Kundenakquise planen: 3 Schritte für langfristige Kontakte

Gähnende Leere im E-Mail-Postfach, aber eigentlich brauchst du gerade dringend Kunden und Aufträge? Die Versuchung ist groß, spontan anzurufen oder die fünfte Nachfass-E-Mail zu schreiben. Langfristige Akquise beginnt jedoch idealerweise, bevor es dringend wird. In diesem Beitrag teile ich drei Schritte aus meiner unternehmerischen Erfahrung. Sie können dir helfen, deine Akquise planvoller zu gestalten, garantieren aber keine Aufträge. Was funktioniert, hängt unter anderem von deiner Zielgruppe, deinem Angebot und dem richtigen Zeitpunkt ab.

Warum du diesen Artikel lesen solltest

Jeder kennt das Gefühl. Zurzeit läuft alles gut, die Aufträge stopfen das Postfach zu und zumindest theoretisch weißt du gar nicht, wo du anfangen sollst. Perfekt, oder?

Jeden Tag kommen ein paar Aufträge weniger rein, doch dich verunsichert das nicht. Es ist ja noch genug da. Warum also stressen?

Dann wird ein Projekt verschoben. Interne Angelegenheiten, man kennt das ja. Auch nicht schlimm.

Doch dann wechselt der Ansprechpartner, der Kunde ist erst mal auf „Neufindig“, es herrscht Stillstand. Vielleicht läuft es finanziell bei deinem Kunden auch nicht so gut, er pausiert erst mal. Er meldet sich dann später … Kennst du diese Situationen? Wenn ja, dann geht es dir wie mir. Ich lasse mich jedoch nicht aus der Ruhe bringen. Ich plane vor. Ich plane ja generell sehr viel und stehe damit auch langfristig immer gut vorbereitet da – so auch bei der Kundenakquise.

Nimm dir daher ein paar Minuten Zeit, lies diesen Artikel und starte morgen (besser heute) damit, deine Kundenakquise anzukurbeln.

• Verlass dich nicht auf eine derzeit positive Auftragslage.
• Verlass dich nicht auf Kunden und Kontakte, die „bestimmt bald buchen“.

„Bald“ ist ein echt dehnbarer Begriff …

Schritt 1: Starte früh genug

Zu spät beginnen gehört zu den größten Fehlern, die du im Hinblick auf die Kundenakquise tätigen kannst. Viele Unternehmer gehen genau dann auf Kundenakquise, wenn sie Kunden brauchen. Punkt. So einfach.

Blöderweise gibt es Kunden, bei denen die Akquise auch mal locker ein paar Tage, Wochen oder gar Monate dauern kann – Projekte werden vorbereitet, Meetings gehalten, Budgets geplant.

Aus diesem Grund solltest du dich möglichst schon um Akquise kümmern, bevor du Aufträge händeringend benötigst. Überlege zuerst, welche Zielgruppe du erreichen möchtest und welches konkrete Angebot zu ihrem Bedarf passt. Lege außerdem fest, woran du Fortschritt erkennst – zum Beispiel an qualifizierten Gesprächen, passenden Anfragen oder konkreten Angeboten. Das macht die Akquise besser einschätzbar, verspricht aber keinen Auftrag.

2. Schritt: Pflege deine Kontakte

Regelmäßiger, passender Kontakt kann dabei helfen, Beziehungen zu pflegen – er verhindert keine Auftragsflaute und ist kein Ersatz für eine passende Akquise. Eine übersichtliche Liste bestehender Kunden, früherer Kunden und Interessenten kann dir helfen, relevante Gespräche und nächste Schritte im Blick zu behalten. Dafür eignen sich ein CRM-System, ein Kontaktprogramm oder eine Tabelle.

Notiere nur beruflich relevante Angaben, die du für einen klaren geschäftlichen Zweck brauchst, zum Beispiel Ansprechpartner, Angebot, Gesprächsstand und vereinbarte nächste Schritte. Sammle keine privaten Details vorsorglich. Die DSGVO nennt Zweckbindung und Datenminimierung als Grundsätze (Art. 5 DSGVO).

Wie oft du deine Kontakte prüfst, hängt von deiner Arbeit und der Größe deiner Liste ab. Eine feste Kontaktquote pro Woche ist nicht nötig und garantiert keine Aufträge. Wähle einen passenden Rhythmus und melde dich nur, wenn es einen sinnvollen Anlass gibt und die Kontaktaufnahme willkommen ist. Werbliche E-Mails benötigen grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung; das Gesetz sieht eine eng begrenzte Ausnahme für Bestandskunden vor. Prüfe vor dem Versand, ob die Voraussetzungen in deinem konkreten Fall erfüllt sind (§ 7 UWG).

Anlässe zum Kontaktieren

Du bist dir noch nicht sicher, zu welchem Anlass du deine Kontakte behelligen solltest oder kannst? Das ist nicht so schwer, versprochen.

• An frühere Gespräche anknüpfen: Wenn du mit einem Kontakt bereits im Austausch warst und es einen passenden Anlass gibt, kannst du freundlich nachfragen, ob das Thema noch aktuell ist. Achte darauf, ob die Person weitere Nachrichten wünscht und ob der gewählte Kanal für den Zweck zulässig ist.
• Aktuelle Neuigkeiten nutzen: Nutze die beruflichen Netzwerke, in denen deine Zielgruppe aktiv ist. Teile eigene oder fremde Beiträge, wenn sie für deine Arbeit und dein Publikum relevant sind. Du musst nicht wahllos alle Kontakte hinzufügen oder jede Woche überall aktiv sein. Wenn ein bestehender Kontakt etwas teilt, kannst du darauf eingehen, sofern es zum bisherigen Kontakt und zum Anlass passt. Ein Gespräch oder Auftrag kann daraus entstehen, ist aber nicht planbar.
• Noch mal auf Angebote eingehen: Gibt es ein passendes Angebot, zu dem du noch keine Rückmeldung erhalten hast? Wenn ein Nachfassen zum bisherigen Kontakt passt und rechtlich zulässig ist, kannst du einmal freundlich nach dem Stand fragen. Vereinbarte nächste Schritte und die Wünsche deines Gegenübers geben den Rahmen vor. Bleibt eine Antwort aus oder kommt ein Nein, respektiere das und hake nicht endlos nach.
• Notiere nur, was du für einen klaren geschäftlichen Zweck wirklich brauchst: Halte beruflich relevante Angaben wie Ansprechpartner, Angebot, Gesprächsstand und vereinbarte nächste Schritte aktuell. Sammle nicht vorsorglich private Details, Geburtstage oder Veranstaltungsbesuche. Beachte dabei Zweckbindung und Datenminimierung.

Wann du wen kontaktieren solltest

Beim Planen hilft es, den letzten Austausch im Blick zu behalten. Das Datum allein sollte aber nicht darüber entscheiden, wen du kontaktierst: Wichtiger sind ein passender Anlass, der bisherige Austausch und die Wünsche der jeweiligen Person.

• Prüfe, ob es einen aktuellen, passenden Anlass für eine Kontaktaufnahme gibt.
• Berücksichtige den bisherigen Austausch und die Wünsche deines Kontakts. Ein Nein oder eine Bitte um keine weitere Nachricht solltest du respektieren.

Schritt 3: Bleib bei passenden Kontakten im Gespräch

Ich kenne viele großartige Unternehmer, die fantastische Dienstleistungen anbieten, eine sehr hohe Qualität gewährleisten können, schon lange auf dem Markt sind, aber dennoch zu wenig Aufträge haben.

Woran kann das liegen?

Ganz einfach: Einige von ihnen sind überzeugt, dass Kunden zu uns kommen und nicht umgekehrt.

„Stimmt ja auch“, wirst du jetzt vielleicht denken. Ja, das stimmt. Viele Kunden kommen zu dir und zu mir und zu vielen anderen Unternehmern, wenn sie genau die Dienstleistung benötigen, die wir anbieten. Und sie kommen, wenn sie wissen, dass genau du diese Dienstleistung bietest.

Doch was ist, wenn die Kunden

• eine Dienstleistung suchen, aber nicht mehr wissen, wer das denn damals war, der das erledigt hat?
• händeringend etwas suchen, aber ihnen niemand mehr sagen kann, wie die Kontaktperson hieß?

Nichts ist dann. Nichts passiert. Die Kunden werden sich (zumindest in vielen Fällen) nicht mehr erinnern und auch nicht in alten E-Mails kramen oder sonst welche Kanäle durchsuchen.

Sie nehmen den ersten Weg, der sich ihnen bietet.

Was ist der erste Weg?

Richtig, sie suchen nach einem neuen Dienstleister. Und schwupps – du bist aus dem Rennen. Obwohl eigentlich DU die perfekte Person gewesen bist (und vielleicht auch schon mal für diesen Kunden warst), um genau diese Dienstleistung zu erfüllen. Aber gemeldet hat er sich trotzdem nicht.

Ein praktisches Beispiel

Erst vor wenigen Tagen habe ich eine Ausschreibung eines ehemaligen Kunden gesehen, der nach einem Texter gesucht hat. Ich habe in der Vergangenheit bereits für ihn geschrieben und zufrieden war er seiner Aussage nach auch. Warum hat er sich also nicht direkt bei mir gemeldet? Wäre doch sinnvoller gewesen. Einfacher für ihn.

Dennoch hat er eine Ausschreibung gemacht.

Ich hätte jetzt

• die Ausschreibung beleidigt ignorieren können, weil ich denke, dass ihm meine Qualität doch nicht gut genug war
• eine wütende Nachricht schreiben können, warum er nicht gleich sagen kann, dass meine Qualität nicht ausreichend ist
• denken können, dass er mich vielleicht persönlich einfach nicht leiden kann und deswegen bewusst nicht geschrieben hat

Puh, ich könnte mir noch viele Gründe ausdenken, was man alles in so einer Situation denken kann. Ich gebe zu, gedacht habe ich das natürlich auch … aber eben nur gedacht.

Danach habe ich weitergedacht: Was hält mich davon ab, mal nachzufragen? Nett zu sein? Höflich zu bleiben? Einfach mal abzuklopfen, was der Grund ist. Es gibt ja nicht viele Möglichkeiten, wie er darauf reagieren kann.

Entweder

• ignoriert er meine Nachricht (gut, dann wüsste ich Bescheid und kann es entsprechend notieren)
• patzt er mich unfreundlich an (klare Ansage, Notiz folgt)

Oder … er freut sich über meine Kontaktaufnahme, ist überrascht oder einfach neutral und nutzt diese Chance bzw. Gelegenheit für sich.

Vielleicht hat dein ehemaliger Kunde deine Nachricht als hilfreiche Erinnerung empfunden. Ob das so ist, kann man von außen nicht wissen – und natürlich schuldet dir niemand einen Auftrag. Eine kurze, freundliche Nachfrage kann ein Gespräch eröffnen, wenn sie zum bisherigen Kontakt passt.

Gekostet hat es mich lediglich ein freundliches Hallo, zwei Sätze Text und einen wohlgesonnenen Smiley.

Und die Moral von der Geschichte?

Und was soll das Beispiel zeigen?

Es zeigt, dass Kunden zwar auf dich zugehen, wenn sie genau deine Dienste benötigen und wenn sie noch wissen, wer du bist und wie sie dich erreichen.

Sie kommen allerdings nicht auf dich zu, wenn sie nur einen dieser Punkte nicht mehr wissen. Das wiederum hat nichts mit dir persönlich oder deinen Fähigkeiten zu tun. Das ist menschlich, mehr als menschlich sogar. Ich weiß nicht, wie oft ich schon einen Namen vergessen habe … böse habe ich das aber nie gemeint.

Also, wer flüstert deinem potenziellen Neukunden jetzt einen Namen ins Ohr, wenn er händeringend nach einem Angebot sucht? Du.

Wer bringt ihn auf die Idee, dass dein Angebot möglicherweise genau das Richtige für ihn ist? Du.

Wenn du mit passenden Kontakten in Verbindung bleibst, fällt es ihnen leichter, sich an deine Arbeit zu erinnern und dich bei Bedarf wiederzufinden. Das ist jedoch keine Garantie für spätere Aufträge. Pflege Beziehungen respektvoll und nur über Kanäle, die für diesen Kontakt und Anlass geeignet sind.

In meiner Erfahrung haben sich aus solchen persönlichen Nachfragen schon gute Gespräche ergeben. Das ist meine Erfahrung und keine verlässliche Prognose: Manchmal entsteht ein Auftrag, manchmal bleibt es bei einem kurzen Austausch oder es kommt keine Antwort.

Zum Schluss

Plane deine Akquise möglichst früh, halte fest, welche Kontakte und Angebote wirklich zu deinem Geschäft passen, und bleib respektvoll im Austausch. Beobachte, ob daraus qualifizierte Gespräche, Angebote oder Aufträge entstehen, und passe deinen Ansatz an. Keine Kontaktfrequenz und keine einzelne Nachricht kann Kundengewinnung garantieren.

Die frühere Anmeldeaufforderung zum E-Book „Meister der Kundenakquise“ habe ich entfernt: Im Beitrag war kein Anmeldeformular mehr vorhanden, und die damaligen Angebotsangaben ließen sich hier nicht verlässlich prüfen.