Wie ich mit nicht planbaren Situationen umgehe (Effizientes Zeitmanagement – Teil 2)

Das ist der zweite Teil meiner damaligen Reihe zum effizienten Zeitmanagement. In Teil 1 habe ich meinen Tagesablauf beschrieben. Hier geht es darum, wie ich mich auf mögliche Risiken vorbereitet habe. Der Beitrag stammt aus dem Jahr 2015 und schildert meine persönliche Erfahrung als Selbstständige. Vorbereitung kann Handlungsspielraum schaffen, aber Unvorhersehbares nicht verhindern.

Nicht planbare Situationen

Im Berufsleben gibt es Situationen, die sich nicht zuverlässig vorhersehen lassen. Ich habe früher versucht, für möglichst viele davon einen Plan im Kopf zu haben. Das hat mir manchmal ein Gefühl von Sicherheit gegeben, aber keine Planung kann auf jede Situation vorbereiten – und ich würde diese Haltung nicht als Regel für alle empfehlen.

Wie ich mich auf mögliche Störungen vorbereite

Nicht planbar bedeutet ja schon, dass wir keinen Einfluss darauf haben, wie es geschehen wird. Im Unternehmeralltag kann zum Beispiel ein Kunde wegfallen, obwohl die Zusammenarbeit bisher gut lief. Gründe dafür können außerhalb des eigenen Einflusses liegen: ein gekürztes Budget, veränderte Ziele oder eine Entscheidung, Leistungen intern zu übernehmen.

Ein einfacher Zeitpuffer lässt sich an einem Projekt verdeutlichen: Liegt die vereinbarte Abgabe am Freitag, kann eine interne Fertigstellung am Mittwoch Raum für Korrekturen oder verspätete Zuarbeit lassen. Das funktioniert nur, wenn Umfang und Frist es zulassen. Ein Puffer bietet etwas Handlungsspielraum, verhindert aber weder Krankheit noch kurzfristige Änderungen oder andere Verzögerungen.

Warum ich mögliche Risiken mitdenke

Ich neige dazu, mögliche Risiken mitzudenken. Für mich war das lange eine Möglichkeit, mich innerlich auf Veränderungen vorzubereiten. Der Gedanke, auf das Beste zu hoffen und zugleich Schwierigkeiten nicht auszublenden, begleitet mich schon lange.

Ich habe versucht, optimistisch zu bleiben und zugleich mögliche Folgen zu bedenken. Nur auf das Beste zu hoffen, ohne mögliche Konsequenzen anzusehen, fühlte sich für mich nicht vollständig an. Gleichzeitig möchte ich mich nicht jede freie Minute mit dem schlimmsten Fall beschäftigen; das wäre mir zu negativ und würde den Blick auf das nehmen, was gerade gut läuft.

Diese Mischung aus Hoffnung und vorsichtiger Planung hat mir oft Sicherheit gegeben. Ich freue mich, wenn alles gut ausgeht und ich einen Plan nicht brauche. Früher habe ich Risiken allerdings sehr weit vorausgedacht. Heute weiß ich: Mit allem rechnen kann ich nicht – und muss ich auch nicht. Ich versuche, nicht jedes denkbare Szenario durchzuplanen, sondern mich auf einige realistische Risiken zu beschränken. Das ist mein persönlicher Mittelweg, keine Empfehlung, es genauso zu machen.

Wie ich mögliche Risiken vorbereite

Wenn mir ein Vorhaben wichtig ist, überlege ich kurz, was es konkret verzögern oder erschweren könnte und was dann mein nächster machbarer Schritt wäre. Das kann ein Plan B sein, muss aber nicht jede Eventualität abdecken. In meiner früheren Arbeitsweise dachte ich manchmal auch über weitere Alternativen nach. Das lag mir, aber ich weiß, dass nicht jeder gern so plant.

Bei wichtigen Vorhaben kann ein einfacher Plan B nützlich sein. Weitere Pläne lohnen sich für mich nur, wenn das Risiko realistisch und der nächste Schritt beeinflussbar ist. Zu viele Szenarien können mehr belasten, als sie helfen. Wenn ein mögliches Problem außerhalb meines Einflusses liegt, kann ich es zwar bedenken, aber nicht durch Planung verhindern.

Und wenn es nicht passiert? Dann bin ich froh, dass ich den Plan nicht gebraucht habe. Vorbereitung kann Handlungsspielraum geben, aber sie nimmt mir die Unsicherheit nicht vollständig ab.

Sinnvoll, aber anstrengend

Das Vorbereiten kann beruhigen, aber auch anstrengend werden. Für mich hilft es, die Planung zu begrenzen: Ich notiere ein oder zwei realistische Risiken und überlege mir jeweils einen nächsten Schritt. Wenn ich merke, dass das Durchspielen mich eher unruhiger macht oder ich nichts beeinflussen kann, versuche ich, damit aufzuhören.

• Wenn ein Kunde wegfällt, kann ein erster Schritt sein, die kurzfristig anstehenden Einnahmen und Ausgaben zu prüfen und zu überlegen, welche Kontakt- oder Akquiseaktivität gerade realistisch ist.
• Wenn ein Fehler passiert, hilft es mir, zuerst zu klären, was noch korrigierbar ist und wen ich informieren muss. Nicht jeder Fehler lässt sich rückgängig machen; dann geht es darum, mögliche Folgen zu begrenzen und daraus zu lernen.

Ich gebe zu: Viel vorauszuplanen fällt mir leicht. Gleichzeitig kann mich die Vorstellung, für alles einen Plan haben zu müssen, auch anstrengen. Deshalb sehe ich das heute als persönliche Neigung, nicht als Empfehlung.

Ich könnte mich darauf ausruhen, dass längere Zeit alles gut gelaufen ist. Die Erfahrung hat mich aber gelehrt, dass sich Situationen ändern können – auch wenn vorher alles sicher und geregelt wirkt. In manchen Fällen hatte ich einen nächsten Schritt oder einen Plan B im Kopf und wusste dadurch eher, was ich tun wollte. Das hat mir Sicherheit gegeben.

Gleichzeitig weiß ich heute, dass ich nicht auf alles vorbereitet sein kann. Ein Plan kann mir helfen, handlungsfähig zu bleiben, aber er verhindert keine Veränderung und nimmt mir nicht jedes Gefühl. Das ist meine Erfahrung; es bedeutet nicht, dass sich alles verhindern oder kontrollieren lässt.

Das Schöne ist: Ich sehe mich trotz meiner Vorsicht nicht als Pessimistin. Ich hoffe auf das Gute im Menschen. Nach außen wirkte ich oft souverän und gefasst, obwohl es in mir brodelte, kochte und trauerte. Ein paar vorbereitete Schritte gaben mir manchmal Halt; auf alles vorbereitet war ich damit nicht.

Nein, ich bin nicht immer souverän – ich bin ein Mensch, der im Inneren brodelt, kocht und trauert. Vorbereitung hat mir in manchen Situationen Halt gegeben, aber sie macht mich nicht unverwundbar und ist kein Rezept, das für alle passt. Ich hoffe weiter auf das Beste und versuche, mit dem umzugehen, was tatsächlich vor mir liegt.