Auswählen, was liegenbleibt – die moderne Art, Prioritäten zu setzen

Wenn es um erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement geht, kommst du um Prioritäten nicht herum. Wer so viel Zeit zur Verfügung hat, dass Prioritäten nie gesetzt werden müssen, der braucht auch kein Zeitmanagement. Uns „Normalsterblichen“ geht das allerdings fast nie so, oder? Wir brauchen Zeit – fast täglich.

Wenn es dir auch so geht, dann kennst du das Gefühl, ständig etwas hin- und herschieben zu müssen, um andere, wichtigere Dinge zu erledigen. Prioritäten setzen – genau das machen wir täglich. Doch wie setzen wir nicht einfach irgendwelche Prioritäten, sondern die richtigen?

Auswählen, was liegenbleiben soll

Oft wird gepredigt, dass es bei der Vergabe von Prioritäten darum geht, das Wichtigste und Dringendste zuerst zu erledigen. Das ist zwar nicht ganz falsch, doch oft haben wir das Gefühl, dass einfach ALLES wichtig und dringend ist.

Ich für meinen Teil könnte bei meinen täglichen ToDos gar nicht sagen, was das Wichtigste ist, weil alle meine Kunden, alle meine Aufträge und demnach auch alle meine ToDos und Tasks wichtig sind. Dringend sind sie in gewisser Weise auch, weil schließlich jeder so schnell wie möglich seine Ergebnisse haben möchte. Wie soll ich also priorisieren, wenn alles dringend und alles wichtig ist?

Genau nach diesem Motto verfahre auch ich. Ich setze niemals Prioritäten, indem ich wähle, was am wichtigsten oder dringendsten ist. Ich wähle aus, was in dieser Situation oder an diesem Tag liegenbleiben soll.

Umdrehen der Situation

Durch diese geänderte Vorgehensweise ändert sich auch für dich sehr viel. Das Gefühl, nicht Herr der Lage und Situation zu werden und vor lauter Aufgaben den Kopf zu verlieren, verschwindet mit dieser Methode komplett. Pro Tag warten unzählige ToDos auf mich, die in einer Agentur anstehen.

• Mails
• Anrufe
• Angebote
• Rechnungen
• Team
• Kunden
• Texte
• SEO
• Social Media
• Projektmanagement
• Marketing
• Recherchen
• Organisation
• und vieles, vieles, vieles mehr

Wo soll man da nur anfangen? Ist es eine überschaubare Menge an Aufgaben, so könnte man sagen: „Fang morgens an und höre abends auf – bleib fokussiert und die Aufgaben sind weg.“ Für kurzzeitige Situationen, in denen du mehr Aufgaben als Zeit zur Verfügung hast, klappt so etwas.

Doch was ist, wenn dieser Zustand dauerhaft ist? Du hast vielleicht – genau wie ich – jeden einzelnen Tag zu wenig Zeit für all die Aufgaben, die eigentlich alle wichtig und alle dringend sind.

Viele Prioritäts- und Zeitmanagement-Systeme predigen nun, dass du auswählen musst, was am wichtigsten und was am dringendsten ist. Das kombiniert ergibt deine Planung. Doch es bleiben dennoch Aufgaben liegen und vielleicht sogar Aufgaben, die gar nicht hätten liegenbleiben dürfen, weil du die Dringlichkeit oder Wichtigkeit nicht korrekt eingeschätzt hast.

Dringlichkeit und Wichtigkeit: Subjektive Eindrücke

Oft sind die Begriffe „dringend“ und „wichtig“ auch sehr subjektiv. Zumindest habe ich die Erfahrung gemacht, dass es oft auf das „Drumherum“ ankommt, wie ich eine Aufgabe oder einen Bereich einstufen würde.

Genau aus diesem Grund, weil die eigene Einschätzung uns gerne einen kleinen Streich spielt, bin ich dazu übergegangen, nicht mehr nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren und zu priorisieren. Stattdessen überlege ich mir bereits zu Beginn des Tages, WAS von meinen Tätigkeitsbereichen, Aufgaben und Ideen an diesem Tag liegenbleiben soll. Ja, tatsächlich „soll“.

Ich arbeite in diesem Punkt nicht mit einem „kann“, sondern mit einem „soll“. Auch das hat psychologische Gründe.

Der bessere Weg: Was soll liegenbleiben?

Wenn du dich von dieser Art der Priorisierung losreißt und stattdessen danach entscheidest, was liegenbleiben soll, profitierst du von einigen entscheidenden Vorteilen.

• Du rollst das Feld von hinten auf: Du entscheidest schon morgens, welche deiner Aufgaben du nicht machen wirst. Normalerweise machst du erst einmal alles, was du schaffst, und siehst dann, was du nicht geschafft hast. Das stellt dich vor vollendete Tatsachen – du kannst es nicht mehr ändern. Du solltest allerdings Herr deiner Entscheidungen bleiben und daher von Anfang an entscheiden, was liegenbleiben soll – nicht umgekehrt.
• Du planst deinen Tag abhängig von deiner Zeit – nicht umgekehrt: Normalerweise hast du eine bestimmte Zeit zur Verfügung und versuchst, in dieser Zeit alles zu schaffen, was du dir vornimmst. Doch was nimmst du dir vor? Eigentlich tendenziell alles. Dann bist du entweder demotiviert oder traurig, weil es doch nicht alles geworden ist, oder du hast dich vielleicht sogar verzettelt und etwas erledigt, was eigentlich hätte warten können. Ergo bleibt etwas liegen, was nicht hätte liegenbleiben dürfen.
• Du hast eine enorme Planungssicherheit: Es ist wahnsinnig demotivierend, bereits morgens um acht Uhr zu wissen, dass der Tag blöd laufen wird. Wie kann der Tag gut werden, wenn du dir morgens vornimmst, alles zu schaffen, aber eigentlich schon weißt, dass du gar nicht alles schaffen kannst? Das demotiviert und macht launisch – das ist überhaupt nicht verwunderlich und ganz normal. Entscheide daher von Anfang an, was liegenbleiben wird. Dann wird es dich am Ende des Tages auch nicht überraschen oder traurig machen, denn du warst vorbereitet.

All das klingt erst einmal nach banalen Vorteilen, doch du solltest es ein paar Tage im Alltag ausprobieren. Versuche direkt morgen eine neue Art der Priorisierung einzusetzen.

Schau dir an, welche Aufgaben vor dir liegen und welche dieser Aufgaben theoretisch liegenbleiben können. Dann entscheidest du, welche liegenbleiben sollen. Genau diese Aufgaben werden proaktiv auf den nächsten Tag verschoben.

Wie du entscheidest, welche Aufgaben liegenbleiben

So viel zum theoretischen Teil – kommen wir zur Praxis. Entscheiden, was liegenbleibt – das klingt erst einmal ganz einfach, oder?

Vielleicht überlegst du bereits, welche deiner Aufgaben liegenbleiben könnten und welche nicht so wichtig sind. Stopp, falscher Ansatz. Es geht nicht darum, welche am wichtigsten oder am dringendsten sind. Höchstens noch am dringendsten, aber löse dich vom Gefühl „wichtig“.

Wichtig ist ein rein subjektives Gefühl. Gerade wenn du ein sehr ehrgeiziger und zuverlässiger Mensch bist, ist „wichtig“ sogar noch schwieriger, weil gefühlt für Kunden und eigene Projekte alles wichtig ist.

Dein neuer Weg: Schreibe alle deine ToDos auf einen Zettel oder in dein persönliches ToDo-System. Ich nutze hierfür seit Jahren Podio. Alle Aufgaben gebündelt ergeben einen ersten Eindruck deines Tages.

Ein Beispiel – so sieht deine Tagesplanung aus

Nachfolgend ein fiktives Beispiel, damit du siehst, was ich wie einschätzen und damit priorisieren würde. Was soll liegenbleiben? Das ist meine essenzielle Frage.

• Pressemitteilungen für XYZ veröffentlichen
• Analytics für XYZ anlegen
• Backlinks für XYZ organisieren
• Report an XYZ versenden, wenn er fertig ist
• Text für XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
• Rechnung XYZ überweisen
• Seite XYZ für XYZ schreiben (ca. 1500 Wörter)
• Text von XYZ überprüfen und Feedback senden
• Text XYZ einpflegen und korrigieren
• XYZ mit XYZ durchsprechen
• Änderung am System XYZ
• Neues Projekt XYZ online stellen
• Fehlerhafte Links für XYZ prüfen
• Text XYZ lektorieren
• Artikel für XYZ schreiben (ca. 2000 Wörter)

Mal angenommen, das wären meine Tasks für den nächsten Tag. In der Realität sind es circa 50 bis 100 Stück, also wäre dies zur Veranschaulichung nur ein kleiner Bruchteil meines Tages. Dennoch zeigt sich für mich, da ich das System schon lange so anwende, sofort auf den ersten Blick, wie ich das priorisieren würde.

Meine Gedanken zu diesen ToDos

Hier noch einmal die Liste, allerdings dieses Mal mit meinen Gedanken dazu:

• Pressemitteilungen für XYZ veröffentlichen: Der Kunde erwartet das Ergebnis frühestens in 3–4 Tagen. Vorher muss der Text organisiert werden. Daraus ergibt sich ein neuer Task: Text organisieren.
• Analytics für XYZ anlegen: Wenn ich das heute nicht mache, verschenke ich die ersten Besucher, die ich nicht tracken kann.
• Backlinks für XYZ organisieren: Das muss bis Monatsende fertig sein. Da ich weiß, wie lange das ungefähr dauert, hat es etwas Zeit.
• Report an XYZ versenden: Der Report ist zwar heute fertig, muss aber nicht zwangsläufig heute raus.
• Text für XYZ schreiben: Die Deadline ist übermorgen, ich schaffe es also auch morgen.
• Rechnung XYZ überweisen: Geld ist immer wichtig, also sollte ich die Rechnung nicht warten lassen. Es dauert auch nur 5 Minuten.
• Seite XYZ für XYZ schreiben: Deadline heute.
• Text von XYZ überprüfen und Feedback senden: Feedback ist wichtig, ich schaue, ob Zeit ist.
• Text XYZ einpflegen und korrigieren: Der Kunde rechnet nicht vor morgen damit.
• XYZ mit XYZ durchsprechen: Es würde nicht schaden, wenn das auch morgen noch passiert.
• Änderung am System XYZ: Das muss nicht zwangsläufig heute passieren.
• Neues Projekt XYZ online stellen: Es schadet nicht, wenn es morgen passiert.
• Fehlerhafte Links für XYZ prüfen: Ich schaue hinein und entscheide, wie schlimm es ist.
• Text XYZ lektorieren: Das kann auch morgen passieren.
• Artikel für XYZ schreiben: Deadline morgen, also heute oder morgen erledigen.

Wichtig sah auf den ersten Blick alles aus, oder? Gerade Aufgaben wie „XYZ durchsprechen“ oder neue Projekte anlegen können auf den ersten Blick sehr dringend und wichtig erscheinen. Ein neues Projekt … das klingt doch wichtig, oder nicht?

Und Dinge durchsprechen, Änderungen durchführen, ja sogar Links kontrollieren – da gibt es schließlich Fehler. Alles wirkt mega wichtig. Aber genau das wären die Sachen, die ich persönlich als weniger wichtig einstufen würde, wobei ich wie gesagt nicht danach gehe, was sich wichtig anfühlt.

Stattdessen versuche ich, die Dinge erst einmal komplett objektiv und ohne Gefühle zu bewerten.

• Gibt es eine Deadline?
• Wann ist die Deadline?
• Ist es eine feste oder selbst gesetzte Deadline?
• Wie lange brauche ich ungefähr für die Aufgabe?
• Kann man das noch einen Tag verschieben?
• Würde es sich ändern, wenn das erst morgen gemacht wird?
• Brauche ich dafür einen freien Kopf oder geht es auch zwischendurch?

Solche und weitere Fragen stelle ich mir, wenn ich versuche, meine Aufgaben zu priorisieren. Ich blicke objektiv auf einzelne Fragen und entscheide abhängig von der Deadline, was heute, morgen, übermorgen oder später fertig werden muss.

Wichtig hierbei: Was MUSS fertig werden, weil es eine Deadline beim Kunden gibt? Und was SOLL fertig werden, weil du es einfach so möchtest? Das sind zwei sehr wichtige Unterscheidungen.

Alles, was heute keine Kunden-Deadline hat, wird auf morgen verschoben. Das soll erst einmal liegenbleiben. Das heißt nicht, dass du es heute nicht doch noch machst, aber erst einmal ist es aus dem Weg.

Tasks als „optional“ einstufen

Danach nehme ich mir die ToDos, die ich mehr oder weniger „optional“ eingestuft habe. Dinge, die gestern und vorgestern noch nicht fertig waren, mal gemacht werden müssen, nicht unbeachtet bleiben dürfen, aber auch nicht unbedingt heute fertig werden müssen.

Das sind größere Änderungen, Planungen, Checks und weitere Aufgaben, die keine konkreten Termine haben. Ich nehme diese Aufgaben und verlege sie ebenfalls auf morgen und „tue“ erst einmal so, als würden diese ToDos heute definitiv liegenbleiben.

Meine neue Liste:

• 15 Minuten: Text für Pressemitteilungen für XYZ organisieren. Das ist der Task, der daraus resultiert, dass der Kunde in 3–4 Tagen die Pressemitteilungen erwartet.
• 5 Minuten: Rechnung XYZ überweisen. Geld ist immer wichtig, also nicht warten lassen.
• 90 Minuten: Seite XYZ für XYZ schreiben. Deadline heute.

Sieht doch schon viel besser aus, oder? Dazu kommen noch drei Aufgaben, die ich eher im Bereich „Ich schaue mal“ eingestuft habe:

• 20 Minuten: Analytics für XYZ anlegen.
• 30 Minuten: Text von XYZ überprüfen und Feedback senden.
• 30 Minuten: Fehlerhafte Links für XYZ prüfen.

Das bedeutet, dass ich heute vier feste Aufgaben und zwei optionale Aufgaben habe.

Die zeitliche Einschätzung der Aufgaben

Nun mache ich mich an die zeitliche Einschätzung.

• 15 Minuten: Text für Pressemitteilungen für XYZ organisieren
• 5 Minuten: Rechnung XYZ überweisen
• 90 Minuten: Seite XYZ für XYZ schreiben

Das macht zusammen 110 Minuten, also nicht einmal zwei Stunden meines Arbeitstages.

Dazu kommen noch:

• 20 Minuten Mails
• 15 Minuten Telefonate
• 30 Minuten Akquise
• 45 Minuten Mittagspause
• 30 Minuten weitere kleine Pausen über den Tag verteilt

Das macht noch einmal 140 Minuten. Mein Tag ist derzeit also zu 250 Minuten (4 Stunden und 10 Minuten) verplant.

Mein Arbeitstag beginnt circa um halb 8 und endet gegen 18 Uhr. Ich habe also 10,5 Stunden beziehungsweise 630 Minuten zur Verfügung. 250 Minuten sind mit Pausen verplant. Es bleiben noch 380 Minuten, also über sechs Stunden.

Ziehen wir noch eine Stunde für „Sonstiges“ ab, was jeden Tag dazwischenkommt, so liege ich bei 320 Minuten, also etwa fünfeinhalb Stunden. Gerade diese eine Stunde ist wichtig, da es pro Tag immer Dinge gibt, die man einfach nicht planen kann.

Jetzt nehme ich mir meine optionalen Aufgaben:

• 10 Minuten: Analytics für XYZ anlegen
• 30 Minuten: Text von XYZ überprüfen und Feedback senden
• 30 Minuten: Fehlerhafte Links für XYZ prüfen

Das macht weitere 70 Minuten. Ich habe also noch 250 Minuten zur Verfügung, also über vier Stunden.

Eigentlich ist der Tag fertig. Ich habe das gemacht, was nicht liegenbleiben darf und nicht liegenbleiben soll. Ich habe sogar das gemacht, was man einmal „gucken“ könnte.

Jetzt mache ich mich in den verbliebenen Stunden an die Sachen, bei denen ich heute Morgen entschieden habe, dass sie liegenbleiben sollen. Natürlich „sollen“ sie nicht liegenbleiben, wenn ich Zeit zur Verfügung habe, erledige ich selbstverständlich all das, was ich schaffe.

Das Schöne ist aber: Alles, was schon fertig sein muss, weil es eben nicht liegenbleiben durfte, ist bereits fertig.

Optionale Aufgaben nach den hoch priorisierten Aufgaben

Jetzt habe ich dennoch etwas Zeit und kann mich den optionalen Sachen widmen, die heute nicht gemacht werden müssen, aber dann wenigstens morgen nicht liegen.

Hier die übrigen Aufgaben mit meiner Zeiteinschätzung:

• 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
• 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren
• 60 Minuten: XYZ mit XYZ durchsprechen
• 60 Minuten: Änderung am System XYZ
• 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen
• 15 Minuten: Text XYZ lektorieren

Na, kannst du dir mittlerweile denken, wie ich nun vorgehen würde?

Ich picke mir die Aufgaben heraus, die

• entweder morgen oder übermorgen eine Deadline haben
• schon lange liegen
• oder relativ dringend sind.

Ich persönlich würde mich nun dafür entscheiden:

• 20 Minuten: Backlinks für XYZ organisieren. Das muss bis Monatsende fertig sein und hat daher noch etwas Zeit.
• 5 Minuten: Report an XYZ versenden. Der Report ist zwar heute schon fertig, muss aber nicht zwangsläufig heute raus.
• 120 Minuten: Artikel für XYZ schreiben. Deadline morgen, also heute oder morgen erledigen.

Das macht 145 von 250 Minuten. Mir bleiben also – mit genügend Pausen, einer Stunde für Sonstiges und all den anderen Dingen, die immer anfallen – noch weitere 105 Minuten.

Übrig sind jetzt die Aufgaben:

• 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
• 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren
• 60 Minuten: XYZ mit XYZ durchsprechen
• 60 Minuten: Änderung am System XYZ
• 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen
• 15 Minuten: Text XYZ lektorieren

Eine Aufgabe hat übermorgen Deadline, das ist schon dringend. Text einpflegen muss auch morgen fertig werden, ist also höher priorisiert. Durchsprechen kann ich jederzeit, Systemänderungen ebenfalls. Das neue Projekt hat etwas mehr Zeit und das Lektorieren kann auch morgen passieren.

Also ergeben sich für morgen zwei Deadlines, die ich aber heute noch erledige:

• 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren
• 15 Minuten: Text XYZ lektorieren

Das macht 35 von meinen 105 Minuten. Es bleiben 70 Minuten übrig.

Zur Auswahl stehen noch:

• 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
• 60 Minuten: XYZ mit XYZ durchsprechen
• 60 Minuten: Änderung am System XYZ
• 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen

Der Abschluss des Tages – die letzte Stunde

Da ich jetzt noch etwas über eine Stunde Zeit habe, aber ansonsten schon alles für heute und auch einen großen Teil für morgen erledigt habe, werde ich die letzte Stunde nutzen, um etwas Größeres von den Dingen zu erledigen, die man am liebsten aufschiebt.

Ich führe die Änderungen am System durch, bearbeite das etwa 60 Minuten und mache dann 10 Minuten früher Schluss.

Morgen erwarten mich noch:

• 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
• 60 Minuten: XYZ mit XYZ durchsprechen
• 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen

Dazu kommen meine Aufgaben, die morgen oder heute Abend noch hereinkommen. Alles überschaubar, alles schaffbar – allerdings nur, wenn ich von Anfang an klar entscheide, was an diesem Tag liegenbleibt.

Damit ergibt sich ganz automatisch eine Priorisierung, die immer das Wichtigste oben hält, danach das Zweitwichtigste und erst danach die Dinge, die theoretisch warten könnten.

Genau diese Priorisierung ist allerdings oft nicht einfach, weil wir uns selbst schlecht einschätzen können. Alles fühlt sich wichtig an, alles fühlt sich dringend an.

Aber was ist wirklich dringend? Was ist also wirklich wichtig?

Versuch es ganz einfach umgekehrt und probiere es einmal aus. Mit diesem System wirst du feststellen, dass du mehr schaffst und dich vor allem mehr entspannst, weil du weißt, was wann passiert und warum du bestimmte Dinge liegenlässt.

Gemacht werden können sie an diesem Tag immer noch, aber erst einmal verbannst du sie aus deinen ToDos. Ich würde mich freuen, wenn du es ausprobierst und mir erzählst, vor welche Probleme dich das System stellt oder ob du noch Fragen hast. Vielleicht finden wir gemeinsam eine Lösung für genau diesen Fall.