Tage sind einfach viel zu kurz. Du kennst das, oder? Die Aufgaben häufen sich, du ackerst und ackerst, aber geschafft hast du dennoch nur einen Teil von dem, was du eigentlich wolltest.

Das Zauberwort: Produktivität.

Die Möglichkeiten: Unendlich.

Damit du wertvolle Zeit sparst, erfährst du in diesem Blog-Beitrag,

• welche Methoden zur besseren Produktivität es gibt
• welche Methoden sinnvoll sind
• wie du diese Methoden einsetzt
• wie du mit den besten Methoden produktiver wirst

1 – Getting Things Done – GTD

Eines der bekanntesten Systeme, wenn es um Produktivität geht, ist das System “Getting Things Done” von David Allen. Ich könnte dir jetzt viel darüber erzählen, wer der Mann war, was das System ausmacht, wie es entstand und alle Regeln und Grundsätze aufzählen.
 

Stattdessen erzähle ich dir, ob das System für dich geeignet ist und wenn ja, wie du damit starten kannst.

Ist GTD etwas für mich?

Wenn du dich in den folgenden Punkten wiederkennst, dann könnte GTD etwas für dich sein:

• Ich erledige lieber Dinge, statt ewig zu planen.
• Ich habe viele Aufgaben zu erledigen.
• Ich bevorzuge eine einfache Umsetzung eines Systems für mehr Produktivität.
• Ich sehne mich nach Entlastung im beruflichen Alltag.
• Ich möchte nicht nur meine Zeit besser organisieren, sondern vor allem mich selbst.
• Ich komme mit Prioritäten und Methoden speziell in diesem Bereich weniger gut klar.
• Ich suche nach einer flexiblen Methode, die mir hilft, produktiver zu sein.
• Ich möchte das System an meine Bedürfnisse und Situation anpassen können.
• Ich möchte nicht extra spezielle Fähigkeiten und Fertigkeiten erlernen oder erlangen, ehe ich das System anwenden kann.
• Ich möchte keine spezielle Software nutzen oder bestimmte Vorlagen, um produktiver zu sein.

Wenn du viele oder zumindest einige dieser Punkte mit Ja beantwortet hast, dann frage dich auch dies:

• Bin ich ein Mensch, deren linke Hirnhälfte stark ausgeprägt ist?
• Habe ich die Geduld, mich in das System ein wenig einzuarbeiten?
• Bin ich konsequent genug, mich nicht in den Möglichkeiten des Systems zu verlieren, sondern setze meinen Plan zeitnah und bewusst in die Tat um?
• Pflege ich das System regelmäßig, damit es seine Wirkung entfalten kann?

Wenn du diese Fragen ebenfalls mit Ja beantwortet hast, dann darfst du die Braut jetzt quasi küssen.

Wie starte ich mit GTD?

Um mit Getting Things Done durchzustarten, ist es wichtig, ein paar wenige Grundsätze zu verinnerlichen:

Das ist im Endeffekt schon alles. Doch jetzt der Reihe nach.

1) Alles aus dem Kopf verbannen

Wer viele Aufgaben hat, der merkt sich diese bis zu einem gewissen Grad ohne Probleme. “Ich hab alles im Kopf” ist ein beliebter Satz. Ich war auch lange so. Ich habe mir viel gemerkt, ja fast alles. Aber eben nur fast. Irgendwann war “fast” einfach nicht mehr genug, denn das bisschen “fast”, was ich mir nicht gemerkt habe, war wichtig. Mist.

Wer versucht, sich auf sein Business zu konzentrieren und dabei produktiv zu arbeiten, darf allerdings nicht die ganze Zeit darüber nachdenken, möglichst nichts zu vergessen. Der Kopf ist beschäftigt. Viel zu beschäftigt. Warum sollte er produktiv arbeiten, wenn du eigentlich darüber nachdenkst, dass du noch Milch kaufen wolltest. Warum sollte er dir helfen, dich zu konzentrieren, wenn dir zwischendurch immer wieder Dinge einfallen, die du eigentlich schon vor Wochen erledigen wolltest, aber dort nicht mehr wusstest?

Mit GTD verbannst du all diese Informationen aus deinem Kopf, speicherst sie um und lagerst sie dort, wo sie wirklich gebraucht werden. Und nein, das ist nicht in deinem Kopf.

Das GTD-System speichert alle deine Aufgaben logisch und zuverlässig, für dich immer greifbar und verfügbar und noch dazu außerhalb deines Kopfes und auch fernab deines Bewusstseins. Perfekt! Jetzt hast du den Kopf frei und die Ruhe, wirklich durchzustarten.
 

2) Der nächste und nächste und nächste Schritt

GTD lebt davon, stets die nächsten Schritte zu definieren. Dabei geht es nach diesem System nicht nur darum, berufliche Aufgaben zu konkretisieren, sondern alle deine Aufgaben. Suche dir ein System, das alle deine Aufgaben bündeln und abbilden kann. Ich arbeite dafür mit Podio und bin extrem begeistert. Allerdings habe ich mittlerweile mein eigenes ToDo-System entwickelt, über das du hier mehr erfährst.

Betreten Aufgaben und zu erledigende Dinge deine “Welt”, dann ist es nach GTD deine Aufgabe, diese in Schritte zu unterteilen. Lege Aufgaben an – egal was es ist.

• Du musst einen Anruf erledigen?
• Du musst ein Angebot schreiben?
• Du musst etwas erledigen?
• Dir fällt etwas ein, was du einfach nur erledigen möchtest?
• Du solltest mal etwas Bestimmtes erledigen?

Lege all das ab! Lege es weg aus deinem Bewusstsein und rein in dein System. Getting Things Done.

3) Pflege dein System

GTD (und eigentlich fast jedes andere System auch) lebt davon, dass du es hegst und pflegst, aktualisierst und betreust. Vernachlässigst du deine Pflege oder nimmst die Sache nicht ernst genug, dann wird es nicht funktionieren – das System wird unzuverlässig und du trittst auf der Stelle.

Wenn du wirklich produktiver werden möchtest und mit diesem System arbeiten willst, dann pflege es zu 100 % und sei dabei zuverlässig und ehrlich – auch dir selbst gegenüber. Niemand kontrolliert dich. Du selbst musst dich kontrollieren.

4) Du willst mehr wissen?

Wenn du mehr über Getting Things Done erfahren möchtest und vor allem wissen willst, wie man es wirklich praktisch und realistisch im Alltag anwendet, dann trage dich jetzt in meinen E-Mail-Newsletter ein. Dort erfährst du am schnellsten, wenn es einen neuen Blog-Beitrag gibt. Einen Beitrag, in dem ich auch das GTD-System in einer umfangreichen Serie genauer vorstellen werde.

Wie bereits gesagt geht es mir überhaupt nicht darum, dir nur Theorie zu vermitteln. Das hilft dir nicht. Das brauchst du nicht. Du brauchst wirklich anwendbare Tipps und Strategien, die dich in deinem Alltag ernsthaft voranbringen. Ich würde mich freuen, dir zu helfen!

2 – Sei aktiv

Eine Methode, deutlich produktiver zu arbeiten, ist es, ganz einfach aktiv zu sein. Dabei geht es weniger um das “Tun” und “Anfangen”, sondern um das aktive Leben. Produktivität zeigt sich nicht nur im Berufsalltag und darin, wie Aufgaben erledigt werden.

Auch das Drumherum spielt für die Produktivität eine große Rolle.

3 – Wechsle den Ort

Wer sich im Produktivitätsloch befindet, kennt das. Die Decke fällt einem auf den Kopf und gefühlt möchte keine Idee, kein Gedanke, kein Text funktionieren. Gerade für viele Unternehmer, die im Bereich Kommunikation und Kreativität unterwegs sind, ist es schwer. Kreativität zu sein ist harte Arbeit. Wer schon einmal stundenlang nach einer Einleitung gesucht hat oder quälend lange vor einem leeren Dokument saß, der weiß, wovon ich spreche.
 

Was ist das Problem?

• Ablenkungen
• die falsche Stimmung
• Lärm

… und vieles mehr. Was oftmals hilft: Ein Tapetenwechsel!

Oftmals kann es hilfreich sein, an einen Ort zu wechseln, der ganz bewusst keine (stabile) Internetverbindung besitzt. Wer mit einem leeren Kopf vor dem Rechner sitzt, kann mit deaktivierter Internetverbindung konzentrierter denken und schneller Ideen bündeln.

4 – Halt dich nicht auf

Ich glaube jeder von uns kennt das. Ich kenne das vor allem beim Schreiben. Jahrelang habe ich früher sehr genau und detailliert vorbereitet, was ich schreiben möchte. Ich habe Artikel teilweise mehrere Tage liegengelassen, ehe mir irgendwann die zündende Idee für einen ersten Satz eingefallen ist. Die Fertigstellung hat allerdings logischerweise noch mal eine gefühlte Ewigkeit gedauert, da auch die nachfolgenden Sätze nicht gerade sprudelten.

Besser ist es heute: Das Konzept steht, die Idee dahinter ebenso. Das reicht aus. Jetzt wird angefangen! Keine Einleitung? Egal, kann man auch später schreiben. Noch keine Überschrift? Auch nicht so dramatisch – die ist schließlich wichtig und da kann es förderlich sein, erst den Artikel zu formulieren, ehe man sich an dieses teilweise wichtigste Element macht.

Wichtig ist es jetzt nur, dass du – sofern du in diesem Bereich arbeitest oder etwas Ähnliches machst – anfängst, anfängst und anfängst. Nichts bringt dich weiter, wenn du vor deinem Rechner sitzt und nicht weißt, wie du anfangen sollst, ob es schon gut genug ist, ob es perfekt genug ist. Darüber kannst du dir später den Kopf zerbrechen.

5 – Lös alle deine Blockaden

Wer blockiert ist, kann nicht arbeiten. So einfach ist das. Es gibt wohl kaum einen kreativen oder unternehmerischen Job, in dem man sich konzentrieren und wirklich produktiv sein kann, wenn einem etwas Belastendes und Bedrückendes auf der Seele liegt.

Schließ Frieden mit deiner Blockade und profitiere anschließend davon, produktiver zu sein. Quäle dich nicht mit unangenehmen Gedanken und vertröste dich auf “später”, wenn du diese Blockaden auch jetzt lösen könntest. Natürlich kostet das wieder Zeit und Zeit ist bekanntlich große Mangelware bei uns. Allerdings wirst du deutlich entspannter, konzentrierter und natürlich auch produktiver zu Werke gehen können, wenn du deine Blockaden, unangenehmen Gedanken und alle Dinge verbannt und erledigt hast, die dich belasten.

Beispiele?

• Du musst irgendwann die Tage beim Finanzamt anrufen und eine eher unangenehme Sache klären? Schieb es nicht auf. Erfinde keine Ausreden. Tricks dich nicht selbst aus. Ruf einfach an, erledige diese Sache und sie ist raus aus deinem Kopf.
• Du wolltest dich schon ewig mal bei einem alten Freund melden, hast es aber nie getan und langsam ein schlechtes Gewissen? Das kennen wir alle. Wir wissen aber auch, dass es immer schlimmer wird und nicht besser. Das schlechte Gewissen bleibt. Erledige diese Sache doch einfach schnell. Schreib eine Nachricht oder verabrede dich für ein Telefonat um 18 Uhr nach Feierabend. Geht ganz einfach, löst Blockaden und vielleicht hast du sogar noch eine sehr angenehme Zeit mit einem netten Gesellen.
• Du musst mit Jemandem sprechen, aber es “scheint” erst mal nicht so wichtig? Wenn etwas angeblich nicht wichtig erscheint, dir aber dennoch andauernd im Kopf rumspukt, dann solltest du es nicht länger ignorieren und aufschieben, sondern erledigen. Vielleicht es logisch betrachtet nicht so wichtig, vielleicht ist es auch auf den ersten Blick nicht so wichtig, aber scheinbar ist es deinem Unterbewusstsein sehr wichtig. Es lenkt sich ab, also löse diese Blockade und mach deinen Kopf frei.

Wenn du denkst, dass dich so etwas viel Zeit kostet, dann hast du Recht. Denkst du, es kostet dich zu viel Zeit? Nein! Zu viel nicht. Zeit, ja, aber sie ist sinnvoll. Den restlichen Tag kannst du konzentriert und vielleicht sogar unmittelbar deutlich produktiver arbeiten. Probier es einfach mal aus.
 

6 – Dringend oder wichtig?

Bevor ich angefangen habe, mit meinem eigenen ToDo-System zu arbeiten, habe ich strikt nach dringenden Aufgaben, wichtigen Aufgaben, Aufgaben zum Delegieren und mehr gearbeitet. Dringend und Wichtig – meine absoluten Stützpfeiler.

Mittlerweile ist dieses System an seine Grenzen gelangt, denn bei einer gewissen Menge an Aufgaben und bei dem Druck, dass nahezu alles im Business dringend und/oder wichtig ist, klappt es mit der Prio leider nur noch bedingt. Die Weiterentwicklung dieses und anderen Systemen hat für mich schlussendlich den Erfolg gebracht, aber dennoch ist es schon jetzt für dich ein perfekter Einstieg.

Du hast alle deine Aufgaben vor dir. Priorisiere sie.

• Was ist wirklich dringend? Dringend ist alles, was DRINGEND jetzt oder sehr bald erledigt sein muss. Muss – nicht sollte, nicht möchte.
• Was ist wirklich wichtig? Dringende Aufgaben sind immer auch wichtig, das ist klar. Wichtig ist aber nicht gleich dringend. Dringend ist fast schon zeitlich kritisch. Wichtig wiederum hat eine hohe Bedeutung.

Lerne den Unterschied dieser beiden Ausdrücke und du kannst deine Aufgaben perfekt priorisieren und abstufen. Erledige dringende Aufgaben zuerst, wichtige danach, versuche parallel zu delegieren, was geht und alles, was Zeit hat, auf später zu verschieben.

Du darfst allerdings den Zeitpunkt nicht verpassen, ab dem das System nicht mehr funktioniert. Schiebst du täglich viel zu viele bzw. fast alle Aufgaben in Dringend oder Wichtig, dann ist es zu viel. Dein System greift nicht mehr und du solltest es weiterentwickeln. Wie das geht, werde ich im Blog ebenfalls häufiger behandeln, daher kannst du dich gerne für meinen E-Mail-Newsletter registrieren, um stets auf dem Laufenden zu sein.

7 – Lass dich nicht ablenken

Es gibt wohl kaum ein wichtigeres Kriterium im Bereich der Produktivität als das Thema Ablenkung. Wenn du produktiver und effektiver sein möchtest, ist sie dein Feind. Dein absoluter Feind.

Allerdings relativiere ich das gleich ein wenig, denn ich bin kein Freund davon, das E-Mail-Programm abzustellen, die Telefonleitung zu kappen und mir eine komplette News-Diät zu verschreiben. Ich bin überzeugt, dass es anders geht. Mein Alltag gibt mir Recht. Er funktioniert super und das, obwohl ich eigentlich immer erreichbar bin und alles lese, was ich möchte.

8 – Konzentriere dich auf eine Sache

Multitasking ist toll – keine Frage. Machen wir 10 Dinge gleichzeitig, dann haben wir auch stets das Gefühl, 10x so produktiv zu sein. Die Realität sieht allerdings leider anders aus (schade, eigentlich). Fakt ist, dass es sinnvoller ist, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, diese abzuschließen, sich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren usw. Diese eine Aufgabe machst du richtig, vollständig, super! Dann erst widmest du dich der nächsten und nächsten und nächsten.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man mit diesem System deutlich motivierter bleibt. Wer konzentrierter an einer Aufgabe arbeitet, kann diese schneller abschließen als würde er parallel 5 Aufgaben bearbeiten. Schneller abschließen bedeutet kleine Zwischenerfolge und die wiederum geben deiner Motivation einen Push.

9 – Denke voraus

In diesem Beitrag habe ich sehr viel über meinen optimalen Tagesablauf verraten und darüber, wie ich mich selbst strukturiere. Darin erkläre ich auch, warum ich es so wichtig finde, sich bereits abends auf den nächsten Tag vorzubereiten.
 

Mit Gedanken an die Arbeit ins Bett gehen? WUHA, denkst du dir? Ich halte das nicht für so schlecht, zumal ich nicht mit den Gedanken ins Bett gehe, sondern mit den Gedanken in den Feierabend. Ich ordne meinen Tag, lasse ihn Revue passieren, horche in mich hinein, wie es sich anfühlt.

• Lief der Tag gut?
• Hat alles geklappt?
• Bin ich mit dem, was ich geschafft habe, zufrieden?
• Bin ich auch mit den Ergebnissen zufrieden?
• Was lief nicht gut?
• Was kann ich morgen besser machen?
• Was werde ich konkret morgen tun?

Dabei geht es gar nicht darum, den ToDo-Plan im Kopf zu haben oder zwangsweise abends für den nächsten Tag zu erstellen (wobei ich genau das täglich mache, um nicht erst morgens darüber nachzudenken, womit ich starte, sondern ruhigen Gewissens ins Bett gehen kann). Es geht darum, dass du abends ein paar Minuten nutzt, um Vergangenes zu verinnerlichen. Diese Minuten wirst du sonst am nächsten Morgen – wenn du frisch und munter am Rechner sitzt – vergeuden. Hier ist meistens deine produktivste Zeit, abends wiederum ist Denken doch genau das Richtige, oder nicht?

10 – Belohne dich

Wir Menschen leben von Belohnungen – wir schenken uns Dinge, wir kaufen uns Dinge, wir sehen uns Dinge an, wir hören Dinge. Überall und jederzeit gibt es Belohnungen, auf die wir uns freuen. Belohnungen dafür, dass wir konzentriert gearbeitet haben, sollten ebenfalls zu deinem Tag gehören.

Was eine Belohnung für dich darstellt, kann ganz unterschiedlich sein. Die einen lieben es, sich fünf Minuten auf die Terrasse zu setzen (dabei sollten es allerdings auch konsequent fünf Minuten bleiben), die anderen spielen gerne eine Runde Kicker in der Pause. Die nächsten belohnen sich mit einem Eis oder einem Energy-Drink und wieder andere hören mal ein paar Minuten Musik, wenn sie sonst in Stille arbeiten. Du allein entscheidest, wie deine Belohnung aussieht.

11 – Effizient arbeiten, nicht einfach nur mehr

Wer arbeitet, möchte gerne möglichst viel schaffen – das ist klar. Du doch auch, oder? Versuche dabei aber nicht einfach nur mehr zu arbeiten, um mehr zu schaffen, sondern effizienter zu arbeiten, um mehr zu schaffen.

Wer effizient arbeitet, schafft den gleichen Output in der gleichen oder geringeren Zeit. Wer mehr arbeitet, benötigt dagegen mehr Zeit für diesen Output. Das ist nicht dein Ziel. Du willst nicht noch mehr ackern, um mehr zu schaffen. Du willst einfach nur sinnvoll und effizient ackern.