Eisenhower Matrix: Lerne dringend und wichtig zu unterscheiden

Jeder von uns kennt das Gefühl, dass wir gerade eine Aufgabe erledigen, die eigentlich auch hätte warten können. Sie war überhaupt nicht dringend und trotzdem haben wir sie erledigt. Vielleicht hatten wir das Gefühl, dass sie wichtig war. Vielleicht hat unser eigenes Prioritäts-System uns aber auch durcheinander gebracht.

Was es auch ist – du kennst diese Situation, oder? Ich möchte dir helfen, dringend sowie wichtige Aufgaben von zeitlich unkritischen oder sogar unwichtigen Aufgaben zu trennen. Lerne, wie du mit der Eisenhower-Matrix diese Unterteilung vornimmst und wie das Ganze in deinem Zeitmanagement praktisch anwenden kannst.

Woher kommt der Begriff Eisenhower-Matrix?

Viele Zeitmanagement-Methoden gehen namentlich auf eine Person zurück, die die Methode erfunden, entwickelt, weiterentwickelt hat oder anderweitig in Zusammenhang mit der Methode hat.

Die Eisenhower-Matrix wird häufig mit einer Aussage über dringende und wichtige Probleme verbunden, die Dwight D. Eisenhower zugeschrieben wird und sich auf die Worte eines Hochschulpräsidenten beziehen soll. Die genaue Formulierung ist in verschiedenen Versionen überliefert. Daraus lässt sich jedoch nicht ableiten, dass Eisenhower selbst die heute bekannte Vier-Felder-Matrix entwickelt hat. Deshalb gebe ich die Aussage hier nicht als gesichertes wörtliches Zitat wieder.

Was ist das Kernprinzip der Eisenhower-Methode?

Für die Anwendung der Eisenhower-Matrix ist vor allem die praktische Frage hilfreich: Welche Aufgaben brauchen jetzt deine Aufmerksamkeit, welche zahlen auf deine Ziele ein und was kann warten oder jemand anderes übernehmen?

Beim Eisenhower-Prinzip wird daher auch genau danach unterteilt:

• Dringlichkeit
• Wichtigkeit

Da es sich um zwei Begriffe handelt, gibt es demnach vier Kombinationen, wie es etwas sein kann:

• Dringend und wichtig (A)
• Wichtig und nicht dringend (B)
• Nicht wichtig, aber dringend (C)
• Nicht wichtig und nicht dringend (D)

Das Ziel bei der Eisenhower-Methode ist es also, deine To-do’s und Aufgaben in diese vier Bereiche einzuordnen. Anschließend bekommst du Empfehlungen, wie du mit ihnen verfahren könntest. Die Einteilung ist dabei keine objektive Messung: Was wichtig oder dringend ist, hängt von deinen Zielen, Fristen, Folgen und Abhängigkeiten ab. Auch die Einschätzung kann sich ändern, wenn neue Informationen dazukommen.

Die Bedeutung der Zuweisungen nach Eisenhower

Du hast die Aufgaben aus deinem Alltag zugewiesen und weißt jetzt, was wichtig und dringend ist und was nicht? Perfekt, dann geht es nun um die Frage, was du mit diesem Wissen nach der Eisenhower-Methode anstellst.

Jede Zuweisung bedeutet konkret etwas, sodass du weißt, wie jetzt mit den einzelnen Aufgaben zu verfahren ist. Natürlich sind das nur grobe Anweisungen, die sich jederzeit dehnen lassen. Die Eisenhower-Methode ist ein schönes Stützwerk, was dir hilft, deine Aufgaben zu priorisieren und dir klar zu werden, was du theoretisch tun solltest. Ob du so auch verfährst, bleibt selbstverständlich dir überlassen.

• Dringend und wichtig (A): Diese erste A-Kategorie ist beim Eisenhower-Prinzip das Wichtigste. Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig, also Prio 1 bzw. Prio A. Du solltest die Aufgabe im Idealfall sofort selbst erledigen.
• Wichtig und nicht dringend (B): Die B-Aufgaben haben die zweithöchste Priorität, da sie wichtig sind, aber erst mal zeitlich nicht dringend. Die Empfehlung ist, dass du diese Aufgabe terminierst und dann selbst erledigst.
• Nicht wichtig, aber dringend (C): Kommen wir zur dritten Kategorie, die irgendwie dringend ist, aber auf der anderen Seite nicht wichtig. Du kannst versuchen, diese Aufgaben zu delegieren oder zu automatisieren. Delegiere sie nur, wenn die andere Person Zeit, die nötigen Informationen und die passende Entscheidungsbefugnis hat. Vereinbare außerdem, wer bis wann Rückmeldung gibt. Wenn Delegieren oder Automatisieren nicht sinnvoll oder möglich ist, plane die Aufgabe selbst ein oder kläre die Frist.
• Nicht wichtig und nicht dringend (D): Die vierte und letzte Prio-Kategorie sind D-Aufgaben. Diese sind nicht wichtig und nicht dringend. Ideal ist es, wenn du diese Aufgabe nicht bearbeiten musst, du kannst sie eventuell archivieren/ignorieren oder einfach von deinem Plan löschen.

Ein Beispiel für alle vier Felder

Stell dir vor, du planst als Selbstständige den Start einer Angebotsseite:

• Dringend und wichtig (A): Vor dem geplanten Start muss noch ein falscher Preis auf der Seite korrigiert werden.
• Wichtig, aber nicht dringend (B): Du planst die nächste Marketingkampagne, die erst in einigen Wochen startet, und trägst dafür einen Termin ein.
• Dringend, aber für dein aktuelles Ziel weniger wichtig (C): Eine Routineanfrage braucht heute eine Antwort. Wenn eine geeignete Person Zeit, Kontext und Befugnis hat, kannst du sie mit klarer Frist delegieren; sonst bearbeitest du sie selbst.
• Weder dringend noch wichtig (D): Du möchtest gerade eine neue Designfunktion ausprobieren, die weder für den Start noch für ein aktuelles Ziel gebraucht wird. Du kannst sie auf später verschieben oder streichen.

Das Beispiel ist keine feste Schablone: Je nach Ziel, Kundenzusage oder möglichen Folgen kann dieselbe Aufgabe in einem anderen Feld landen.

Also merken wir uns – wir unterteilen Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, sodass vier Kombinationen entstehen. Durch die Priorisierung von A- bis D-Aufgaben wissen wir direkt, wie zumindest nach dem Eisenhower-Prinzip mit der Aufgabe zu verfahren ist.

Was ist das Ziel der Eisenhower-Matrix?

Wenn du deine Aufgaben nach Eisenhower sortieren möchtest, dann kann das deine Effektivität steigern. Dass du effektiver bist und arbeitest heißt konkret, dass du die richtigen Dinge tust (und damit effektiv vorwärtskommst).

Die Eisenhower-Methode ist aber kein Zeitmanagement-Hilfsmittel, welches dabei hilft, effizienter zu arbeiten. Gesteigert wird lediglich die Effektivität. Im zweiten Schritt solltest du dich beim Bearbeiten der Aufgaben um die Effizienz kümmern, bei der es darum geht, die Dinge auch richtig zu tun.

Kann das Eisenhower-Prinzip auch bei dir klappen?

Das Schöne an der Eisenhower-Matrix: Bei vielen Aufgaben hilft dir die Frage, ob sie wichtig und dringend sind, beim Sortieren. Aber nicht jede Aufgabe lässt sich eindeutig zuordnen. Wenn vieles gleichzeitig wichtig und dringend erscheint, schau auf Ziele, Folgen und Abhängigkeiten – und prüfe, ob du Fristen oder den Umfang neu abstimmen kannst.

Du hast Probleme mit der Zuweisung?

Kein Problem, da bist du nicht alleine. Gefühlt ist einfach alles wichtig und dringend natürlich erst Recht. Ich helfe dir dabei, deine Aufgaben zu strukturieren. Schreibe dir im ersten Schritt alle deine Aufgaben auf einen Zettel oder einen digitalen Notizblock.

Dein Ziel ist es nun, dich bei jeder Aufgabe zu fragen, ob sie wichtig ist und ob sie dringend ist. Dabei antwortest du ganz schlicht mit Ja oder Nein.

• Trägt die Aufgabe zu einem wichtigen Ziel bei oder hat sie spürbare Folgen, wenn sie liegen bleibt? Dann ist sie vermutlich WICHTIG.
• Gibt es eine nahe Frist oder konkrete Folgen, wenn du die Aufgabe aufschiebst? Dann ist sie vermutlich DRINGEND.
• Bringt dich die Aufgabe deinen aktuellen Zielen kaum näher und sind die Folgen überschaubar? Dann ist sie vermutlich NICHT WICHTIG.
• Kannst du die Aufgabe ohne größere Folgen später erledigen? Dann ist sie vermutlich NICHT DRINGEND.

Nach diesen Grundsätzen gehst du nun alle deine Aufgaben durch und verpasst diesen einen Sticker, ob sie wichtig, dringend, nicht wichtig oder nicht dringend sind. Hast du das erledigt, geht es nach obiger Grafik um die Einordnung in A, B, C und D.

Du weißt nicht, wie du das Ganze aufschreiben sollst?

Auch das ist ein häufiges Problem, weil die Eisenhower-Box suggeriert, man müsse jede Aufgabe in einen Quadranten zeichnen. Das ist natürlich nicht so, denn du brauchst das Viereck nur für die Zuordnung.

Deine Aufgaben selbst sortierst du in Listen. Am besten folgst du den Empfehlungen, wie mit den Aufgaben zu verfahren ist. Auf diese Weise ergeben sich vier ToDo-Listen für dich:

• A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen (deine Jetzt-Liste)
• B-Aufgaben: selbst am Termin erledigen (deine Termin-Liste)
• C-Aufgaben: mit klarer Zuständigkeit und Frist delegieren oder automatisieren (deine Organisieren-Liste)
• D-Aufgaben: nicht bearbeiten (deine Papierkorb-Liste)

Was sind die Vorteile der Eisenhower-Methode?

Lange Rede, kurzer Sinn – nachfolgend habe ich hier noch einmal die Vorteile der Eisenhower-Box für dich zusammengefasst.

• die Methode ist leicht verständlich
• das Prinzip lässt sich leicht anwenden
• das System benötigt kein spezielles Vorwissen außer diesen Artikel
• du brauchst dich nicht großartig einarbeiten und kannst direkt loslegen
• die Einteilung der Kategorien funktioniert zügig
• du kannst ganz klar Zeitfresser identifizieren
• du weißt, welche Aufgaben strategisch wichtig sind für dich
• du brauchst abgesehen von einem Notizzettel und Stift keine Hilfsmittel
• die Methode lässt sich ideal mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombinieren (bei denen es dann danach um die Erledigung und Effizienz geht)
• die Aufgaben lassen sich leicht auf Listen sortieren und visualisieren

Viele Menschen bezeichnen die Eisenhower-Methode sogar als “gesunden Menschenverstand”. Das bedeutet, dass die Einteilung, was wichtig ist und was nicht, im Grunde genommen nur deinen normalen Menschenverstand unterstützt. Du teilst alles in deinem Leben mit Sicherheit schon in diese Kategorien ein, nur dass dich die Eisenhower-Matrix ganz konkret dabei unterstützt, es noch genauer zu machen.

Gibt es Kritik an der Eisenhower-Matrix?

Es gibt unzählige Zeitmanagement-Systeme, sodass es die eine perfekte Wahl natürlich nicht gibt. Aus diesem Grund konkurrieren viele Systeme miteinander und jeder Mensch muss die Variante für sich selbst finden, die gut zum eigenen Charakter, aber auch gut zum Leben und Business passt.

Kritik gibt es dabei so gut wie an jeder Methode, denn wo Vorteile sind, sind die Nachteile natürlich auch nicht weit. Im Falle der Eisenhower-Methode wird Folgendes bemängelt:

• theoretisch sollte durch ein gutes Zeitmanagement-System verhindert werden, dass überhaupt jetzt dringende Aufgaben anfallen
• je nach Situation kann vieles gleichzeitig dringend und wichtig wirken – die Einteilung bleibt subjektiv und sollte mit Blick auf Ziele, Folgen, Fristen und Abhängigkeiten geprüft werden
• vielen Menschen fällt es schwer, Aufgaben danach zu beurteilen, wie wichtig und zusätzlich wie dringend sie sind
• häufig kommen pro Tag so viele neue Aufgaben dazu, dass es teilweise aufwendig wäre, alles neu nach Eisenhower zu sortieren
• besser wäre es, die Eisenhower-Methode noch weiterentwickelt zu verwenden, indem zum Beispiel die vier Quadranten weitere Abstufungen erhalten – aus A wird wahlweise A, A+, A++ oder A, AA, AAA
• beim Bearbeiten von Aufgaben könnte sich die Priorität und Einschätzung anderer Aufgaben durch neue Informationen verändern

Synonyme und weitere Infos

Wie du schon gemerkt hast, gibt es nicht nur einen Namen für die Eisenhower-Methode, sie kann insgesamt wie folgt heißen:

• Eisenhower-Methode
• Eisenhower-Matrix
• Eisenhower-Prinzip
• Vier-Quadranten-Methode
• Eisenhower-Box

Genauso wie es verschiedene Namen gibt, so wird die Methode auch teilweise ein wenig anders beschrieben.

Die Aufgabentypen werden ebenfalls unterschiedlich beschrieben.

• Dringend und wichtig: Diese Kategorie bzw. dieser Quadrant wird als “A” bezeichnet, aber auch als I.
• Wichtig und nicht dringend: Dieser Quadrant ist B oder II, sodass diese Aufgaben meist als B-Aufgaben oder als II-Aufgaben bezeichnet werden.
• Nicht wichtig, aber dringend: Diese Kategorie nennt man C-Quadrant oder III-Aufgabe.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Das Schlusslicht ist Kategorie D bzw. IV.

Wie findest du diese Methode?

Ich würde mich freuen, wenn du mir verrätst, welche Zeitmanagement-Methode du verwendest oder ob du noch kein System hast? Wie sagt dir die Eisenhower-Methode zu und überwiegen für dich die Vor- oder Nachteile?

Ich freue mich auf deinen Kommentar!

Liebe Grüße