Peer Wandiger von Selbstständig im Netz (bzw. seine Mitarbeiterin und Autorin Susann Merklein) hat zu einer neuen Blogparade aufgerufen. Hierbei geht es um das Thema Zeigt her eure ToDo-Listen. Ein Thema, bei dem ich natürlich nicht widerstehen kann.

Was ist eine Blogparade?

Eine Blogparade ist eine Blogger-Aktion, in der ein Blogger dazu aufruft, Artikel zu einem bestimmten Thema zu verfassen. Wer Interesse hat, schreibt in seinem eigenen Blog einen Beitrag dazu, verlinkt auf die Blogparade und trägt damit zu einer regen Diskussion bei.

Die Blogparade von SiN läuft bis zum 29. November 2015. Wer also selbst noch teilnehmen möchte, hat noch ein paar Tage Zeit, um seinen Beitrag zu veröffentlichen und zumindest “offiziell” dabei zu sein.

Meine ToDo-Liste

Mein ToDo-System kann man schon gar nicht mehr als eine einfache “Liste” betiteln. Ich habe in der Vergangenheit ja bereits ein paar mal über mein ToDo-System berichtet.

• Mein ToDo-System, das nicht nur in der Theorie funktioniert
• Effizientes Zeitmanagement geht heute anders

Mir ist es generell wichtig, dass ein ToDo-System nicht einfach nur schick aussieht oder umfangreiche Funktionen besitzt, die sowieso keiner nutzt. Wichtig ist, dass das System nicht nur in der Theorie funktioniert, sondern wirklich auch in der Praxis.
 

Genau hier liegt oft das Problem.

• Klassische ToDo-Listen: Wer eine klassische ToDo-Liste führt und eine Aufgabe für einen Tag einträgt, an dem sie erledigt sein muss, der kann das machen – bis zu einem gewissen Grad wird es funktionieren. Wenn die Aufgaben zeitlich nicht alle geschafft werden können, so stauen sie sich auf, werden weiter nach hinten geschoben, neue und höher priorisierte Aufgaben trudeln ein und Chaos ist nahezu vorprogrammiert. Wer also extrem viele Aufgaben pro Tag bewältigen muss, wird sich eine flexiblere Lösung suchen müssen. So ging es auch mir – ganz am Anfang.
• Dringlichkeit: Ich habe anschließend ein ToDo-System ausprobiert, bei dem sich die Aufgaben nach Dringlichkeit unterteilen. Auch diese Methode klang in der Theorie super, hatte in der Praxis aber wieder gravierende Lücken. Hat man zu viele Aufgaben, dann kommt es schnell soweit, dass fast alles entweder dringend oder wichtig ist. Den ganzen Tag ist man damit beschäftigt, dringende und wichtige Aufgaben zu erledigen und fragt sich zwischendurch, wann man jemals wieder dazu kommen soll, auch Aufgaben zu erledigen, die als nicht dringend und nicht wichtig eingestuft sind, aber dennoch erledigt werden müssen – irgendwann halt.
• 3 Ziele: Eine weitere Methode, die lange Zeit sehr beliebt war (und bei vielen noch immer ist), ist das Setzen von einem großen Ziel pro Woche und drei Aufgaben pro Tag. Klingt super einfach, oder? Der Clou: Das System ist auch einfach und eigentlich auch super. Wenn da nicht wieder das liebe “Aber” wäre, denn wer sich aus täglich 50 Aufgaben drei Aufgaben aussuchen soll, hat sicherlich einen recht ruhigen Tag, aber blöderweise bleiben die anderen 47 Aufgaben dennoch liegen und stauen sich von Tag zu Tag weiter an. Was soll man tun? Ich habe es probiert – aber ihr könnt euch vorstellen, dass schon ein Tag gereicht hat, um das System sofort über Bord zu werfen, weil es schlichtweg nicht machbar ist, sich in einem derartigen Alltag wirklich nur auf 3 Aufgaben zu konzentrieren.

Das kann’s doch nicht gewesen sein.

Ich war felsenfest überzeugt, dass es Leute geben muss, die genau das Problem haben, was ich auch habe.

Ein ToDo-System, das auch in der Praxis funktioniert

Mittlerweile habe ich mein ToDo-System gefunden und kann endlich glücklich sagen, dass es definitiv auch im Alltag funktioniert – ganz egal, wie viele Aufgaben ich bewältigen muss.

Damit ich mein System anwenden kann, brauchte ich das passende Tool. Ausprobiert habe ich

• Things
• Wunderlist
• OmniFocus
• Trello
• Producteev
• und viele Weitere

Hängengeblieben bin ich dann bei Podio, einem System, das mir die Freiheit gibt, alles so umzusetzen, wie es brauche – aber dennoch übersichtlich und einfach ist.

Warum dieses System Gold wert ist

Gut, Podio ist also das Tool meiner Wahl. Das Tool gehört zu meiner absoluten Tagesroutine und es gibt mittlerweile eigentlich nicht eine einzige Stunde während der Arbeitszeit, in der ich nicht 1x bei Podio vorbeischaue. Eigentlich ist Podio sogar im einzelnen Tab immer offen – man muss ja schließlich überblicken, was der Tag noch für einen hergibt.

Ich weiß immer,

• welche Aufgaben heute noch auf mich warten
• welche Aufgaben ich generell noch erledigen muss
• welche Aufgaben ich als nächstes machen muss

Mein Ziel ist es allerdings, den Tag nicht einfach nur so zu planen, dass man weiß, welche Aufgaben man erledigen muss – sondern auch wann man sie erledigen muss. Dabei knüpfe ich dies jedoch nicht an bestimmte Uhrzeiten, denn ich bin überzeugt, dass ToDo-Listen dieser Art nur sehr bedingt funktionieren.

Besser ist es, die Aufgaben

• so effizient wie möglich
• so zeitsparend wie möglich

zu erledigen. Zeitsparend aber nur deswegen, um die eigenen Ressourcen zu schonen (nicht, um noch mehr Aufgaben zu erledigen).

Für mich bedeutet mein ToDo-System eine Erleichterung, die sich durch den gesamten Tag zieht. Nichts schwirrt mir im Kopf herum, an das ich spontan denke, wenn ich nachts aufwache. Alles aufgeschrieben, alles organisiert, ich kann beruhigt weiterschlafen.

Keine Aufgaben werden vergessen, keine Aufgaben bleiben längere Zeit liegen, keine Aufgaben werden so weit nach hinten verschoben, dass sie irgendwann überfällig werden, keine Aufgaben werden zur falschen Zeit erledigt.
 

Meine wertvollste Waffe

Die wertvollste Waffe meines ToDo-Systems sind nicht die Deadlines oder die Prioritäten, sondern meine Labels. Diese Labels erinnern ein wenig an Getting Things Done, allerdings in stark abgewandelter Form.

Alle Aufgaben werden mit einem Label versehen, welches definiert, in welche Art der Tätigkeit diese Aufgabe fällt.

• Alle Aufgaben sind nach Art der Tätigkeit gelabelt.
• Alle Labels besitzen prägnante und einprägsame Farben.
• Die Aufgaben werden gebündelt und damit effizienter erledigt.

Das ist alles – das ganze Geheimnis. Ich schaffe es mit diesem System, um die 40-70 Aufgaben pro Tag zu erledigen und komme dabei nicht ins Schleudern.

Wichtig ist, dass du deine eigenen Labels findest und definierst – das hat auch bei mir recht lange gedauert, da ich erst alles nach Kategorien, dann nach Projekten, dann nach Kunden, dann nach Dringlichkeit sortiert hatte. All das scheiterte, denn irgendwo gab es Grenzen, an die ich jedes Maß stieß.

Dann folgten die Tätigkeiten und das System passt immer noch.

Kleine Extra-Info: Bei mir sind es insgesamt neun verschiedene Labels, die meine Arten von Tätigkeiten beschreiben. So schreibe ich nicht 10x am Tag verstreut eine Mail, sondern bündle das meistens, dass ich eine Mail nach der anderen und damit auch einen Mail-Task nach dem anderen abhake.

Dann delegiere ich auch alles gleichzeitig – ich kümmere mich also schon morgens um das konsequente Auslagern, während des Tages können Aufgaben extern erfüllt werden und noch vor Feierabend kann ich über die Ergebnisse schauen. Das ist deutlich effizienter, als würde ich es nach anderen Systemen bearbeiten und dann viel länger auf Erledigung oder Rückmeldung warten. Auch sortiere ich mir die Labels nach einer bestimmten Reihenfolge, die wiederum von meinem persönlichen Arbeitsrhythmus bestimmt ist.

Jeder von uns kennt seinen Körper am besten und wir wissen, wann wir in Höchstform sind und wann unsere typischen Tiefs. Nutze dieses Wissen und label deine Aufgaben deinem Rhythmus entsprechend.