Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Für mich als Unternehmerin geht es ständig um das Thema Zeit. Entweder habe ich zu wenig Zeit, etwas kostet zu wenig Zeit oder etwas ist zeitlich gesehen unsinnig. Was es auch ist, ich muss meine Zeit ständig planen.

Hier hilft mir persönlich das Eisenhower-Prinzip. Ich arbeite nicht mehr ganz so streng nach dem Motto wie früher, habe die Grundprinzipien der Methode aber nach wie vor quasi im Blut.

Warum die Eisenhower-Methode so heißt, wie sie heißt

Kennt ihr Dwight D. Eisenhower? Falls nein, dann jetzt. Er ist ein ehemaliger US-Präsident, der eine eigene Methode entwickelt hat, um seine Ziele zu erreichen. Dabei ging es ihm darum, seine Aufgaben und ToDos sinnvoll zu sortieren.

Wir alle müssen im Leben priorisieren, das ist uns klar. Doch wie priorisieren wir? Da kommt Eisenhower ins Spiel.

Dringende und wichtige Probleme

Eisenhower vertrat die Ansicht, dass es im Leben zwei Problemarten gibt:

• dringende Probleme
• wichtige Probleme

Eisenhower vertrat die Ansicht, dass dringende Probleme nie wichtig sind und umgekehrt wichtige Probleme nie dringend sind.

Jetzt überlege: Trifft das auch auf dich zu? Ich konnte mich darin wiederfinden.

Wie wende ich das Eisenhower-Prinzip an?

Wie du weißt, halte ich mich nicht unnötig oder zu lange mit der Theorie auf. Überlegen wir nun, wie wir die Eisenhower-Methode in der Praxis wirklich anwenden können.

Unterteile alle deine ToDos und Aufgaben EINEM dieser Labels zu:

• A-Aufgaben: Sie sind WICHTIG und DRINGEND.
• B-Aufgaben: Sie sind WICHTIG, aber derzeit NICHT DRINGEND.
• C-Aufgaben: Sie sind NICHT WICHTIG, aber DRINGEND.
• D-Aufgaben: Sie sind NICHT WICHTIG und NICHT DRINGEND.

Hast du das erledigt? Perfekt. Jetzt kommt die Frage, was tust du mit dieser Liste?

Verfahre wie folgt:

• A-Aufgaben (wichtig/dringend): SOFORT und SELBST erledigen.
• B-Aufgaben (wichtig/nicht dringend): SPÄTER und SELBST erledigen.
• C-Aufgaben (nicht wichtig/dringend): möglichst DELEGIEREN.
• D-Aufgaben (nicht wichtig/nicht dringend): in den Papierkorb.

In der Theorie also super einfach. Du priorisierst alle deine Aufgaben danach, ob sie wichtig und dringend sind, nur wichtig, aber nicht dringend, nicht wichtig, aber dringend oder überhaupt nicht wichtig und auch nicht dringend. Das entscheidet über A-, B-, C- und D-Aufgaben.

Du verfährst mit den Aufgaben wie empfohlen. Die A-Aufgaben sind wichtig und dringend und werden daher selbst und direkt erledigt. Das duldet keinen Aufschub, wenn deine Priorisierung richtig war.

Die B-Aufgaben sind ebenfalls sehr wichtig, aber derzeit nicht so dringend. Du solltest sie immer noch selbst erledigen, kannst es aber etwas später machen.

Die C-Aufgabe wird als nicht so wichtig angesehen, sodass du sie nicht zwangsläufig selbst machen musst – du solltest sie, wenn möglich, delegieren.

Als D-Aufgaben gelten die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Eigentlich können sie also weg. Ignoriere sie erst einmal und vielleicht ergibt sich von alleine eine Lösung oder sie landen automatisch im Papierkorb, weil sie sich erledigt haben.

Praktische Tipps – was heißt das konkret in meinem Fall?

Theoretisch bist du jetzt bestens informiert. Dir fällt es aber immer noch schwer, Ansätze zu finden, wie du nach dem Eisenhower-Prinzip priorisierst? Das verstehe ich gut, denn jede Aufgabe ist sehr individuell und einzigartig.

Wir können gar nicht jeden Fall als Beispiel nennen, dafür ist jeder von euch viel zu individuell und speziell. Ich versuche trotzdem, euch ein wenig zu helfen.

Wann ist eine Aufgabe wirklich dringend und wichtig (A-Aufgabe)?

Im Grunde genommen erscheint eine Aufgabe zu Beginn immer wie eine A-Aufgabe. Jeder gibt uns das Gefühl, dass die Aufgabe super wichtig und natürlich auch super dringend ist.

Theoretisch müsstest du also nahezu jede Aufgabe als A-Aufgabe definieren. Das würde das System aber nichtig machen. Die Kunst ist es, sich immer auf das Wesentliche zu beschränken. Gehe nicht davon aus, dass wirklich alles wichtig und dringend ist.

• Dringlichkeit überprüfen: Überprüfe, wie wichtig oder wie dringend etwas wirklich ist. Stelle dir die Frage: „Was passiert konkret, wenn ich die Aufgabe später erledige?“ Stürzt dein Business ein? Wenn nein, dann kannst du sie als B-Aufgabe markieren. Falls ja, ist es eine A-Aufgabe.
• Wichtigkeit überprüfen: Frage dich, was passiert, wenn du die Aufgabe zum Beispiel einem Mitarbeiter überträgst. Wenn nicht alles zusammenstürzen würde, falls ein kleiner Fehler passiert, dann kann die Aufgabe auch als C-Aufgabe zum Delegieren eingestuft werden.

Ein Beispiel ist Herr Meier. Er bittet um Rückruf, weil er über ein kommendes Projekt sprechen möchte. Wichtig, weil du es selbst tun solltest. Nicht dringend, weil es nicht brennt – B-Aufgabe.

Wenn Herr Meier aber anruft und um Rückruf bittet, weil eine Rechnung überfällig ist, dann brennt es schon. Dann ist die Sache wichtig und dringend – A-Aufgabe.

Wenn Herr Meier anruft und sagt, dass etwas in seinem Projekt in Zukunft so und so gemacht werden soll, dann ist das nicht dringend. Es brennt nicht, aber es ist auch nicht so wichtig, dass du es selbst machen musst. Also handelt es sich um eine C-Aufgabe zum Delegieren.

Die B-Aufgaben bringen dich langfristig vorwärts

Wenn eine Aufgabe nicht gerade brennt und eilt (weil sie dann eine A-Aufgabe ist), dann ist es oft eine B-Aufgabe. Diese ToDos sind eher langfristig zu sehen. Sie sind für dich und dein Business sehr wichtig, eilen aber nicht extrem und sind im Moment nicht dringend.

Es kann sich beispielsweise um

• eine neue PR-Strategie
• das Erarbeiten einer Social-Media-Kampagne
• die Recherche eines neuen Projektes

und andere Dinge dieser Art handeln.

Das ist wichtig, denn du solltest es selbst machen. Dringend ist es aber nicht, es passiert nichts Schlimmes, wenn du es auf eine B-Position schiebst.

Wichtig ist aber, den B-Prioritäten auch Raum zu geben. Wir neigen dazu, immer alles zu verschieben, weshalb gerade langfristige wichtige Aufgaben gerne untergehen. Aus diesem Grund sind sie in der Priorität auch als B und nicht als C oder D angeordnet. Damit du dir klarmachst, dass sie zwar etwas Zeit haben, aber wichtig für dich sind.

Wann ist eine Aufgabe eine C-Aufgabe?

Ist etwas zwar dringend, aber für dich persönlich nicht wichtig? Dann ist es eine typische C-Aufgabe.

Das könnte zum Beispiel das Praktikumszeugnis sein, das du noch ausstellen musst. Das kann theoretisch jemand anderes machen. Es eilt zwar etwas, aber nicht du musst es zwangsläufig selbst tun.

Hast du aber keine Angestellten, an die du delegieren kannst, sieht es mit den C-Aufgaben natürlich etwas schwieriger aus. Was machst du dann? Hier lautet das Stichwort „Virtuelle Assistenz“.

Das sind Freiberufler, die auf eigene Rechnung Dienstleistungen anbieten. Eine virtuelle Assistentin kann dir helfen, C-Aufgaben zu bewältigen.

Virtuelle Assistenten, kurz VA, recherchieren, organisieren, schreiben, buchen und kümmern sich um alles, was zwar dringend ansteht, aber nicht so wichtig ist, dass du es selbst tun musst.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine VA zu finden. Schau dich bei Facebook in den Gruppen um (Suche nach „Virtuelle Assistenz“) oder google danach. Es gibt Portale, bei denen diese Dienstleistungen angeboten werden. Alternativ suchst du dir eine virtuelle Assistentin, die eine eigene Webseite hat und die du direkt buchen möchtest.

Gibt es überhaupt D-Aufgaben?

D-Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringend. Theoretisch sollen sie also in den Papierkorb.

Ich habe mich früher gefragt, als ich zum ersten Mal von Eisenhower gehört habe, ob es solche Aufgaben überhaupt gibt. Ich dachte mir: Ernsthaft? Einfach weghauen? Kann ich nicht.

Man nennt die D-Aufgabe übrigens auch P-Aufgabe. P wie Papierkorb.

Nach dem Eisenhower-Prinzip soll man sich bei diesen Aufgaben die Frage stellen, was passieren würde, wenn man die Aufgabe einfach gar nicht erledigt. Die Antwort ist dann: „Vermutlich nichts.“

Ich für meinen Teil konnte das so nie beantworten. Wenn ich jetzt an meine Firma denke und überlege, welche Aufgaben ich einfach gar nicht tun könnte … Puh, da fällt mir ehrlich gesagt nichts ein.

Einfach mal einen Text nicht abgeben? Schlimm. Einfach mal auf eine Kundenfrage nicht antworten? Blöd. Eine Teamfrage unbeantwortet lassen? Auch doof.

Tja, was kann ich denn einfach nicht erledigen? Für mich gibt es da wirklich so gut wie keine D-Aufgaben.

Klar, es gibt spannende Newsletter, die ich gerne einmal genauer lesen möchte, oder neue Blogbeiträge von bestimmten Personen. Die verschiebe ich dann in einen Ordner „Lesen“ in meinem E-Mail-Postfach für später.

Wobei ich ehrlich gesagt noch nie Zeit für dieses „später“ hatte. Das ist wahrscheinlich das Gleiche wie der Papierkorb. Aber mehr als das traue ich mich nicht, einfach nicht zu erledigen.

Hier muss wahrscheinlich jeder seinen eigenen Weg finden und sich herantasten. Ich würde nicht empfehlen, einfach lauter D-Aufgaben nicht zu erledigen.

Es gibt diese „Puh, das eilt wirklich überhaupt nicht“-Aufgaben, aber deswegen würde ich sie nie in den Papierkorb werfen. Irgendwann komme ich dazu, auch diesen HTML-Fehler auf der Webseite zu prüfen, der nicht dringend oder wichtig ist – aber auch nicht in Vergessenheit geraten sollte.

Modifizieren wir also die D-Aufgabe in eine „Später“-Aufgabe, die quasi die letzte Priorität hat. Damit bin ich einverstanden.

Welche Schwächen hat die Eisenhower-Methode?

Ich liebe es, kritisch Schwächen und Probleme zu hinterfragen. So auch bei der Eisenhower-Methode.

An sich klingt das toll und logisch. Aber was ist der Haken? Es muss ja einen Grund geben, warum es nicht ausnahmslos alle so machen.

• Für die Eisenhower-Methode müssen wir viel Disziplin haben, da wir ständig neu priorisieren müssen.
• Wir müssen ALLE unsere ToDos nach diesem Prinzip priorisieren, nicht nur einen Teil.

Los geht es – Eisenhower-Prinzip JETZT praktisch anwenden

Ich liebe die Praxis. Daher schnappe dir jetzt einen Block und los geht es.

Schreibe dir alle deine Aufgaben für heute oder für die Woche auf. Danach schreibst du jeweils den Buchstaben A, B, C oder D hinter die Aufgaben. Die Einteilung hast du ja gelernt.

Nun geht es los:

• Die A-Aufgaben machst du jetzt, heute noch direkt.
• Die B-Aufgaben sind danach dran. Plane jetzt schon ein konkretes Zeitfenster, wann du sie diese Woche oder diesen Monat ganz konkret erledigen wirst – am besten mit Datum.
• Delegiere heute noch die C-Aufgaben. Sie sind dringend, müssen aber nicht von dir erledigt werden.
• Streiche die D-Aufgaben entweder von deiner Liste oder setze erst einmal ein Fragezeichen dahinter, weil du noch nicht weißt, ob und wann du sie später erledigen wirst.

In diesem Sinne: Viel Erfolg!

Wichtig ist, dass du dich jetzt nicht verzettelst. Einfach aufschreiben, A bis D dazuschreiben und dann loslegen.

A direkt erledigen, B planen, C delegieren und D erst einmal ignorieren. Du wirst sehen, dass du HEUTE noch etwas schaffst.

Das ist es doch, was wir alle wollen. Etwas SCHAFFEN! Und zwar heute noch.