Jeder von uns kennt das Gefühl, dass wir gerade eine Aufgabe erledigen, die eigentlich auch hätte warten können. Sie war überhaupt nicht dringend und trotzdem haben wir sie erledigt. Vielleicht hatten wir das Gefühl, dass sie wichtig war. Vielleicht hat unser eigenes Prioritäts-System uns aber auch durcheinander gebracht.

Was es auch ist – du kennst diese Situation, oder? Ich möchte dir helfen, dringend sowie wichtige Aufgaben von zeitlich unkritischen oder sogar unwichtigen Aufgaben zu trennen. Lerne, wie du mit der Eisenhower-Matrix diese Unterteilung vornimmst und wie das Ganze in deinem Zeitmanagement praktisch anwenden kannst.

Woher kommt der Begriff Eisenhower-Matrix?

Viele Zeitmanagement-Methoden gehen namentlich auf eine Person zurück, die die Methode erfunden, entwickelt, weiterentwickelt hat oder anderweitig in Zusammenhang mit der Methode hat.

Bei der Eisenhower-Methode ist es nicht anders, denn das Eisenhower-Prinzip ist durch ein Zitat von Dwight D. Eisenhower entstanden. 1954 zitierte Eisenhower einen damaligen Hochschulpräsidenten.

Frei übersetzt soll dieser Hochschulpräsident gesagt haben, dass er zwei Arten von Problemen habe: das dringende Problem und das wichtige Problem. Das Dringende ist nicht wichtig und das Wichtige ist nie dringend. 

Durch dieses Zitat, welches aber wie gesagt nicht von Eisenhower selbst stammt, wurde die dennoch auf den Namen Eisenhower getaufte Methode bekannt.

Was ist das Kernprinzip der Eisenhower-Methode?

Das Zitat zeigt bereits, wohin die Reise bei der Eisenhower-Matrix geht. Besagter Hochschulpräsident war der Ansicht, dass ein wichtiges Problem selten ein dringendes Problem ist – und umgekehrt.

Beim Eisenhower-Prinzip wird daher auch genau danach unterteilt:

• Dringlichkeit
• Wichtigkeit

Da es sich um zwei Begriffe handelt, gibt es demnach vier Kombinationen, wie es etwas sein kann:

• Dringend und wichtig (A)
• Wichtig und nicht dringend (B)
• Nicht wichtig, aber dringend (C)
• Nicht wichtig und nicht dringend (D)

Das Ziel bei der Eisenhower-Methode ist es also, all deine ToDo’s und Aufgaben in diese vier Bereiche zu unterteilen. Anschließend bekommst du klare Handlungsanweisungen oder Empfehlungen, wie mit diesen Aufgaben zu verfahren ist.

Die Bedeutung der Zuweisungen nach Eisenhower

Du hast die Aufgaben aus deinem Alltag zugewiesen und weißt jetzt, was wichtig und dringend ist und was nicht? Perfekt, dann geht es nun um die Frage, was du mit diesem Wissen nach der Eisenhower-Methode anstellst.

Jede Zuweisung bedeutet konkret etwas, sodass du weißt, wie jetzt mit den einzelnen Aufgaben zu verfahren ist. Natürlich sind das nur grobe Anweisungen, die sich jederzeit dehnen lassen. Die Eisenhower-Methode ist ein schönes Stützwerk, was dir hilft, deine Aufgaben zu priorisieren und dir klar zu werden, was du theoretisch tun solltest. Ob du so auch verfährst, bleibt selbstverständlich dir überlassen.

• Dringend und wichtig (A): Diese erste A-Kategorie ist beim Eisenhower-Prinzip das Wichtigste. Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig, also Prio 1 bzw. Prio A. Du solltest die Aufgabe im Idealfall sofort selbst erledigen.
• Wichtig und nicht dringend (B): Die B-Aufgaben haben die zweithöchste Priorität, da sie wichtig sind, aber erst mal zeitlich nicht dringend. Die Empfehlung ist, dass du diese Aufgabe terminierst und dann selbst erledigst.
• Nicht wichtig, aber dringend (C): Kommen wir zur dritten Kategorie, die irgendwie dringend ist, aber auf der anderen Seite nicht wichtig. Für diese Aufgaben wird empfohlen, dass du sie delegierst, also an andere Personen abgibst, alternativ auch automatisierst. Wenn das nicht möglich ist, dann erledige diese Aufgabe nach den A-Aufgaben an zweiter Stelle.
• Nicht wichtig und nicht dringend (D): Die vierte und letzte Prio-Kategorie sind D-Aufgaben. Diese sind nicht wichtig und nicht dringend. Ideal ist es, wenn du diese Aufgabe nicht bearbeiten musst, du kannst sie eventuell archivieren/ignorieren oder einfach von deinem Plan löschen.

Also merken wir uns – wir unterteilen Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, sodass vier Kombinationen entstehen. Durch die Priorisierung von A- bis D-Aufgaben wissen wir direkt, wie zumindest nach dem Eisenhower-Prinzip mit der Aufgabe zu verfahren ist.
 

Was ist das Ziel der Eisenhower-Matrix?

Wenn du deine Aufgaben nach Eisenhower sortieren möchtest, dann kann das deine Effektivität steigern. Dass du effektiver bist und arbeitest heißt konkret, dass du die richtigen Dinge tust (und damit effektiv vorwärtskommst).

Die Eisenhower-Methode ist aber kein Zeitmanagement-Hilfsmittel, welches dabei hilft, effizienter zu arbeiten. Gesteigert wird lediglich die Effektivität. Im zweiten Schritt solltest du dich beim Bearbeiten der Aufgaben um die Effizienz kümmern, bei der es darum geht, die Dinge auch richtig zu tun.

Kann das Eisenhower-Prinzip auch bei dir klappen?

Das Schöne an der Eisenhower-Matrix ist die Tatsache, dass du es bei fast jedem Business und jeder Aufgabe anwenden kannst. Überlege einmal – sind Aufgaben nicht immer entweder dringend oder wichtig, beides zusammen oder überhaupt nichts davon? Wenn man es bedenkt, kann man fast alles auf diese vier Arten herunterbrechen.

Du hast Probleme mit der Zuweisung?

Kein Problem, da bist du nicht alleine. Gefühlt ist einfach alles wichtig und dringend natürlich erst Recht. Ich helfe dir dabei, deine Aufgaben zu strukturieren. Schreibe dir im ersten Schritt alle deine Aufgaben auf einen Zettel oder einen digitalen Notizblock.

Dein Ziel ist es nun, dich bei jeder Aufgabe zu fragen, ob sie wichtig ist und ob sie dringend ist. Dabei antwortest du ganz schlicht mit Ja oder Nein.

• Deine Aufgabe hat einen unmittelbaren Bezug zu einer definierten Zeit? Dann ist sie vermutlich WICHTIG.
• Deine Aufgabe duldet keinen Aufschub? Dann ist sie vermutlich DRINGEND.
• Deine Aufgabe bringt dich deinen Zielen nicht weiter? Vermutlich ist sie NICHT WICHTIG.
• Theoretisch hättest du für die Erledigung der Aufgabe noch viel Zeit? Sie ist vermutlich NICHT DRINGEND.

Nach diesen Grundsätzen gehst du nun alle deine Aufgaben durch und verpasst diesen einen Sticker, ob sie wichtig, dringend, nicht wichtig oder nicht dringend sind. Hast du das erledigt, geht es nach obiger Grafik um die Einordnung in A, B, C und D.

Du weißt nicht, wie du das Ganze aufschreiben sollst?

Auch das ist ein häufiges Problem, weil die Eisenhower-Box suggeriert, man müsse jede Aufgabe in einen Quadranten zeichnen. Das ist natürlich nicht so, denn du brauchst das Viereck nur für die Zuordnung.

Deine Aufgaben selbst sortierst du in Listen. Am besten folgst du den Empfehlungen, wie mit den Aufgaben zu verfahren ist. Auf diese Weise ergeben sich vier ToDo-Listen für dich:

• A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen (deine Jetzt-Liste)
• B-Aufgaben: selbst am Termin erledigen (deine Termin-Liste)
• C-Aufgaben: delegieren oder automatisieren (deine Organisieren-Liste)
• D-Aufgaben: nicht bearbeiten (deine Papierkorb-Liste)

Was sind die Vorteile der Eisenhower-Methode?

Lange Rede, kurzer Sinn – nachfolgend habe ich hier noch einmal die Vorteile der Eisenhower-Box für dich zusammengefasst.

• die Methode ist leicht verständlich
• das Prinzip lässt sich leicht anwenden
• das System benötigt kein spezielles Vorwissen außer diesen Artikel
• du brauchst dich nicht großartig einarbeiten und kannst direkt loslegen
• die Einteilung der Kategorien funktioniert zügig
• du kannst ganz klar Zeitfresser identifizieren
• du weißt, welche Aufgaben strategisch wichtig sind für dich
• du brauchst abgesehen von einem Notizzettel und Stift keine Hilfsmittel
• die Methode lässt sich ideal mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombinieren (bei denen es dann danach um die Erledigung und Effizienz geht)
• die Aufgaben lassen sich leicht auf Listen sortieren und visualisieren

Viele Menschen bezeichnen die Eisenhower-Methode sogar als “gesunden Menschenverstand”. Das bedeutet, dass die Einteilung, was wichtig ist und was nicht, im Grunde genommen nur deinen normalen Menschenverstand unterstützt. Du teilst alles in deinem Leben mit Sicherheit schon in diese Kategorien ein, nur dass dich die Eisenhower-Matrix ganz konkret dabei unterstützt, es noch genauer zu machen.
 

Gibt es Kritik an der Eisenhower-Matrix?

Es gibt unzählige Zeitmanagement-Systeme, sodass es die eine perfekte Wahl natürlich nicht gibt. Aus diesem Grund konkurrieren viele Systeme miteinander und jeder Mensch muss die Variante für sich selbst finden, die gut zum eigenen Charakter, aber auch gut zum Leben und Business passt.

Kritik gibt es dabei so gut wie an jeder Methode, denn wo Vorteile sind, sind die Nachteile natürlich auch nicht weit. Im Falle der Eisenhower-Methode wird Folgendes bemängelt:

• theoretisch sollte durch ein gutes Zeitmanagement-System verhindert werden, dass überhaupt jetzt dringende Aufgaben anfallen
• je nach eigener Situation kann es sein, dass die Zuweisung fast immer gleich ist, weil alles dringend und wichtig zugleich ist – in diesem Fall funktioniert das System schlichtweg nicht oder die Zuweisung ist objektiv betrachtet nicht korrekt
• vielen Menschen fällt es schwer, Aufgaben danach zu beurteilen, wie wichtig und zusätzlich wie dringend sie sind
• häufig kommen pro Tag so viele neue Aufgaben dazu, dass es teilweise aufwendig wäre, alles neu nach Eisenhower zu sortieren
• besser wäre es, die Eisenhower-Methode noch weiterentwickelt zu verwenden, indem zum Beispiel die vier Quadranten weitere Abstufungen erhalten – aus A wird wahlweise A, A+, A++ oder A, AA, AAA
• beim Bearbeiten von Aufgaben könnte sich die Priorität und Einschätzung anderer Aufgaben durch neue Informationen verändern

Synonyme und weitere Infos

Wie du schon gemerkt hast, gibt es nicht nur einen Namen für die Eisenhower-Methode, sie kann insgesamt wie folgt heißen:

• Eisenhower-Methode
• Eisenhower-Matrix
• Eisenhower-Prinzip
• Vier-Quadranten-Methode
• Eisenhower-Box

Genauso wie es verschiedene Namen gibt, so wird die Methode auch teilweise ein wenig anders beschrieben.

Die Aufgabentypen werden ebenfalls unterschiedlich beschrieben.

• Dringend und wichtig: Diese Kategorie bzw. dieser Quadrant wird als “A” bezeichnet, aber auch als I.
• Wichtig und nicht dringend: Dieser Quadrant ist B oder II, sodass diese Aufgaben meist als B-Aufgaben oder als II-Aufgaben bezeichnet werden.
• Nicht wichtig, aber dringend: Diese Kategorie nennt man C-Quadrant oder III-Aufgabe.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Das Schlusslicht ist Kategorie D bzw. IV.

Wie findest du diese Methode?

Ich würde mich freuen, wenn du mir verrätst, welche Zeitmanagement-Methode du verwendest oder ob du noch kein System hast? Wie sagt dir die Eisenhower-Methode zu und überwiegen für dich die Vor- oder Nachteile?

Ich freue mich auf deinen Kommentar!

Liebe Grüße