ein Protokoll geben wird (was ja durchaus berechtigt ist), dann ist die Gefahr geringer, dass man sich ins Quatschen verliert und zu sehr abschweift. Es wird schließlich mitgeschrieben …
• Nicht wöchentlich: Wenn du selbst entscheiden kannst, wie oft ein Meeting stattfindet, dann beraume dieses nicht auf jede Woche, sondern beispielsweise auf einen 2-Wochen-Rhythmus, sofern es sich beruflich einrichten lässt.
• Termin: Wenn du die Planung zeitlich selbst veranlasst, dann plane das Meeting genau so, dass du zu einer bestimmten Uhrzeit nach dem Meeting zum nächsten Termin musst. Das ist der gleiche Trick, den man auch für das Abkürzen eines Telefonats anwendet. Man setzt sich eine Ziel-Zeit, die man nicht überschreiten kann, weil der nächste Termin wartet.

Zeitfresser Nr. 10: Perfektionismus

Wir alle wollen perfekt sein, keine Frage. Leider habe ich keine gute Nachricht für dich: Niemand KANN perfekt sein. Wir können es zwar versuchen und das Streben nach Perfektionismus ist sicherlich nicht allzu verkehrt. Wenn es jedoch darum geht, effizient zu sein, dann ist Perfektionismus manchmal etwas, das dir wortwörtlich die Beine bricht.

Ich weiß nicht, wie viele unzählige Stunden ich schon damit verbracht habe, nach einem Detail zu suchen, eine fummelige Aufgabe zu lösen oder dieses verdammte XYZ richtig zu XYZ. Wie du siehst: Was es ist, kann ganz variabel sein.

Denke an diesen Grundsatz, wenn du kurz davorstehst, dich in Details zu verlieren. Erledige immer erst die 20 Prozent, die am wichtigsten sind, um Ergebnisse zu sehen. Das ist nicht nur ein schönes Gefühl, sondern motiviert enorm. Anschließend kannst du dich (sofern Zeit ist) mit Details beschäftigen, hast aber schon etwas Greifbares, das dich antreibt.

Zeitfresser Nr. 11: Überforderung

Zeit kostet es auch, wenn wir überfordert sind oder aber, wenn wir Aufgaben erledigen müssen oder sollen, für die wir erst noch recherchieren müssen. Dieses „mal eben schlau machen“ kann ganz schön viel Zeit fressen.

Zeitfresser Nr. 12: Fehlende Motivation

Wer nicht motiviert ist, arbeitet langsamer. Das kannst du selbst testen.

Wenn du mal einen schlechten Tag hast, dann erledige eine deiner Routine-Aufgaben und tracke genau deine Zeit, die du gebraucht hast. Ein paar Tage später, wenn du fit, ausgeruht und glücklich bist – mache den Test erneut.

Oft kommt es vor, dass wir ohne Motivation, mal eben doppelt so lange für eine Aufgabe brauchen.

Dabei ist es am wichtigsten, dass du herausfindest, warum du nicht motiviert bist.

• Bist du unglücklich? Dann finde das Problem, sprich darüber und versuche es zu lösen.
• Bist du müde? Gönne dir etwas mehr Schlaf und gehe einfach mal 2 Stunden eher ins Bett, um deinen Akku aufzuladen.
• Bist du einsam? Suche dir andere Unternehmer und vernetze dich mit ihnen, quatsche nach Feierabend ein bisschen am Telefon oder gönne dir einen Wochenende-Urlaub.
• Bist du überarbeitet? Auch das kann zu Motivations-Problemen führen. Versuche nicht darin zu versinken, sondern versuche die Überarbeitung zu lösen, indem du deine Aufgaben effizient und zügig abarbeitest und wieder ein Gefühl der Erleichterung und der Freiheit spürst.

In diesem Blog-Beitrag findest du 3 Tipps, um dich selbst zu motivieren.

Zeitfresser Nr. 13: Delegieren

Beim Delegieren gibt es gleich drei verschiedene Dinge, die dich viel Zeit kosten können.

Delegierte Aufgaben nicht noch mal zusammengefasst

Wenn du eine Aufgabe an einen Partner, Kollegen, Freelancer oder Helfer weitergibst und das vielleicht am Telefon oder per Skype stattfindet, dann fasse die Aufgabe unmittelbar danach noch mal per E-Mail zusammen. Hier soll keine Diskussion entstehen, sondern eine Art „Übersicht“ über das Ziel, die konkrete Handlung und der Zeitrahmen. So beugst du offenen Fragen (kosten auch wieder Zeit), Problemen (Korrekturrunden kosten Zeit) oder Missverständnisse vor (kosten ebenso Zeit).

Delegierte Aufgaben ständig überprüfen

Ein weiterer Fehler ist es, wenn du das, was du delegiert hast, zwischendurch immer wieder überprüfst. Kontrolle ist gut, keine Frage. Doch 1x delegiert, solltest du dich zumindest in einem gewissen Zeitrahmen darauf verlassen, dass die Aufgabe so bearbeitet und erledigt wird, wie es besprochen ist. Es geht viel Zeit verloren, wenn du Aufgaben kontrollierst, die vielleicht noch gar nicht knapp sind oder die sich locker korrigieren lassen.

Wenn es natürlich sehr wichtige Sachen sind, bei denen späteren Änderungen echt ärgerlich wären, dann vereinbare, dass dir Zwischenschritte mitgeteilt werden. Sage deinen Freelancern, dass du beispielsweise 1x pro Woche ein Status-Update möchtest (spart dir Zeit) oder dass fertiges Material nicht komplett in einem Stück gesendet wird, sondern Stück für Stück, Teil für Teil. So hast du die Chance, immer einen Blick darauf zu werfen und kannst dich entspannt zurücklehnen.

Keine Aufgaben delegiert

Der dritte und größte Fehler, den du beim Delegieren machen kannst, ist es, gar nicht zu delegieren. Ich weiß, dass dieser Schritt wirklich schwer sein kann und oft haben wir das Gefühl, dass es einfach überhaupt nichts gibt, was man delegieren könnte.

Ich kann dich jedoch beruhigen: Auch ich hatte Angst und bin während dieses Prozesses viele Male auf die Nase gefallen. Doch da ist es wie mit dem Erfolg.

• Wer es nicht ausprobiert, kann nicht gewinnen.
• Wer nicht auf die Nase fällt, kann nicht lernen.
• Wer dann nicht weitermacht, kann nicht erfolgreich sein.

Zeitfresser Nr. 14: Kommunikationsprobleme

Kennst du das? Du wechselst unzählige Aufgaben mit einem Kollegen, Kunden oder Freelancer und hast das Gefühl, dass er oder sie immer noch nicht verstanden hat, worum es eigentlich geht, was du eigentlich meinst oder was das konkrete Ziel ist?

Viel Zeit geht dafür drauf, dass wir uns den verschiedensten Kommunikationsproblemen widmen. Hier ein paar Faustregeln, um Zeit zu sparen:

• Willst du kurz eine Antwort haben? Dann rufe an, stelle die Frage, erhalte deine Antwort und lege auf. Dauert meistens keine 2 Minuten und geht schneller, als es in der E-Mail zu erklären.
• Willst du ein Feedback haben? Dann rufe nicht an, denn solche Gespräche arten gerne mal in echte Zeitfresser aus. Stelle die Frage am besten per E-Mail, dann hat dein Gegenüber genügend Zeit, sich in Ruhe Gedanken zu machen und du kannst die Antwort gebündelt lesen.
• Willst du über etwas informieren? Auch dann ist E-Mail oder auch ein Direkt-Chat eine gute Wahl. Hier entsteht meist keine große Diskussion, sodass du nicht mit einem Zeitfresser rechnen musst.
• Hast du ein Problem? Dann rufe an. Das dauert zwar teilweise länger, ist aber persönlicher und beugt viele, viele weitere Gespräche vor, weil dich dein Gegenüber eventuell falsch verstanden hat, weil ein Smiley gefehlt hat.

Zeitfresser Nr. 15: Druck

Du kennst doch bestimmt auch dieses überhaupt nicht schöne Gefühl des Drucks, wenn du merkst, dass eine Deadline immer näher rückt, aber du nicht weißt, ob du es noch schaffst?

Ich kann dir versichern: Das hat jeder schon erlebt.

Wichtig ist es, dass du in solch einer Situation den Kopf nicht in den Sand steckst. Es kommt oft vor, dass aufgrund dieses Drucks die Motivation gleich 0 ist, sodass auch Aufgaben viel länger dauern oder Ablenkungen noch reizvoller sind als sonst. Auch Ausreden stehen in solchen Situationen hoch im Kurs.

Versuche zu erkennen, ob der Druck real ist oder ob du dir vielleicht selbst Druck machst, obwohl es nicht nötig ist. Hier verweise ich auch gerne noch mal auf den Abschnitt „Perfektionismus“, denn auch das ist etwas, was gerne Druck in uns auslöst.

Weitere Zeitfresser

Nach 15 Zeitfressern, die ich ein wenig detaillierter durchgegangen bin, folgen nun noch alle weiteren Zeitfresser, die ich für dich aufspüren konnte.

• Zeitfresser Nr. 16: Tagträumerei
• Zeitfresser Nr. 17: Konzentrationsmangel (so konzentrierst du dich besser)
• Zeitfresser Nr. 18: Aufschieberietis (Ausreden erkennen und lösen)
• Zeitfresser Nr. 19: falsche oder fehlende Planung (so planst du besser)
• Zeitfresser Nr. 20: falsches oder fehlendes Zeitmanagement (so gelingt dein Zeitmanagement)
• Zeitfresser Nr. 21: falsche oder fehlende Priorität
• Zeitfresser Nr. 22: zu viel Ordnung bzw. zu viel Theorie
• Zeitfresser Nr. 23: überflüssige Anwesenheit
• Zeitfresser Nr. 24: Multi-Tasking
• Zeitfresser Nr. 25: Ermüdung
• Zeitfresser Nr. 26: Hunger
• Zeitfresser Nr. 27: Kopfschmerzen
• Zeitfresser Nr. 28: technische Probleme
• Zeitfresser Nr. 29: fernsehen
• Zeitfresser Nr. 30: pendeln
• Zeitfresser Nr. 31: Bürokratie

Welche Zeitfresser kennst du noch?