Wenn es um das erfolgreiche Zeit- und Selbstmanagement geht, kommst du um Prioritäten nicht herum. Wer so viel Zeit zur Verfügung hat, dass Prioritäten nie gesetzt werden müssen, der braucht auch kein Zeitmanagement.
Uns „Normalsterblichen“ geht das allerdings fast nie so, oder? Wir brauchen Zeit – fast täglich. Wenn es dir auch so geht, dann kennst du das Gefühl, ständig etwas hin- und herschieben zu müssen, um andere, wichtigere, Dinge zu erledigen. Prioritäten setzen – genau das machen wir täglich. Doch wie setzen wir nicht einfach irgendwelche Prioritäten, sondern die Richtigen?

Auswählen, was liegenbleiben soll

Oft wird gepredigt, dass es bei der Vergabe von Prioritäten darum geht, das Wichtigste und Dringendste zuerst zu erledigen. Das ist zwar nicht ganz falsch, doch oft haben wir das Gefühl, dass einfach ALLES wichtig und dringend ist.
Ich für meinen Teil könnte bei meinen täglichen ToDo’s gar nicht sagen, was das Wichtigste ist, weil alle meine Kunden, alle meine Aufträge und demnach auch alle meine ToDo’s und Tasks wichtig sind. Dringend sind sie in gewisser Weise auch, weil ja schließlich jeder, einfach jeder, so schnell wie möglich seine Ergebnisse haben möchte. Wie soll ich also priorisieren, wenn alles dringend und alles wichtig ist?

Genau nach diesem Motto verfahre auch ich.
Ich setze niemals Prioritäten, indem ich wähle, was am wichtigsten oder dringendsten ist. Ich wähle aus, was in dieser Situation oder an diesem Tag liegenbleiben soll.
 

Umdrehen der Situation

Durch diese geänderte Vorgehensweise ändert sich auch für dich sehr viel. Das Gefühl, nicht Herr der Lage und Situation zu werden und vor lauter Aufgaben den Kopf zu verlieren, verschwindet mit dieser Methode komplett. Pro Tag warten unzählige ToDo’s auf mich, die in einer Agentur anstehen. Hier liest du mehr über meinen persönlichen Tagesablauf. 

• Mails
• Anrufe
• Angebote
• Rechnungen
• Team
• Kunden
• Texte
• SEO
• Social Media
• Projektmanagement
• Marketing
• Recherchen
• Organisationen
• und vieles, vieles, vieles mehr.

Wo soll man da nur anfangen? Ist es eine überschaubare Menge an Aufgaben, so könnte man sagen: „Fang morgens an und höre abends auf – bleib fokussiert (hier etwas Musik zum konzentrierten Arbeiten) und die Aufgaben sind weg.“. Für kurzzeitige Situationen, in denen du mehr Aufgaben als Zeit zur Verfügung hast, klappt so etwas. Hier erfährst du außerdem, was du machen kannst, wenn du gar keine Zeit fürs Zeitmanagement hast (Teil 1 des Beitrags und Teil 2). Doch was ist, wenn dieser Zustand dauerhaft ist?
Du hast vielleicht – genau wie ich – jeden einzelnen Tag zu wenig Zeit für all die Aufgaben, die eigentlich alle wichtig und alle dringend sind. Viele Prioritäts- und Zeitmanagement-Systeme predigen nun, dass du auswählen musst, was am wichtigsten ist und was am dringendsten ist – das kombiniert ergibt deine Planung. Doch es bleiben dennoch Aufgaben liegen und vielleicht sogar Aufgaben, die gar nicht hätten liegenbleiben dürfen, weil du die Dringlichkeit oder Wichtigkeit nicht korrekt eingeschätzt hast.

Dringlichkeit und Wichtigkeit: Subjektive Eindrücke

Oft sind die Begriffe „dringend“ und „wichtig“ auch sehr subjektiv. Zumindest habe ich diese Erfahrung gemacht, dass es oft auf das „Drumherum“ ankommt, wie ich eine Aufgabe oder einen Bereich einstufen würde. Genau aus diesem Grund, weil die eigene Einschätzung uns gerne einen kleinen Streich spielt, bin ich dazu übergegangen, nicht mehr nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren und zu priorisieren.
Stattdessen überlege ich mir bereits zu Beginn des Tages, WAS von meinen Tätigkeitsbereichen, Aufgaben und Ideen an diesem Tag liegenbleiben soll. Ja, tatsächlich „soll“. Ich arbeite in dem Punkt nicht mit einem „kann“, sondern mit einem „soll“. Auch das hat wieder psychologische Gründe.

Also gehe ich dazu über, während des Tages meine Prioritäten anhand meiner Gefühle (da sind sie wieder) über den Haufen zu werfen – damit ist die ganze Planung quasi verschenkt.

Der bessere Weg: Was soll liegenbleiben?

Wenn du dich von dieser Art der Priorisierung losreißt und stattdessen künftig priorisierst und danach entscheidest, was liegenbleiben soll, profitierst du von einigen entscheidenden Vorteilen.

• Du rollst das Feld von hinten auf. Du entscheidest schon morgens, welche deiner Aufgaben du nicht machen wirst. Normalerweise machst du erst mal alles, was du schaffst und siehst dann, was du nicht geschafft hast. Das stellt dich vor vollendete Tatsachen – du kannst es nicht mehr ändern. Du solltest allerdings „Herr deiner Entscheidungen“ bleiben und daher von Anfang an entscheiden, was liegenbleiben soll – nicht umgekehrt.
• Du planst deinen Tag abhängig deiner Zeit – nicht umgekehrt. Auch hier geht es wieder um die eigene Entscheidungsgewalt. Normalerweise hast du eine bestimmte Zeit zur Verfügung und versuchst, in dieser Zeit alles zu schaffen, was du dir vornimmst. Doch was nimmst du dir vor? Eigentlich tendenziell mal alles und dann bist du entweder demotiviert oder gar traurig, weil es doch nicht alles geworden ist (Stichwort: Langzeitmotivation) oder aber du hast dich vielleicht sogar verzettelt (Stichwort: Zeitfresser und wie du ihnen entgehen kannst) und etwas erledigt, was eigentlich hätte warten können, aber irgendwie wichtig oder dringend aussah. Ergo bleibt etwas liegen, was nicht hätte liegenbleiben dürfen. Im schlimmsten Fall hat das Auswirkungen auf Aufträge und andere Erfolgsbereiche.
• Du hast eine enorme Planungssicherheit. Es ist wahnsinnig demotivierend, bereits morgens um acht Uhr zu wissen, dass der Tag blöd laufen wird. Warum wird er blöd laufen? Gefühl will jeder seine Aufgabe sofort, am besten gestern und zig ToDo’s schiebst du auch schon wochenlang vor dich her. Wie kann der Tag gut werden, wenn du dir morgens vornimmst, alles zu schaffen, aber eigentlich schon weißt, dass du gar nicht alles schaffen kannst. Das demotiviert und macht launisch – das ist auch überhaupt nicht verwunderlich und ganz normal. Entscheide daher von Anfang an, was liegenbleiben wird. Basta. Dann wird es dich am Ende des Tages auch nicht überraschen oder traurig machen, du warst vorbereitet.

All das klingt erst mal nach banalen Vorteilen, doch du solltest es mal für ein paar Tage im Alltag ausprobieren. Versuche direkt morgen eine neue Art der Priorisierung einzusetzen und deine Aufgaben nicht wie gewohnt zu priorisieren (ist ja eh alles wichtig und alles dringend) und auch nicht einfach in den Tag hinein zu starten ohne Planung.
Schau dir stattdessen morgen an, welche Aufgaben vor dir liegen und welche dieser Aufgaben theoretisch liegenbleiben können. Dann entscheidest du, welche liegenbleiben sollen – genau diese Aufgaben werden ganz proaktiv bereits auf den Tag danach verschoben in deinem ToDo-System.

Wie du entscheidest, welche Aufgaben liegenbleiben

So viel zum theoretischen Teil – kommen wir zu Praxis. Entscheiden, was liegenbleibt – das klingt erst mal ganz einfach, oder? Vielleicht überlegst du bereits, welche deiner Aufgaben liegenbleiben könnten und welche nicht so wichtig sind.
Stop, falscher Ansatz.
Es geht nicht darum, welche am wichtigsten oder am dringendsten sind. Höchstens noch am dringendsten, aber reiß dich vom Gefühl „wichtig“ los. Wichtig ist ein rein subjektives Gefühl, das musst du dir bewusstmachen. Gerade, wenn du ein sehr ehrgeiziger und zuverlässiger Mensch bist, dann ist „wichtig“ sogar noch schwieriger, weil gefühlt für Kunden und für eigene Projekte ALLES wichtig ist.
Dein neuer Weg: Schreibe alle deine ToDo’s auf einen Zettel oder in dein persönliches ToDo’-System. Ich nutze hierfür seit Jahren Podio und habe dies in diesem Beitrag auch sehr ausführlich erläutert. Alle Aufgaben gebündelt ergeben einen ersten Eindruck deines Tages.
 

Ein Beispiel – so sieht deine Tagesplanung aus

Nachfolgend ein fiktives Beispiel, damit du siehst, was ich wie einschätzen und damit priorisieren würde. Was soll liegenbleiben? Das ist meine essenzielle Frage.

1. Pressemitteilungen veröffentlichen für XYZ
2. Analytics für XYZ anlegen
3. Backlinks für XYZ organisieren
4. Report an XYZ versenden, wenn fertig
5. Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter)
6. Rechnung XYZ überweisen
7. Seite XYZ für XYZ schreiben (ca. 1500 Wörter)
8. Text von XYZ überprüfen und Feedback senden
9. Text XYZ einpflegen und korrigieren
10. XYZ durchsprechen mit XYZ
11. Änderung am System XYZ
12. Neues Projekt XYZ online stellen
13. Fehlerhafte Links prüfen für XYZ
14. Text XYZ lektorieren
15. Artikel für XYZ schreiben (ca. 2000 Wörter)

Mal angenommen, das wären meine Tasks für den nächsten Tag. In der Realität sind es circa 50 bis 100 Stück, also wäre dies zur Veranschaulichung nur ein kleiner Bruchteil meines Tages. Dennoch zeigt sich (für mich, da ich das System schon lange so anwende) sofort auf den ersten Blick, wie ich das priorisieren würde.

Meine Gedanken zu diesen ToDo’s

Hier noch mal die Liste, allerdings dieses Mal mit meinen Gedanken dazu:

1. Pressemitteilungen veröffentlichen für XYZ (Kunde erwartet das Ergebnis in frühestens 3-4 Tagen, vorher muss der Text organisiert werden, ergibt neuen Task Text organisieren)
2. Analytics für XYZ anlegen (wenn ich das heute nicht mache, verschenke ich die ersten Besucher, die ich nicht tracken kann)
3. Backlinks für XYZ organisieren (muss bis Monatsende fertig sein, da ich weiß, wie lange das in etwa dauert, hat das etwas Zeit)
4. Report an XYZ versenden, wenn fertig (ist zwar heute schon fertig, aber schneller als geplant, Report muss nicht zwangsweise heute raus)
5. Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter) (Deadline ist übermorgen, schaffe ich also auch morgen)
6. Rechnung XYZ überweisen (Geld ist immer wichtig, also nicht warten lassen, dauert auch nur 5 Minuten)
7. Seite XYZ für XYZ schreiben (ca. 1500 Wörter) (Deadline heute)
8. Text von XYZ überprüfen und Feedback senden (Feedback ist wichtig, ich schau mal, ob Zeit ist)
9. Text XYZ einpflegen und korrigieren (Kunde rechnet nicht vor morgen damit)
10. XYZ durchsprechen mit XYZ (war bislang so und würde nicht weh tun, wenn’s auch morgen noch so ist)
11. Änderung am System XYZ (war bislang so und muss daher auch nicht zwangsweise heute passieren)
12. Neues Projekt XYZ online stellen (tut nicht weh, wenn’s morgen ist)
13. Fehlerhafte Links prüfen für XYZ (ich guck mal rein und entscheide, wie „schlimm“ es ist
14. Text XYZ lektorieren (kann auch morgen passieren)
15. Artikel für XYZ schreiben (ca. 2000 Wörter) (Deadline morgen, also heute oder morgen erledigen)

Wichtig sah auf den ersten Blick alles aus, oder? Gerade Aufgaben wie „XYZ durchsprechen“ oder neue Projekte anlegen können auf den ersten Blick sehr dringend und wichtig erscheinen. Ich meine, ein neues Projekt … das klingt doch wichtig, oder nicht? Und Dinge durchsprechen, Änderungen durchführen, ja sogar Links kontrollieren … da gibt’s schließlich Fehler. Alles mega wichtig.
Aber genau das wären die Sachen, die ich persönlich als weniger wichtig einstufen würde, wobei ich wie gesagt nicht danach gehe, was sich wichtig anfühlt. Stattdessen versuche ich, die Dinge erst mal komplett objektiv und ohne Gefühle zu bewerten.

• Gibt es eine Deadline?
• Wann ist die Deadline?
• Ist es eine feste oder selbst gesetzte Deadline?
• Wie lange brauche ich etwa für die Aufgabe?
• Kann man das noch einen Tag schieben?
• Würde es sich ändern, wenn das erst morgen gemacht wird?
• Brauch ich dafür einen freien Kopf oder tut’s auch zwischendurch?

Solche und weitere Fragen stelle ich mir, wenn ich versuche, meine Aufgaben zu priorisieren. Ich blicke objektiv auf einzelne Fragen und entscheide erst mal abhängig der Deadline, was heute, morgen, übermorgen oder später fertig werden muss. Wenn du mehr über Deadlines erfahren willst, liest du hier, wie du Deadlines todsicher halten kannst.
Wichtig hierbei: Was MUSS fertig werden, weil es eine Deadline beim Kunden ist. Und was SOLL fertig werden, weil du es einfach so möchtest? Das sind zwei sehr wichtige Unterscheidungen.
Alles, was nicht heute Deadline (Kunden-Deadline) hat, wird auf morgen verschoben. Das soll erst mal liegenbleiben. Das heißt nicht, dass du es nicht zwangsweise heute doch noch machst, aber erst mal ist es weg.
 

Tasks als “optional” einstufen

Danach nehme ich mir die ToDo’s, die ich mehr oder weniger „optional“ eingestuft habe. Dinge, die gestern und vorgestern noch nicht fertig waren, mal gemacht werden müssen, schon nicht unbeachtet sein dürfen, aber auch nicht zwangsweise heute fertig werden müssen. Das sind größere Änderungen, Planungen, Checks und weitere dieser Aufgaben, die keine konkreten Termine haben. Ich nehme diese Aufgaben und verlege sie ebenfalls auf morgen und „tue“ erst mal so, als bleiben diese ToDo’s heute definitiv liegen.
Meine neue Liste:

1. Text für Pressemitteilungen veröffentlichen für XYZ organisieren (das ist der Task, der daraus resultiert, dass der Kunde in 3-4 Tagen die Pressemitteilungen erwartet)
2. Rechnung XYZ überweisen (Geld ist immer wichtig, also nicht warten lassen, dauert auch nur 5 Minuten)
3. Seite XYZ für XYZ schreiben (ca. 1500 Wörter) (Deadline heute)

Sieht doch schon viel besser aus, oder? Dazu kommen noch drei Aufgaben, die ich eher im Bereich „gucke ich mal“ eingestuft habe für den Tag.

1. Analytics für XYZ anlegen (wenn ich das heute nicht mache, verschenke ich die ersten Besucher, die ich nicht tracken kann)
2. Text von XYZ überprüfen und Feedback senden (Feedback ist wichtig, ich schau mal, ob Zeit ist)
3. Fehlerhafte Links prüfen für XYZ (ich guck mal rein und entscheide, wie „schlimm“ es ist

Das bedeutet, dass ich heute vier feste Aufgaben und zwei optionale Aufgaben habe.

Die zeitliche Einschätzung der Aufgaben

Nun mache ich mich an die zeitliche Einschätzung.

1. 15 Minuten: Text für Pressemitteilungen veröffentlichen für XYZ organisieren
2. 5 Minuten: Rechnung XYZ überweisen
3. 90 Minuten: Seite XYZ für XYZ schreiben (ca. 1500 Wörter)

Das macht zusammen 110 Minuten, also nicht mal zwei Stunden meines Arbeitstages. Dazu kommen noch:

• 20 Minuten Mails
• 15 Minuten Telefonate
• 30 Minuten Akquise
• 45 Minuten Mittagspause
• 30 Minuten weitere kleine Pausen über den Tag verteilt

Macht noch mal 140 Minuten. Mein Tag ist derzeit also zu 250 Minuten (4,16 Stunden) verplant. Klingt doch gut. Mein Arbeitstag beginnt ca. halb 8 und endet ca. 18 Uhr. Ich habe als 10,5 Stunden (630 Minuten) zur Verfügung, 250 Minuten sind (mit Pausen) verplant. Macht noch 380 Minuten (über sechs Stunden) Zeit. Ziehen wir noch eine Stunde für „Sonstiges“ ab, was jeden Tag dazwischenkommt, so liege ich bei 320 Minuten (ca. fünfeinhalb Stunden). Gerade diese eine Stunde ist wichtig, das es pro Tag immer (eigentlich wirklich immer) Dinge gibt, die man einfach nicht planen kann. Hier kannst du noch mehr darüber lesen, wie ich mit “nicht planbaren Situationen” umgehe.
Jetzt nehme ich mir meine optionalen Aufgaben.

1. 10 Minuten: Analytics für XYZ anlegen
2. 30 Minuten: Text von XYZ überprüfen und Feedback senden
3. 30 Minuten: Fehlerhafte Links prüfen für XYZ

Das macht weitere 70 Minuten, also habe ich noch 250 Minuten zur Verfügung (über vier Stunden).
Eigentlich ist der Tag fertig, ich habe das gemacht, was nicht liegenbleiben darf und nicht soll. Ich habe sogar das gemacht, was man mal „gucken“ könnte. Jetzt mache ich mich die verbliebenen Stunden an die Sachen, bei denen ich heute morgen entschieden habe, dass sie liegenbleiben sollen. Natürlich „sollen“ sie es nicht, wenn ich Zeit zur Verfügung habe, erledige ich selbstverständlich all das, was ich schaffe.
Das Schöne ist aber: ALLES, was schon fertig sein muss, weil es eben nicht liegenbleiben durfte, ist schon fertig.

Optionale Aufgaben nach den hoch priorisierten Aufgaben

JETZT habe ich dennoch ein paar Minuten Zeit und kann mich den optionalen Sachen widmen, die heute nicht gemacht werden müssen, aber dann wenigstens morgen nicht liegen.
Hier die übrigen Aufgaben mit meiner Zeiteinschätzung + meine Gedanken vom Anfang:

1. 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter) (Deadline ist übermorgen, schaffe ich also auch morgen)
2. 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren (Kunde rechnet nicht vor morgen damit)
3. 60 Minuten: XYZ durchsprechen mit XYZ (war bislang so und würde nicht weh tun, wenn’s auch morgen noch so ist)
4. 60 Minuten: Änderung am System XYZ (war bislang so und muss daher auch nicht zwangsweise heute passieren)
5. 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen (tut nicht weh, wenn’s morgen ist)
6. 15 Minuten: Text XYZ lektorieren (kann auch morgen passieren)

Na, kannst du dir mittlerweile denken, wie ich nun vorgehen würde? Ich picke mir die Aufgaben heraus, die 1. entweder morgen oder übermorgen Deadline haben, oder 2. schon lange liegen oder relativ dringend sind. Ich persönlich würde mich nun dafür entscheiden:

1. 20 Minuten: Backlinks für XYZ organisieren (muss bis Monatsende fertig sein, da ich weiß, wie lange das in etwa dauert, hat das etwas Zeit)
2. 5 Minuten: Report an XYZ versenden, wenn fertig (ist zwar heute schon fertig, aber schneller als geplant, Report muss nicht zwangsweise heute raus)
3. 120 Minuten: Artikel für XYZ schreiben (ca. 2000 Wörter) (Deadline morgen, also heute oder morgen erledigen)

Das macht 145 von 250 – mir bleiben also (mit genügend Pausen, einer Stunde Sonstiges und all den anderen Sachen, die immer anfallen) noch weitere 105 Minuten. Übrigen sind jetzt noch die Aufgaben:

1. 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter) (Deadline ist übermorgen, schaffe ich also auch morgen)
2. 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren (Kunde rechnet nicht vor morgen damit)
3. 60 Minuten: XYZ durchsprechen mit XYZ (war bislang so und würde nicht weh tun, wenn’s auch morgen noch so ist)
4. 60 Minuten: Änderung am System XYZ (war bislang so und muss daher auch nicht zwangsweise heute passieren)
5. 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen (tut nicht weh, wenn’s morgen ist)
6. 15 Minuten: Text XYZ lektorieren (kann auch morgen passieren)

Eine Aufgabe hat übermorgen Deadline, das ist schon dringend. Text einpflegen muss auch morgen fertig werden, ist also noch höher priorisiert. Durchsprechen kann ich es jederzeit, System-Änderungen auch, neues Projekt hat etwas mehr Zeit und das Lektorieren ebenfalls morgen. Also ergeben sich für morgen zwei Deadlines, die ich aber heute noch erledige.

1. 20 Minuten: Text XYZ einpflegen und korrigieren (Kunde rechnet nicht vor morgen damit)
2. 15 Minuten: Text XYZ lektorieren (kann auch morgen passieren)

Das macht 35 Minuten von meinen 105 Minuten, bleiben 70 Minuten übrig. Zur Auswahl stehen noch:

1. 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter) (Deadline ist übermorgen, schaffe ich also auch morgen)
2. 60 Minuten: XYZ durchsprechen mit XYZ (war bislang so und würde nicht weh tun, wenn’s auch morgen noch so ist)
3. 60 Minuten: Änderung am System XYZ (war bislang so und muss daher auch nicht zwangsweise heute passieren)
4. 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen (tut nicht weh, wenn’s morgen ist)

Der Abschluss des Tages – die letzte Stunde

Da ich jetzt noch etwas über eine Stunde Zeit habe, aber ansonsten schon alles für heute und auch einen großen Teil für morgen erledigt habe (morgen kommen ja schließlich neue Aufgaben dazu), werde ich allerdings auch morgen wieder genügend Zeit haben, noch ein paar „optionale“ Sachen zu erledigen. Ich nehme mir daher jetzt meine letzte Stunde und erledige etwas Größeres von den Dingen, die man am liebsten aufschiebt.
 

Ich führe die Änderungen am System durch, bearbeite das etwa 60 Minuten und mach dann 10 Minuten früher Schluss.
Morgen erwarten mich noch:

1. 45 Minuten: Text XYZ schreiben (ca. 1000 Wörter) (Deadline ist übermorgen, schaffe ich also auch morgen)
2. 60 Minuten: XYZ durchsprechen mit XYZ (war bislang so und würde nicht weh tun, wenn’s auch morgen noch so ist)
3. 120 Minuten: Neues Projekt XYZ online stellen (tut nicht weh, wenn’s morgen ist)

Dazu meine Aufgaben, die morgen oder heute Abend reinkommen. Alles überschaubar, alles schaffbar – allerdings nur, wenn ich von Anfang an klar entscheide, was an diesem Tag liegenbleibt?
Damit ergibt sich ganz automatisch eine Priorisierung, die immer das Wichtigste oben hält, danach das Zweitwichtigste und erst danach die Dinge, die theoretisch warten könnten.

Genau diese Priorisierung ist allerdings oft nicht einfach, weil wir uns eben selbst schlecht einschätzen können … alles fühlt sich wichtig an, alles fühlt sich dringend an. Aber was ist wirklich dringend? Was ist also wirklich wichtig?
Versuch es ganz einfach umgekehrt und probiere es mal aus. Mit diesem System wirst du feststellen, dass du mehr schaffst und dich vor allem mehr entspannst, weil du weißt, was wann passiert und warum du bestimmte Dinge liegenlässt. Gemacht werden können sie an diesem Tag immer noch, aber erst mal verbannst du sie aus deinen ToDo’s.
Ich würde mich freuen, wenn du es ausprobierst und mir gerne erzählst, vor welche Probleme dich das System stellt oder ob du noch Fragen hast. Vielleicht finden wir gemeinsam eine Lösung für genau diesen Fall. 🙂