Keine Zeit fürs Zeitmanagement? Zwei weitere Schritte – Teil 2

Wer kennt das nicht? Ein besseres Zeitmanagement und Selbstmanagement wäre schon ganz nett, aber genau dafür fehlt oftmals die Zeit. Was erst einmal ironisch klingt, ist für viele Menschen reine Normalität. Geht es dir auch so? Hättest du gerne mehr Zeit, um genau diese Zeit zukünftig besser zu strukturieren und zu ordnen?

Das Gute ist: Es gibt Lösungen für diesen kleinen Teufelskreis. Diese Lösungen sind vielleicht nicht so einfach und vielleicht auch nicht so verlockend, aber sie sind es wert. Im zweiten Teil meiner Artikel-Reihe geht es um weitere Tipps, mit denen du das Problem lösen kannst.

Im ersten Teil der Artikel-Reihe „Keine Zeit fürs Zeitmanagement“ habe ich vorgeschlagen,

• den Begriff „Zeit“ neu zu definieren
• und feste Zeiten einzuplanen.

Im zweiten Teil dieser Artikel-Reihe geht es mit noch mehr Tipps weiter, mit denen sich das Zeit- und Selbstmanagement – trotz Zeitmangel – verbessern oder starten lässt.

Lösung 3: Nimm dir die Zeit und tausche sie ein

Wahrscheinlich kennst du den Spruch auch. Du hast keine Zeit, signalisierst das auch und dann … ist er da … der Spruch, den wir alle „lieben“: „Nimm dir doch die Zeit.“ Ja klar, mach ich. Moment mal …

Ich glaube, du hast diesen Satz wahrscheinlich auch schon sehr oft gehört und dich jedes Mal gefragt, warum das immer so salopp gesagt wird. Zeit nehmen? Witzig! Wo keine Zeit ist, kann man sich auch keine Zeit nehmen, das stimmt.

Wer mir persönlich den Ratschlag gibt, mir doch mal die oder mehr Zeit für XYZ zu nehmen, bekommt von mir meistens auch nur ein müdes Lächeln geschenkt. Wir alle haben 24 Stunden zur Verfügung und neben dem Schlaf lässt sich nicht für jeden Menschen der Tag vollkommen frei und flexibel planen. Viele Strukturen, Termine, Zeitdruck und Co. sorgen dafür, dass „sich ein wenig Zeit nehmen“ zur echten Herausforderung wird.

In meinem damaligen Alltag habe ich manchmal Kleinigkeiten verschoben, um Platz für anderes zu schaffen. Das kann eine Möglichkeit sein, wenn dadurch keine notwendigen Pausen oder Erholungszeiten wegfallen. Was sich verschieben lässt, hängt von der jeweiligen Situation ab.

Wichtig ist, dass du bereits vor dem Start des Eintauschens definierst, was du eintauschen kannst und was du erreichen möchtest.

• Ich möchte heute 10 Minuten Zeit haben, um meinen Posteingang aufzuräumen.
• Ich möchte heute 5 Minuten meinen Feed durchgehen und ein paar Artikel für später speichern.
• Ich möchte heute eine Pause mehr machen und einen Extra-Kaffee trinken.
• Ich möchte heute meine Mutter anrufen und mal wieder 15 Minuten mit ihr quatschen.

All das sind konkrete Wünsche, die du dir vornehmen kannst. Nun geht es darum zu überlegen, mit welchen Tätigkeiten und Bereichen du diese Wünsche eintauschen und sie damit realisieren kannst.

• Ich werde heute 10 Minuten früher aufstehen, damit ich später vor Arbeitsbeginn Zeit habe, meinen Posteingang aufzuräumen.
• Ich werde heute erst später auf Facebook vorbeischauen und mir die ersten 5 Minuten sparen, damit ich im Feed ein paar Artikel für später speichern kann.
• Ich werde heute Telefonate besonders konsequent leiten, um mir fünf Minuten einzusparen und dadurch eine zusätzliche Pause machen und einen Extra-Kaffee trinken zu können.

Vielleicht lässt sich an manchen Tagen ein kurzes Zeitfenster finden; an anderen Tagen ist die verfügbare Zeit bereits verplant. Prüfe, ob du eine Aufgabe verschieben, verkürzen oder auslassen kannst, ohne wichtige Pflichten oder Erholung zu opfern.

15 Minuten für ein Telefonat sind natürlich schon herausfordernder. Bevor du dafür eine Pause kürzt oder früher aufstehst, prüfe lieber, ob du den Termin verschieben, das Gespräch kürzer ansetzen oder eine andere Aufgabe dafür zurückstellen kannst. Und manchmal passt das Telefonat gerade nicht in den Tag – auch das darf eine Antwort sein.

Wenn es aber wirklich nur um fünf Minuten geht, die man hier und da benötigt,

• um sich mal einen Artikel durchzulesen, den man schon so lange lesen wollte
• um mal etwas Schnelles zu sortieren
• um Ordnung in den Posteingang zu bringen
• um eine ToDo-Liste zu erstellen
• um den morgigen Tag durchzuplanen

dann sind diese kleinen Tauschgeschäfte meiner Erfahrung nach Gold wert.

Lösung 4: Arbeite in kleinen Schritten an deinem Ziel

Du kannst ausprobieren, ob dir kleine, regelmäßige Schritte helfen. Gerade beim Zeitmanagement muss nicht alles täglich passieren; nimm dir einen Rhythmus vor, der zu deinem Alltag passt. Ein neues System lässt sich ohnehin nicht von heute auf morgen erlernen oder umsetzen.

Ich habe viele verschiedene Systeme geplant, angeschaut, gelernt und umgesetzt, abgeändert und wieder ausprobiert – um dann nach einer Woche festzustellen, dass ich doch noch einmal etwas anderes ausprobieren möchte. Das ist ein Hin und Her, das ganz normal ist, wenn man sich in der Findungsphase befindet.

Wenn dir kleine Schritte helfen, arbeite in einem für dich machbaren Rhythmus an deinem Ziel. Das muss nicht jeden Tag sein.

Wie stellst du das an? Wenn dir ein fester Zeitraum hilft, reserviere dir für den nächsten Schritt ein passendes Zeitfenster. Vielleicht sind das zehn Minuten; bei anderen Aufgaben brauchst du mehr oder weniger. Du kannst den Termin verschieben oder auslassen, wenn dein Alltag es erfordert.

Der zweite Part – in kleinen Stücken arbeiten – ist allerdings ebenso wichtig, da du dich nicht selbst demotivieren solltest, weil du dir zu viel vornimmst und das nicht alles in 10 Minuten schaffen kannst.

Wenn es dir hilft, kannst du die folgenden sieben Schritte auf mehrere passende Termine verteilen. Sie müssen nicht an aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden. Passe die Reihenfolge und Zeit dafür an deine Aufgaben und deinen Alltag an.

Hast du den Plan aufgestellt, geht es an die ersten Schritte. Definiere ebenfalls in kleinen und schaffbaren Stücken, was du als Nächstes tun möchtest.

• Schritt 1: Lies dich in die ersten Grundlagen ein.
• Schritt 2: Sieh dir die nächsten Informationen an und wähle ein System, das zu dir passt.
• Schritt 3: Richte die Grundstruktur ein.
• Schritt 4: Probiere die wichtigsten Funktionen aus.
• Schritt 5: Übertrage einen Teil deiner aktuellen Aufgaben.
• Schritt 6: Ergänze die übrigen Aufgaben, soweit es gerade sinnvoll ist.
• Schritt 7: Prüfe die Übersicht und ordne Aufgaben nach Bedarf.

Die erste Woche ist vorbei – nun hast du dich langsam eingelesen, geplant, strukturiert, ausprobiert und deine Tasks angelegt. Jetzt kann es theoretisch losgehen.

Arbeite nun mit deinem neuen System und probiere es aus. Nimm dir regelmäßig – zum Beispiel einmal pro Woche – ein paar Minuten Zeit, um die Arbeit zu reflektieren, das System oder die Markierungen anzupassen oder zu entscheiden, ob du etwas ändern möchtest.

Niemand perfektioniert sein Zeit- und Selbstmanagement an einem oder zwei Tagen. Du kannst dein System bei Bedarf anpassen, musst es aber nicht ständig optimieren. Wenn es dich ausreichend unterstützt, darf es so bleiben.

Wie es weitergeht

In Teil 1 der Artikel-Reihe habe ich vorgeschlagen, dass du den Begriff der Zeit neu definierst und dir selbst feste Zeiten einplanst. Im aktuellen zweiten Teil ging es stattdessen darum, dass du ein paar Minuten Zeit eintauschen kannst, um dir selbst freie Zeit zu schaffen. Kleine Schritte können dir beim Erreichen deiner Ziele helfen – in einem Rhythmus, der zu deinem Alltag passt.

Damit stehen in den beiden Teilen vier Anregungen, mit denen du in dein Zeitmanagement einsteigen kannst: den Begriff „Zeit“ neu definieren, feste Zeiten einplanen, kleine Zeitfenster eintauschen und in einem passenden Rhythmus an deinem System arbeiten. Die ersten beiden Schritte findest du in Teil 1 der Reihe.