Blogparade: Zeigt her eure ToDo-Listen

Archivhinweis: Dieser Beitrag ist im November 2015 im Rahmen einer Blogparade entstanden. Er beschreibt mein damaliges To-do-System und meine persönlichen Erfahrungen zu dieser Zeit. Die genannten Tools und Methoden sind keine aktuelle Empfehlung.

Peer Wandiger von Selbstständig im Netz (bzw. seine Mitarbeiterin und Autorin Susann Merklein) hat zu einer neuen Blogparade aufgerufen. Hierbei geht es um das Thema „Zeigt her eure ToDo-Listen“. Ein Thema, bei dem ich natürlich nicht widerstehen kann.

Was ist eine Blogparade?

Eine Blogparade ist eine Blogger-Aktion, in der ein Blogger dazu aufruft, Artikel zu einem bestimmten Thema zu verfassen. Wer Interesse hat, schreibt in seinem eigenen Blog einen Beitrag dazu, verlinkt auf die Blogparade und trägt damit zu einer regen Diskussion bei.

Die Blogparade von SiN lief bis zum 29. November 2015. Wer damals noch teilnehmen wollte, hatte also ein paar Tage Zeit, um den eigenen Beitrag zu veröffentlichen und „offiziell“ dabei zu sein.

Meine ToDo-Liste

Mein ToDo-System kann man schon gar nicht mehr als eine einfache „Liste“ betiteln. Ich habe in der Vergangenheit ja bereits ein paar Mal über mein ToDo-System berichtet.

• Mein ToDo-System, das nicht nur in der Theorie funktioniert
• Effizientes Zeitmanagement geht heute anders

Mir ist es generell wichtig, dass ein ToDo-System nicht einfach nur schick aussieht oder umfangreiche Funktionen besitzt, die sowieso keiner nutzt. Wichtig ist, dass das System nicht nur in der Theorie funktioniert, sondern wirklich auch in der Praxis. Genau hier liegt oft das Problem.

• Klassische ToDo-Listen: Wer eine klassische ToDo-Liste führt und eine Aufgabe für einen Tag einträgt, an dem sie erledigt sein muss, der kann das machen – bis zu einem gewissen Grad wird es funktionieren. Wenn die Aufgaben zeitlich nicht alle geschafft werden können, so stauen sie sich auf, werden weiter nach hinten geschoben, neue und höher priorisierte Aufgaben trudeln ein und Chaos ist nahezu vorprogrammiert. Wer also extrem viele Aufgaben pro Tag bewältigen muss, wird sich eine flexiblere Lösung suchen müssen. So ging es auch mir – ganz am Anfang.
• Dringlichkeit: Ich habe anschließend ein ToDo-System ausprobiert, bei dem sich die Aufgaben nach Dringlichkeit unterteilen. Auch diese Methode klang in der Theorie super, hatte in der Praxis aber wieder gravierende Lücken. Hat man zu viele Aufgaben, dann kommt es schnell so weit, dass fast alles entweder dringend oder wichtig ist. Den ganzen Tag ist man damit beschäftigt, dringende und wichtige Aufgaben zu erledigen, und fragt sich zwischendurch, wann man jemals wieder dazu kommen soll, auch Aufgaben zu erledigen, die als nicht dringend und nicht wichtig eingestuft sind, aber dennoch erledigt werden müssen – irgendwann halt.
• 3 Ziele: Eine weitere Methode, die lange Zeit sehr beliebt war (und bei vielen noch immer ist), ist das Setzen eines großen Ziels pro Woche und drei Aufgaben pro Tag. Klingt super einfach, oder? Der Clou: Das System ist auch einfach und eigentlich auch super. Wenn da nicht wieder das liebe „Aber“ wäre, denn wer sich aus täglich 50 Aufgaben drei Aufgaben aussuchen soll, hat sicherlich einen recht ruhigen Tag, aber blöderweise bleiben die anderen 47 Aufgaben dennoch liegen und stauen sich von Tag zu Tag weiter an. Was soll man tun? Ich habe es probiert – aber ihr könnt euch vorstellen, dass schon ein Tag gereicht hat, um das System sofort über Bord zu werfen, weil es schlichtweg nicht machbar ist, sich in einem derartigen Alltag wirklich nur auf 3 Aufgaben zu konzentrieren.

Das kann’s doch nicht gewesen sein.

Ich war felsenfest überzeugt, dass es Leute geben muss, die genau das Problem haben, was ich auch habe.

Ein ToDo-System, das auch in der Praxis funktioniert

Damals hatte ich ein ToDo-System gefunden, das für mich im Alltag funktionierte – auch an Tagen mit vielen Aufgaben.

Damit ich mein System anwenden kann, brauchte ich das passende Tool. Ausprobiert habe ich

• Things
• Wunderlist
• OmniFocus
• Trello
• Producteev
• und viele weitere

Hängengeblieben bin ich dann bei Podio, einem System, das mir die Freiheit gibt, alles so umzusetzen, wie ich es brauche – aber dennoch übersichtlich und einfach ist.

Warum dieses System Gold wert ist

Damals war Podio das Tool meiner Wahl. Es gehörte zu meiner Tagesroutine und war oft in einem eigenen Tab geöffnet, damit ich den Überblick über meine Aufgaben behielt.

Ich wusste damals immer,

• welche Aufgaben heute noch auf mich warten
• welche Aufgaben ich generell noch erledigen muss
• welche Aufgaben ich als Nächstes machen muss

Mein Ziel war es damals allerdings, den Tag nicht einfach nur so zu planen, dass ich wusste, welche Aufgaben ich erledigen musste – sondern auch, wann ich sie erledigen wollte. Dabei knüpfe ich dies jedoch nicht an bestimmte Uhrzeiten, denn ich bin überzeugt, dass ToDo-Listen dieser Art nur sehr bedingt funktionieren.

Besser ist es, die Aufgaben

• so effizient wie möglich
• so zeitsparend wie möglich

zu erledigen. Zeitsparend aber nur deswegen, um die eigenen Ressourcen zu schonen (nicht, um noch mehr Aufgaben zu erledigen).

Für mich bedeutete mein damaliges ToDo-System eine Erleichterung, die sich durch den Tag zog. Nichts schwirrte mir im Kopf herum, an das ich nachts spontan dachte. Alles war aufgeschrieben und organisiert – so konnte ich beruhigter schlafen.

Damals hatte ich den Eindruck, mit diesem System weniger Aufgaben zu vergessen oder zu lange aufzuschieben. Das war meine persönliche Erfahrung mit meiner damaligen Arbeitsweise.

Meine wertvollste Waffe

Die wertvollste Waffe meines damaligen ToDo-Systems waren nicht die Deadlines oder die Prioritäten, sondern meine Labels. Diese Labels erinnern ein wenig an Getting Things Done, allerdings in stark abgewandelter Form.

Alle Aufgaben werden mit einem Label versehen, welches definiert, in welche Art von Tätigkeit diese Aufgabe fällt.

• Alle Aufgaben sind nach Art der Tätigkeit gelabelt.
• Alle Labels besitzen prägnante und einprägsame Farben.
• Die Aufgaben werden gebündelt und damit effizienter erledigt.

Das war alles – mein damaliges Geheimnis. Zu dieser Zeit schaffte ich nach eigener Einschätzung mit diesem System etwa 40–70 Aufgaben pro Tag und kam dabei nicht ins Schleudern.

Wichtig ist, dass du deine eigenen Labels findest und definierst – das hat auch bei mir recht lange gedauert, da ich erst alles nach Kategorien, dann nach Projekten, dann nach Kunden und dann nach Dringlichkeit sortiert hatte. All das scheiterte, denn irgendwo stieß ich immer an Grenzen.

Dann folgten die Tätigkeiten und das System passt immer noch.

Kleine Extra-Info: Bei mir sind es insgesamt neun verschiedene Labels, die meine Arten von Tätigkeiten beschreiben. So schreibe ich nicht 10x am Tag verstreut eine Mail, sondern bündele das meistens, sodass ich eine Mail nach der anderen und damit auch einen Mail-Task nach dem anderen abhake.

Dann delegierte ich auch alles gleichzeitig – ich kümmerte mich morgens um das Auslagern, tagsüber konnten Aufgaben extern erledigt werden und vor Feierabend prüfte ich die Ergebnisse. Das ist deutlich effizienter, als würde ich nach anderen Systemen arbeiten und dann viel länger auf Erledigung oder Rückmeldung warten.

Auch sortiere ich mir die Labels nach einer bestimmten Reihenfolge, die wiederum von meinem persönlichen Arbeitsrhythmus bestimmt ist.

Jeder von uns kennt seinen Körper am besten und wir wissen, wann wir in Höchstform sind und wann unsere typischen Tiefs. Nutze dieses Wissen und label deine Aufgaben deinem Rhythmus entsprechend.