28 todsichere Methoden, um jede Deadline zu halten

Oh Shit. Verpasst! Ich glaube, jeder von uns hat das Gefühl schon einmal erlebt, eine Deadline versaut zu haben. Der Abgabetermin wurde nicht eingehalten, ein Projekt nicht abgeschlossen, eine Dienstleistung nicht erbracht, ein Produkt nicht versendet. Großer Mist, oder? Mit diesen 28 Methoden hältst du deine Deadlines – und zwar todsicher. Ich nutze viele dieser Methoden täglich – mit Erfolg.

Lass deine Kunden niemals warten

Du findest, eine Deadline ist vielleicht gar nicht so wichtig? Oh doch.

Lass deine Kunden nicht warten, sondern halte deine

• Termine
• Absprachen
• Deadlines

Was es auch ist. Sie sind wichtig – vereinbart – versprochen.

Das weißt nicht nur du, sondern auch dein Kunde. Aus diesem Grund darfst du ihn nicht enttäuschen. Am besten kein einziges Mal.

Natürlich sind Fehler menschlich und auch Termine können platzen. Doch versuche durch diese todsicheren Methoden, das Verpassen von Deadlines zukünftig komplett zu vermeiden.

28 Tipps, um deine Deadlines zu halten

Wenn du derzeit öfter mal einen Termin nicht einhältst, dann wirst du sofort einen Unterschied spüren – und zwar auf beiden Seiten. Versprochen!

1. Versprich nur etwas, was du auch halten kannst

Ganz einfach. Mache nur eine Deadline aus, wenn du weißt, dass du sie halten kannst. Versprich niemals etwas, das schon beim Versprechen unrealistisch ist.

2. Verabrede Deadlines immer schriftlich

Wenn du eine Deadline am Telefon besprichst, dann sende immer noch eine E-Mail hinterher und halte die Vereinbarung schriftlich fest.

So bekommst du

• noch eine Bestätigung, dass alles richtig verstanden wurde
• und signalisierst, dass du die Deadline ernst nimmst.

Besser geht es nicht.

3. Trage deine Deadlines in deine Planung ein

Einer der schlimmsten Deadline-Fehler überhaupt: sich die Deadline nur zu merken.

Mach Platz in deinem Kopf für wichtige Dinge und notiere dir alle deine Termine und Deadlines stattdessen im Kalender, in deiner ToDo-App, Liste oder Anwendung, auf einem Zettel oder auf allen Kanälen gleichzeitig.

4. Kläre eindeutig das Ziel ab

Eine Deadline zu vereinbaren, bedeutet, ein gewisses Ziel zu erreichen. Dies kann zum Beispiel eine Dienstleistung sein, die du erbringst, oder ein Produkt, das du lieferst.

Kläre immer, was das Ziel der Deadline ist. Was möchte dein Kunde konkret von dir? Gelegentlich werden Deadlines vereinbart, bei denen erst im Nachhinein klar wird (nach Verpassen der Deadline), dass das Ziel gar nicht richtig formuliert und daher die Aufgabe unklar war.

Sorge dafür, dass beide Seiten die Erwartungen kennen, und beuge damit Missverständnissen vor.

5. Sag auch mal Nein

Eine schöne und manchmal wirklich wirkungsvolle Methode, um Deadlines immer halten zu können: einfach mal Nein sagen.

Wenn du bereits auf 100 Prozent läufst, dann nimm nicht weitere Deadlines an, die du voraussichtlich nicht halten kannst. Sag Nein oder verschiebe die Entscheidung. Eine realistische Kalkulation ist für einen Kunden immer besser als eine verpasste Deadline.

6. Formuliere den Termin eindeutig

Kennst du das? Man verabredet sich später, nächste Woche, morgen früh, im Sommer – doch wann genau ist das eigentlich?

Das weißt leider du nicht so genau und dein Kunde, Bekannter, Kollege und jeder andere auch nicht. Vereinbare Deadlines daher immer punktgenau, präzise und so detailliert wie möglich.

Möchte ein Kunde ein Produkt bis übermorgen haben, dann frage nach, ob es um 10 Uhr passend ist. Wenn er sagt, dass es egal ist – perfekt. Wenn er sagt, dass auch 16 Uhr gut ist, dann hast du mehr Zeit und weniger Stress.

Wenn du gar nicht fragst, er es aber um 10 Uhr erwartet (warum auch immer), dann hast du die Deadline verpasst, ohne sie genau gekannt zu haben.

7. Teile größere Projekte auf

Auch sehr gut, um besonders große Projekte zur gewünschten Deadline einzuhalten, ist das Aufteilen der Abmachung.

Vereinbare kleine Teilschritte mit deinem Kunden und lege pro Schritt eine einzelne Deadline fest. So wird das Projekt überschaubarer und es kann nicht passieren, dass alles auf den letzten Drücker fällig wird und zeitlich gar nicht mehr geschafft werden kann.

8. Sag auch anderen Bescheid

Wenn du eine Deadline ausgemacht und diese in deinen Kalender oder dein ToDo-System eingetragen hast, dann ist das super.

Noch besser ist es, wenn du auch andere darüber informierst. Das kann dein Partner sein, der dich an die Deadline oder die Zwischenschritte erinnert, aber auch Kollegen, mit denen du gemeinsam und motivierter am Ziel arbeiten kannst, wenn alle Bescheid wissen.

9. Rechne immer ausreichend Pufferzeiten ein

Wenn dir eine „Bis wann?“-Frage gestellt wird, dann musst du deine Deadline realistisch planen. Bitte gib keine Deadlines an, die gerade so funktionieren könnten.

Viel zu viele Faktoren könnten dazu führen, dass du die Deadline nicht hältst. Von vornherein anzugeben, dass es zwei statt einen Tag dauert, ist besser, als einen Tag zu sagen und dann die Deadline nicht zu halten. Ich sage Deadlines nur komplett fest zu, wenn ich mir zu 100 Prozent sicher bin.

Bin ich mir nicht sicher, sondern „vermute“ nur, dass es dann und dann passt, dann gebe ich eine „voraussichtliche“ Deadline und eine „spätestens“-Deadline an. Diese beiden Termine liegen aber in der Regel nur einen Tag oder ein paar Stunden auseinander (heute oder morgen, vormittags oder nachmittags).

So habe ich immer einen kleinen Puffer und mein Tag ist optimal vorbereitet.

10. Du musst nicht perfekt sein

Oft wird eine Deadline nicht eingehalten, weil du krampfhaft versuchst, ein perfektes Ergebnis zu liefern. Hab ich dich ertappt?

Ich glaube, das geht uns allen so.

Dennoch ist es wichtig, dass du dir eingestehst, dass auch Fehler in Ordnung und ganz normal sind. Du kannst nicht perfekt sein, niemand kann das. Du kannst deine Deadline halten und dein Ergebnis genau so gut liefern, wie du es liefern kannst. Nicht mehr und nicht weniger.

Gib 100 Prozent, aber suche nicht nach den fehlenden 10 Prozent, die vielleicht gar nicht existieren. So gerätst du in Gefahr, den Termin nicht halten zu können.

11. Hol dir früh genug Unterstützung

Du kannst schon absehen, dass es mit der Deadline nicht klappen wird? Keine Panik. Hol dir Hilfe! Sieh früh genug ein, dass die Deadline alleine nicht schaffbar ist, und bleib ruhig.

Überlege, was du am Projekt wirklich selbst machen musst und was du unter Umständen auslagern und an dein Team, an Kollegen oder an Freelancer delegieren kannst.

12. Bleib bei deiner Priorität

Du hast deinem Kunden zugesagt, dass das Projekt oberste Priorität hat und daher zu einem bestimmten Termin fertig wird?

Dann bleib bei dieser Priorisierung und ändere sie nicht. Auch dann nicht, wenn weitere wichtige Projekte dazukommen. Prio ist Prio.

13. Lass dich nicht ablenken

Du hast einen Termin einzuhalten. Punkt. Wenn das der Fall ist, dann musst du dich selbst konditionieren, dich nicht abhalten zu lassen.

• Sitzt du in einem Büro mit mehreren Leuten, dann setze dir Kopfhörer auf und bleibe konzentriert am Ball.
• Bist du als Freelancer allein im Home-Office, dann stöbere nicht im Netz herum und klicke dich nicht durch deine Playlists, sondern schnapp dir einmal für fünf Minuten frische Luft und arbeite konzentriert an deinem Projekt weiter.

Du bist derjenige, der die Deadline halten kann – niemand sonst.

14. Verdeutliche dir die Konsequenzen

Wenn du Deadlines ausmachst, denkst du auch darüber nach, was eigentlich passiert, wenn du die Deadline nicht einhältst?

Nein? Das solltest du aber.

Versuch dir vorzustellen, was im schlimmsten Fall passieren kann.

• Wäre der Kunde sauer?
• Wäre er so sauer, dass er dir den aktuellen Auftrag entzieht?
• Wäre er dermaßen wütend, dass er keine weitere Zusammenarbeit mehr wünscht?
• Würde dieser Kunde wegfallen und deine finanzielle Sicherheit dadurch ins Wanken geraten?
• Fehlt dir dann ein wichtiger Bestandteil deines Business?
• Müsstest du dir neue Kunden suchen?

Denke bei jeder Deadline darüber nach, was alles passieren kann. Glaub mir, das ist ein wundervoller Motivationsschub. Ganz wichtig: Konsequenzen auszumalen ist zwar gut, aber es sollte nicht darin ausarten, dass du vor lauter Angst das Projekt nicht schaffst.

Entspann dich, wenn du dir die Konsequenzen ausgemalt hast.

Wenn du die Deadline hältst, ist alles gut. Du musst nichts weiter tun, als eine realistische Prognose abzugeben, deine Arbeit zu erledigen und deine Deadline zu halten. Du hast es selbst in der Hand und wirst das schaffen!

15. Setz dir Prioritäten innerhalb des Projektes

Eine Deadline ist nicht gleich eine Deadline.

Sie ist eigentlich ein Projekt, welches zu einer bestimmten Zeit fertiggestellt sein muss. Jedes Projekt unterteilt sich in der Regel in Bereiche, die wichtig oder dringend sind oder vielleicht sogar nicht so wichtig. Dinge, die später erledigt werden können, weil sie vielleicht nicht sichtbar sind oder nur für die Detailarbeit wichtig.

Lerne, deine Projekte zu priorisieren. Sobald dich dein Kunde beauftragt hat, stellst du einen Plan auf, welche Dinge des Projektes zuerst erledigt werden müssen.

• Wo ist der Bärenanteil?
• Was ist das Sahnehäubchen?

Unterscheide diese Dinge und arbeite das Projekt effizienter ab. So hast du am Ende auch nicht mehr das Gefühl, dass noch ein riesengroßer Batzen an Arbeit auf dich wartet, sondern nur noch kleinere Details.

16. Kläre, wie dein Kunde das Ergebnis wünscht

Ganz wichtig bei der Klärung von Deadlines ist auch die Frage, ob dein Kunde das Ergebnis komplett wünscht oder ob Teillieferungen besser sind.

Ich stelle diese Frage eigentlich fast immer, da sie nicht nur Interesse am Projekt signalisiert, sondern auch ein wenig mehr Pufferzeit ermöglicht. Dazu hast du die Chance, auf kleinere Bereiche schon Feedback zu erhalten, welches in die nachfolgenden Teile einfließen kann.

Win-win.

17. Plane von vornherein Probleme ein

Ich kann mich noch gut an ein paar Projekte erinnern, bei denen jeder immer geglaubt hat, dass da absolut nichts schiefgehen kann.

Ha ha … wirklich lustig. Man kennt das doch. Es passiert immer genau das, was schiefgehen kann. Murphy lässt grüßen!

Rechne daher immer mit dem Schlimmsten und hoffe auf das Beste.

Ich liebe diesen Leitsatz, da er mich jeden Tag davor bewahrt, nicht vorbereitet gewesen zu sein.

Wenn du einen Plan ausgearbeitet hast, der eigentlich fehlerfrei ist und du dir nicht vorstellen kannst, dass da noch etwas schiefgehen kann, dann plane dennoch ein Problem mit ein und verschaffe dir einen Zeitpuffer, falls eben doch etwas schiefgeht. Man weiß ja nie.

Das Hofstadter-Gesetz von Douglas R. Hofstadter besagt übrigens, dass man für jeden Vorgang noch einmal 50 Prozent mehr Zeit braucht, als eigentlich einkalkuliert. Ob du mit dieser Prognose bei dir auch rechnen kannst, musst du selbst herausfinden – bei mir sind 10–20 Prozent realistischer.

18. Hab keine Angst, großzügig zu kalkulieren

Kennst du das gemeine Gefühl, wenn von dir eine Zeiteinschätzung verlangt wird, du aber einfach hin- und hergerissen bist?

Du könntest jetzt gut planen und einen Termin angeben, der vermutlich hinhaut, wenn du dich ordentlich ins Zeug legst. Da wäre der Kunde sicherlich erfreut. Doch was ist, wenn die Deadline nicht klappt, weil etwas Unvorhergesehenes passiert oder die Arbeit nicht so gut funktioniert wie vorgesehen?

Sollte man vom höchstmöglichen Zeitfaktor ausgehen und seinen Kunden im schlimmsten Fall vergraulen? Auch nicht so gut. Besser ist es, die Zeit wirklich realistisch einzuplanen und wie oben schon gesagt noch einmal 10–20 Prozent Zeit draufzuschlagen.

So vergraulst du niemanden, bleibst realistisch und kannst im besten Fall (falls du den Puffer nicht brauchst) den Termin sogar früher einhalten – immer sehr erfreulich.

19. Von Anfang an Feedback geben

Jeder kennt sie, die Leute, die davon ausgehen, dass Dinge im Nullkommanix erledigt sind. Hex, hex. Realistisch ist etwas anderes.

Doch anstatt die Deadline dennoch anzunehmen und dein Bestmögliches zu versuchen, solltest du von vornherein mit offenen Karten spielen. Sag der betreffenden Person, dass das nicht funktionieren wird, wenn du dir absolut sicher bist. Begründe deine Entscheidung logisch, damit sie nachvollziehbar ist.

20. Rechtzeitig Bescheid sagen

Hast du eine Deadline angenommen, die schon schwierig ausgesehen hat, dann musst du rechtzeitig und ganz offen die Reißleine ziehen, wenn es nicht klappt.

Warte nicht auf die letzte Minute, Stunde oder auch nicht auf den letzten Tag, um Bescheid zu sagen, dass es nicht klappen wird. Besser ist es, so früh wie möglich Alarm zu schlagen und die Deadline eventuell noch zu verschieben. Kommunikation ist hierbei das A und O.

21. Versuche, den Schlüsselfaktor zu erkennen

Jeder Auftrag hat in der Regel einen Schlüsselfaktor. Das ist jener Faktor, der maßgeblich dazu beiträgt, dass ein Projekt erfolgreich wird und die Deadline eingehalten werden kann.

Bei meinen Texten ist es die Recherche – habe ich die geschafft, dann ist der Rest quasi schon fertig. Finde deinen Schlüsselfaktor für jede deiner Aufgaben und erledige diesen Schlüsselfaktor, wenn möglich, immer zuerst. So startest du mit einem sehr beruhigten Gefühl in die weiteren Aufgaben.

22. Schränke die Erwartungen deines Gegenübers ein

Ich denke, jeder hat diese Kunden schon einmal erlebt. Sie wollen alles möglichst billig, dazu aber dennoch perfekt und als Sahnehäubchen möglichst gestern.

• Blöderweise bedeutet möglichst billig und möglichst schnell nur selten, dass das Ergebnis auch möglichst perfekt wird.
• Wenn es perfekt werden soll, aber dennoch schnell, ist meistens mehr Geld nötig, da mehr Aufwand und Einsatz erforderlich sind.
• Soll ein Produkt dagegen sehr billig, aber dennoch perfekt sein, dann muss mehr Zeit einkalkuliert werden.

Mache deinem Kunden immer klar, was er erwarten kann. Alle drei Dinge gleichzeitig sind nur sehr, sehr, sehr selten möglich. So nimmst du dir selbst den Druck und weißt, was erwartet wird.

23. Werde nicht verrückt vor Zeitdruck

Zeitdruck kann ein wirklich fieses Gefühl sein, besonders wenn die Deadline immer näher rückt.

Viele Menschen nehmen zum Ende einer Deadline, wenn absehbar ist, dass sie nur noch schwer schaffbar ist, einen „Jetzt ist es mir auch egal“-Effekt an. Das bedeutet, dass sie schlichtweg irgendwann aufgeben.

Das ist nicht gut. Gib nicht auf und finde keine Ausreden.

Versuche bis zur letzten Minute, deine Deadline zu halten. Ein „Ist jetzt auch egal“ kannst du dir nicht leisten. Das kann niemand von uns.

24. Plane dein Projekt immer vor der Deadline

Hast du schon einmal einen Termin zugesagt, noch ehe du dein Projekt geplant hattest?

Das ist nicht gut, oder?

Besser ist es immer, zuerst das Projekt oder die Aufgabe zu planen oder zumindest zu umreißen. So weißt du immer, was genau auf dich zukommt und mit welchen einzelnen Schritten du kalkulieren musst. Erst dann lässt du dich auf eine Deadline ein. Das ist deutlich produktiver und effektiver.

25. Informiere über unverschuldete Verzögerungen

Wenn du ein Projekt bearbeitest, das eigentlich gut läuft, sich dann aber doch verzögert, solltest du deinem Kunden unbedingt Bescheid geben.

Gerade wenn du selbst überhaupt nichts dafür kannst, dass sich die Deadline verzögert, solltest du erst recht Bescheid geben. Viele Menschen neigen dazu, es lieber nicht zu erwähnen, dass es länger dauern könnte, weil es ja sein kann, dass es doch noch hinhaut.

Besser ist es, immer offen zu sein, die Karten auf den Tisch zu legen und klar zu kommunizieren, was warum und wieso nicht läuft.

26. Hab immer einen Plan B

Deine Planung kann noch so gut und deine Deadline noch so weit entfernt sein. Einen Plan B zu haben, ist niemals verkehrt.

Spiele einfach für jede Deadline eine „Was-wäre-wenn“-Kalkulation in deinem Kopf durch und schon weißt du, was du machen würdest oder könntest, wenn … Das verschafft dir etwas mehr Ruhe, zumindest innerlich.

27. Biete eine Alternative an

Wenn du absehen kannst, dass die Deadline nicht funktionieren wird, dann verpasse sie nicht einfach so.

Stattdessen kontaktierst du dein Gegenüber und

• sagst ihm Bescheid
• begründest das Problem so, dass er es nachvollziehen kann (damit es nicht einfach nur heißt, dass du es zeitlich nicht schaffst – das lässt viel zu viel Interpretationsspielraum)
• solltest deinem Gegenüber gleich ein paar Optionen anbieten. Das könnte sein, dass du einen Teilbereich des Projektes abgibst, welchen er sich schon einmal ansehen kann.

Auch ein Bonus kann übrigens eine schöne Alternative sein. So gibst du zwar Bescheid, dass die Deadline nicht klappen wird, begründest dies, bietest eine Alternative an und versprichst zudem einen Bonus für den Patzer.

28. Trickse dich selbst aus

Dass du einen zeitlichen Puffer einbauen solltest, damit du Deadlines halten kannst, selbst wenn unvorhergesehene Dinge passieren, ist klar.

Was ich zusätzlich gerne anwende, ist das eigene Austricksen. Du hast eine klare Deadline vereinbart, die beispielsweise in drei Tagen abläuft. Du selbst arbeitest nun aber nicht auf die Deadline in drei Tagen hin, sondern auf eine Deadline in zwei Tagen.

Ich habe es mir zum Ziel gemacht, meine Deadlines immer früher einzuhalten. Für mich bedeutet das weniger Stress, weniger Druck und weniger Hektik – für die Kunden ein früherer Abschluss der Projekte, zumindest wenn es klappt. Und wenn nicht, dann bist du trotzdem pünktlich.

Wie viele von diesen Methoden wendest du schon an?