Mein ToDo-System, das nicht nur in der Theorie funktioniert

Wer vor einem Stapel an Aufgaben sitzt oder schier unlösbare Projekte vor der Nase hat, die statt weniger immer mehr werden, ist möglicherweise ein wenig hilflos. Artikel und Hilfestellungen im Internet gibt es zu dieser Problematik reichlich, doch wirklich anwendbar ist nicht alles davon. Vieles ist reine Theorie, die zwar schön klingt, aber in der Praxis oftmals gar nicht machbar ist. Welche ToDo-Methoden ich ausprobiert habe, um meine Aufgaben effektiv zu erledigen und zu verwalten und dabei auch wirklich zu schaffen, verrate ich dir in diesem Artikel.

ToDo-Liste ist nicht gleich ToDo-Liste

Wenn ich meinen Tag beginne, dann erwarten mich im Agentur-Alltag mal eben unzählige Aufgaben, unzählige Mails und unzählige “müsst ich auch mal machen”-Tasks, dass ich theoretisch gar nicht wüsste, womit ich anfangen soll. Ausprobiert habe ich viele (sehr viele) ToDo-Varianten. Ich habe bekannte Methoden getestet, abgewandelt, erweitert, ganz neue Sachen ausprobiert oder alles über den Haufen geworfen. Herausgekommen ist nun eine dermaßen einfache Art und Weise zu arbeiten, dass sie schon fast wieder zu einfach wirkt. So einfach, dass sie aber auch genial ist.

Man kennt das Gefühl ja. Eine E-Mail landet im Postfach, wird in der Ecke des Bildschirms angezeigt, klang spannend, rein in die E-Mails, stöbern, lesen, antworten, raus. Aufgabe weiter … oh, eine E-Mail, klingt spannend, rein, antworten und so weiter und so fort. Nach diesem Prinzip gestalten viele ihren Arbeitstag.

Würde man es sich jetzt einfach machen, dann könnte man einfach schreiben: Nehmt euch 2 oder 3 feste E-Mail-Zeiten pro Tag, blockiert bzw. schließt euer E-Mail-Programm während der anderen Zeiten und schon habt ihr Ruhe. Fertig, Problem gelöst.

Das wiederum ist genau das, was ich mit Theorie meine. In der Theorie ist das ja ganz toll, seine E-Mails nur 3x pro Tag abzurufen und sich nicht mehr ablenken zu lassen. In der Praxis sind viele von uns aber darauf angewiesen, erreichbar zu sein und im Notfall auch sofort schreiben zu können, falls (und das ist der wichtige Punkte) es angebracht und sinnvoll ist.

Theoretisch klingt es gut, aber …

Besser als das komplette Abschalten der Mails und das Boykottieren dieser digitalen Medien ist (zumindest meiner Erfahrung nach) das clevere Selektieren der Aufgaben und eben auch Mails. Morgens liegt ein riesengroßer Stapel Aufgaben in meinem ToDo-System (das werde ich später noch einmal gesondert vorstellen). Würde ich diese Aufgaben jeden Tag zählen, käme ich locker morgens um 7 auf 40 verschiedene Tasks, die allesamt zwischen 10 Minuten und 2 Stunden dauern können. Alles an diesem einen Tag erledigen? Nahezu undenkbar!

Schon morgens verzweifeln, weil man ja gar nicht alles schaffen kann? Nicht effizient. Was also tun? Meine Erfahrung als Agentur-Chefin hat gezeigt, dass nicht das Datum die Aufgaben bestimmen sollten und auch nicht die Dringlichkeit. Und ja, beides habe ich ausprobiert.

• Ich habe klassische ToDo-Listen geführt, die ein Deadline-Datum hatten, an dem sie erledigt sein müssen. In der Theorie super toll, in der Praxis aber aufgrund der gelegentlichen Menge an Aufgaben nicht schaffbar. Ergo werden Aufgaben täglich weiter nach hinten verschoben, sie sammeln sich zum Freitag hin und das Wochenende wird entweder sehr arbeitsreich oder aber nicht entspannend, weil man weiß, dass noch viele Aufgaben (auch sehr dringende Aufgaben) auf einen warten und es am Montag nicht weniger, sondern noch mal mehr werden. Blödes Gefühl.
• Ich habe anschließend ToDo-Listen ausprobiert, die nach Dringlichkeit unterteilt waren. Auch das ist eine sehr beliebte ToDo-Methode, die schon häufiger in aller Munde war. Doch auch diese Methode hört sich in der Theorie toll an, hat in der Praxis aber gewisse Tücken, die auch wieder sehr stark spürbar sind, wenn man viele Aufgaben hat, die es zu bewältigen gibt. Ehe man sich versieht, landen unzählige Aufgaben in der Ablage “Dringend” und wenn nicht dort, dann in der Ablage “Wichtig”. Man ist den ganzen Tag damit beschäftigt, dringende und wichtige Aufgaben zu erfüllen, sodass die “später” oder “wenn Zeit”-Aufgaben so in Vergessenheit geraten, dass sie aufgrund stetiger Brisanz eigentlich nie erledigt werden. Das wiederum ist nicht Sinn der Sache und daher bei zu vielen Aufgaben oder schlechter Verteilung (man hat manchmal das Gefühl, dass alles dringend oder wichtig ist und kann nicht selektieren) nicht zu empfehlen.
• Also habe ich mich im Laufe der Jahre nach weiteren Methoden umgesehen und bin auch an einer ToDo-Methode hängengeblieben, die erneut sehr schön klang. Dabei ging es darum, sich pro Woche ein großes Ziel herauszunehmen und pro Tag 3 Aufgaben, die man bewältigen möchte bzw. muss. Klingt toll, oder? Eine Aufgabe pro Woche und drei pro Tag und schon ist das Chaos bewältigt. Wenn ich mir das Ganze jetzt in meinem Alltag vorstelle, dann müsste ich aus 40 Aufgaben (die allesamt irgendwann erledigt werden müssen, weil es nichts (!) davon gibt, was man nicht erledigen darf) aussuchen, welche 3 Aufgaben ich heute mache und welche eine Aufgabe diese Woche. Schön, dann hab ich vier Aufgaben erledigt – pro Stunde kommen ca. 4-5 Aufgaben dazu. Das muss man sich jetzt hochrechnen, dann könnt ihr euch vorstellen, wie schnell ich diese Methode schon wieder aufgegeben habe.

Das kann doch noch nicht alles gewesen sein, dachte ich mir. Es muss doch mehr Leute geben, die entweder nicht gut priorisieren können (daher nicht mit Dringend/Wichtig arbeiten sollten), die mehr als 5-6 Aufgaben pro Tag haben (daher nicht mit einer fest definierten Anzahl an Aufgaben arbeiten sollten) oder die mehr Aufgaben pro Tag zu bewältigen haben, als der Tag eigentlich hergeben würde (also nicht mit klassischer ToDo-Liste arbeiten sollten).

Eine ToDo-Liste, die auch in der Praxis funktioniert

Mein Anspruch damals: Eine Bearbeitung meiner To-dos zu finden, die meinem Alltag standhält. Aufgaben sollten nicht vergessen oder dauerhaft aufgeschoben werden und möglichst dann auf dem Tisch landen, wenn sie auch sinnvoll bearbeitet werden können. Das war mein persönliches Ziel – keine Garantie, dass nie etwas liegenbleibt oder eine Frist verpasst wird.

Die ausführliche To-do-Liste, auf die ich 2015 per E-Mail verwiesen habe, gibt es nicht mehr. Deshalb findest du hier keinen Link mehr zum damaligen Freebie. Und weil sich Arbeitsalltag und Werkzeuge seitdem verändern, möchte ich auch nicht behaupten, dass die folgende Übertragung mein heutiges System eins zu eins abbildet. Sie fasst die Grundgedanken des Artikels als praktische Starthilfe zusammen:

1. Sammle Aufgaben an einem verlässlichen Ort. Wenn eine E-Mail oder Nachricht eine Aufgabe enthält, übertrage sie in deine Aufgabenübersicht, statt dich darauf zu verlassen, sie im Posteingang wiederzufinden.
2. Halte echte Termine und Fristen sichtbar. Trage feste Kundentermine und verbindliche Abgabetermine in den Kalender ein. Gib einer Aufgabe nicht bloß deshalb ein Datum, weil die Liste sonst unübersichtlich wirkt.
3. Mach aus großen Vorhaben den nächsten konkreten Schritt. „Website überarbeiten“ ist schwer anzufangen. „Startseite auf veraltete Angebote prüfen“ beschreibt eine Handlung, die du tatsächlich beginnen kannst.
4. Wähle die nächste Aufgabe passend zu Frist, Situation und Kapazität. Eine feste Zahl an Tagesaufgaben passt nicht zu jedem vollen Arbeitstag. Prüfe, was heute wirklich ansteht, was warten kann und wie viel Zeit du realistisch hast.
5. Sieh offene Aufgaben wieder an. Wenn etwas nicht erledigt wurde, entscheide bewusst: neuer sinnvoller Zeitpunkt, nächster Schritt, warten auf eine Rückmeldung, abgeben oder streichen. So rutscht es nicht kommentarlos immer weiter nach hinten.

Das ist keine Methode, die jede Aufgabe automatisch erledigt. Sie soll dir helfen, den Überblick zu behalten und bei neuen Anforderungen neu zu entscheiden – statt eine unrealistische Tagesliste immer weiter vor dir herzuschieben.

Ich freu mich, wenn dir meine Erfahrungen beim Sortieren deiner eigenen Aufgaben helfen.