Könnt ihr euch noch an meinen Blog-Beitrag erinnern, in dem es um effizientes Zeitmanagement ging? In diesem Beitrag habe ich beschrieben, dass es Jahre gedauert hat, ehe auch ich mich so organisieren konnte, dass es mich beruflich voranbringt, aber auch im Privatleben für ein gutes Gefühl sorgt. Ich habe euch versprochen, mehr über meinen optimierten Tagesablauf und auch mehr über weitere Inhalte zu verraten. Los geht’s!

Blog-Beitrag: Effizientes Zeitmanagement geht heute anders

Mein persönlicher Tagesablauf

In meiner E-Mail-Reihe zum Thema ToDo-System habe ich euch verraten, mit welchem ToDo-System ich arbeite, warum ich dieses System gewählt habe, wie ich meine täglichen Aufgaben damit plane, auch wann ich sie plane und mit welcher Struktur ich sie schlussendlich erledige. Ich habe außerdem erläutert, warum es dabei so gut funktioniert, dass keine Aufgaben unerledigt bleiben oder überfällig werden. Wenn du diese E-Mail ebenfalls erhalten möchtest, trage dich jetzt in den roten Kasten auf der rechten Seite oder am Bildschirmende mit Namen und E-Mail-Adresse ein und erhalte alle Infos schon bald in dein Postfach.

Heute wiederum geht es darum zu erfahren, wie sich der optimale Tagesablauf gestaltet. Auch für mich heißt „effizient arbeiten“ nicht gleichzeitig auch „viel arbeiten“, wobei ich gestehen muss, dass ich durchaus zu den Leuten gehöre, die viel arbeiten, dabei aber auch viel Spaß haben. Optimiert ist mein Tagesablauf mittlerweile so effizient, dass ich fast keine Minute verschwende oder so verbringe, dass ich nicht sagen würde … ja, kann man wieder so machen.

Was „optimiert“ nicht bedeutet

Wichtig für mich ist es allerdings, klarzustellen, dass ich mit einem optimierten Tagesablauf nicht meine, dass ich jede einzelne freie Minute damit verbringe, zu arbeiten und meine Aufgaben bestmöglich in den Tag zu optimieren. Darum geht es nicht. Es geht stattdessen darum, die Aufgaben möglichst sinnvoll und möglichst organisiert zu integrieren, um meine eigene Kraft zu schonen und meine Zeit besser und sinnvoll aufzuteilen.

1. Mein Start in den Tag

Optimal – und darum geht es ja – startet mein Tag immer um die gleiche Uhrzeit. Ich bin ein Gewohnheitstier und das bedeutet für mich, dass ich besonders gut planen und auch optimieren kann, wenn ich weiß, was mich erwartet. Wenn ich mir eine feste Uhrzeit setze, um aufzustehen, dann halte ich diese Uhrzeit. Natürlich springe auch ich nicht wie eine wildgewordene und putzmuntere Elfe aus dem Bett, aber ich bin auch kein Freund der Sleep-Funktion meines Weckers. Stattdessen setze ich mir eine feste Uhrzeit und sehe zu, dass ich innerhalb der nächsten 30 Minuten mit oder ohne Kaffee vor dem Rechner sitze.

Ich habe eine feste Uhrzeit, die ich als meinen persönlichen Arbeitsbeginn ansehe – und das, obwohl ich locker zwei Stunden länger schlafen könnte oder auch mal eine viertel Stunde später ins Büro gehen könnte … mich hält ja niemand davon ab, ich bin auch niemandem Rechenschaft schuldig. Und doch ist es ein gutes Gefühl und vor allem ein Gefühl der Ordnung, wenn ich genau weiß, um welche Uhrzeit ich womit beginne. Probiert es aus – läutet euren Arbeitstag zu einer festen Zeit ein und gebt euch selbst das Gefühl, „zur Arbeit zu gehen“, auch wenn euer Home-Office als Unternehmer in den eigenen vier Wänden liegt.

2. Der organisatorische Part

Die erste halbe bis dreiviertel Stunde meines Tages gestaltet sich in der Regel immer gleich. Da ich mit einem bestimmten System arbeite, wie ich ich meine Aufgaben erledige, verwalte und bereits am Vorabend plane, weiß ich morgens immer, mit welchen Dingen ich beginnen muss. Auch hier ist Routine für mich persönlich mein Zauberwort, denn durch die Tatsache, dass ich immer gleiche Abläufe befolge (die ich mir selbst gesetzt habe), muss ich nicht darüber nachdenken, mit welchen Dingen ich mich als nächstes beschäftige. Ergo = Zeit gespart.

Jeder ist morgens in einer anderen Verfassung, daher würde es keinen Sinn machen zu „bestimmen“, mit welchen Tätigkeiten du am besten in den Tag starten solltest. Bei den einen sind es die E-Mails und die ToDo’s des Tages sowie Aufgaben zum Delegieren oder schon einmal „anstoßen“ und bei den anderen sind es ausschließlich kreative Aufgaben, weil morgens der Kopf noch frei ist. Ich gehöre zu den Menschen, die morgens erst einmal delegieren, organisieren und überblicken – so starte ich meiner Empfindung nach durchdachter in den Tag und bin vor „ach stimmt ja“-Situationen sicher.

3. Die erste Phase

Habe ich meine morgendlichen Aufgaben erledigt, geht es meistens an den Part, der nicht in Routine zu fassen ist, da er nicht planbar ist, sich von Tag zu Tag unterscheidet und auch schlecht zeitlich kalkulierbar ist. Hier würde ich gerne noch mal auf meinen Newsletter verweisen, in dem ich über 2.000 Wörter genau zu diesem ToDo-Thema versende und dir genau erläutere, mit welchem System ich wie und wann meine Aufgaben verwalte und dir Schritt für Schritt erkläre, wie ich es schaffe, damit perfekt organisiert zu arbeiten. Nach genau diesem System erledige ich nun am Vormittag die ersten Aufgaben.

Auch hier scheiden sich bekanntlich die Geister, denn es gibt Personen, die nun definitiv empfehlen würden, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu machen. Ich kann das auf der einen Seite bestätigen, da es wirklich ein schönes Gefühl ist zu wissen, dass man die schwersten Sachen des Tages bereits erledigt hat. Es ist auch ein schönes Gefühl zu wissen, dass der große Batzen des Tages schon mal weg ist und nur noch „Kleinzeug“ wartet. Dieses Kleinzeug kann dir allerdings früher oder später das Genick brechen, wenn es eventuell Überhand nimmt oder schlichtweg zu viel wird. Im blödesten Szenario erledigst du zwar gewissenhaft deine großen Aufgaben, beispielsweise die Ausarbeitung eines Plans oder die Erstellung von längeren Texten, aber durch die Tatsache, dass so etwas auch mal etwas länger dauern kann, bleiben wieder andere, kleinere Aufgaben liegen.

Diese kleineren Aufgaben sind es allerdings, die uns oftmals besonders viel Zeit kosten, wenn sie sich anhäufen oder überfällig werden. Ich verfolge daher eher den Plan, dass ich morgens alles erledige, was ich auf den Weg bringen kann (Angebote verschicken, Mails verschicken und später zurück-antworten, Aufgaben delegieren usw.). So habe ich 1) den Kopf schon einmal frei für die wichtigen Aufgaben des Tages und beschäftige mich innerlich nicht mehr mit Kleinzeug und 2) haben Kunden, Kollegen und Co. genug Zeit, im Verlaufe des Tages auf meine Mails und Aufgaben zu reagieren, sodass es möglicherweise am Nachmittag schon spruchreife Ergebnisse gibt.

4. Auch Pause muss sein

Ich tue mich mit dem Thema Pause selbst ein wenig schwer und muss gestehen, dass ich nicht immer ein Vorzeige-Unterenhmer bin, wenn es darum geht, ausreichende Pausen zu machen. Dennoch: Pausen müssen sein. Allerdings bin ich nicht unbedingt der Ansicht, dass es stundenlange Pausen sein müssen und auch nicht zwangsweise alle 30 Minuten für 5 Minuten. Natürlich gibt es auch hierzu wieder viele verschiedene Meinungen und jeder sollte genau das tun, was sich für ihn persönlich und körperlich am besten anfühlt – doch für mich hat es sich bewährt, ausgeschlafen und mit einem leckeren Kaffee zu starten, den Vormittag konzentriert zu arbeiten (mit gelegentlichen Aufsteh-Pausen, die in Summe über die Stunden verteilt nicht mehr als 20 Minuten betragen), um mittags eine längere Pause zu machen.

Auch hier gibt es wieder verschiedene Methoden und Möglichkeiten, wie ihr eure Pausen verbringen könnt. Die einen sind überzeugt, dass absolute Funkstille vom Rechner das Beste ist, die nächsten raten dazu, einen Mittagsschlaf zu machen. Auch hier wieder meine Erfahrung: Macht genau das, wonach euch der Sinn steht. Pause bedeutet Pause … Pause von Organisation und Pause von Mustern, Routine und Vorgaben. Pause ist eure Zeit, um genau das zu machen, wonach euch in diesem Moment der Sinn steht. Habt ihr Hunger? Dann esst Mittag. Habt ihr noch keinen Hunger, dann esst halt später Mittag. Seid ihr müde? Legt euch ein wenig hin und startet danach wieder frisch und munter weiter. Habt ihr das Bedürfnis nach frischer Luft? Macht einen Spaziergang. Möchtet ihr ein wenig surfen, Nachrichten schauen oder an eurem Buch weiterlesen? Dann macht genau das. Es ist eure Pause und niemand sollte euch daher vorschreiben dürfen, wie ihr diese Pause genießen sollt.

Natürlich ist es wichtig, regelmäßig (und damit meine ich nicht oft, nicht selten, sondern einfach nur regelmäßig) Pausen einzuschieben, in denen ihr mal gemütlich eine Minute die Augen zumacht und diese entspannt. Auch sind Pausen wichtig, in denen ihr beispielsweise mal für zwei Minuten ans Fenster geht und etwas frische Luft schnappt, euch einen Tee macht oder euch mal kurz reckt. Doch dafür braucht es keine Anleitung. Euer Körper wird euch das Gefühl früh genug vermitteln, dass eine Pause sinnvoll ist. Schreibt euch auf, wann ihr euch nicht mehr konzentrieren könnt und macht eine Pause. Schreibt euch auch auf, wann ihr müdet werdet, wann ihr Hunger bekommt und wann ihr gefühlt nicht mehr sitzen könnt. Erstellt ein kleines Arbeitsbuch, in dem ihr für ein paar Tage niederschreibt, zu welchen Uhrzeiten ihr in welcher Leistungsform seid – ihr werdet sehen, jeder von uns hat seinen persönlichen Rhythmus, der sich schnell und leicht herausfinden lässt. Wenn ihr abhängig von diesem Rhythmus arbeitet, steigt eure Produktivität ganz automatisch – und zwar ohne, dass euch jemand sagt, um wie viel Uhr ihr genau 5 Minuten Pause machen müsst und wann ihr statistisch gesehen Mittagspause machen solltet.

5. Endspurt am Nachmittag

Für mich bedeutet der Nachmittag auch gleichzeitig Endspurt. Ich habe meine Aufgaben am Abend organisiert, starte meinen Tag morgens mit Kaffee und organisatorischen Dingen, erledige danach wichtige anstehende Aufgaben und entspanne mich je nach Lust und Laune in einer ca. einstündigen Mittagspause. Der Nachmittag bedeutet für mich nun wieder volle Konzentration, denn es ist die Endspurt-Phase. Die Phase, in der die Aufgaben-Liste kleiner wird und auch kleiner werden sollte, denn das Wichtigste müsste geschafft sein. Nun geht es darum, auch den Nachmittag effizient zu gestalten und möglichst all das zu schaffen, was du dir persönlich vorgenommen hast.

Das wiederum ist Sache einer effizienten ToDo-Planung, die voll, aber nicht zu voll sein sollte – herausfordernd, aber immer schaffbar. Der Nachmittag ist bei mir meistens auch die Zeit, in der ich mich (je nach ToDo-Stand) auch Dingen widmen kann, für die meist keine Zeit bleibt – gerade zwischen 16 und 17 Uhr klappt das oftmals.

Man gerät hier gerne in Versuchung, Tasks vorzuziehen, die eigentlich keine Eile haben, aber die jetzt noch gemacht werden könnten, weil ein ganzer Nachmittag wie unendlich viel mögliche Zeit wirkt. Im Endeffekt ist ein Nachmittag aber auch nur ein paar Stunden lang, daher sollte auch diese Zeit nicht vergeudet werden, indem du deine ToDo-Planung über den Haufen wirst. Besser ist es, sich an die selbst gesetzte Struktur zu halten und diese – sofern das System für einen selbst nicht aufgeht – zu überdenken und zu überarbeiten, um anschließend erneut konsequent nach Plan zu arbeiten.

6. Der Feierabend naht

Kurz vor Feierabend ist meine Zeit, um den nächsten Tag zu planen. Warum ich das abends mache und nicht am Morgen in aller Frisch? Ganz einfach. Ich möchte morgens sofort effizient in den Tag starten, ohne meine Zeit dafür zu investieren, eine halbe Stunde zu planen, was ich heute tun werde. Diese Planung ist zwar extrem wichtig, lässt sich aber auch erledigen, wenn man nicht zu 100 % fit ist. Ergo: Für mich die beste Zeit kurz vor Feierabend, da ich den Kopf für neue Aufgaben frei habe (da der Tag geschafft ist) und ich relativ geschafft bin und demnach die Aufgaben in aller Ruhe planen kann. Wenn ich morgens fit und wach in den Tag starte, verbringe ich meine Zeit gerne mit Dingen, die mich aktiv voranbringen und für die ich viel Konzentration benötige – Planung gehört daher zu den Aufgaben am Abend.

7. Es ist Feierabend

Was Feierabend für dich bedeutet, solltest du (genauso wie Pausen) selbst entscheiden dürfen. Für die einen heißt Feierabend, dass sie den Rechner komplett ausschalten, sich vor den Fernseher setzen und den Abend ausklingen lassen. Die nächsten verbringen ihren Feierabend mit einem guten Online-Spiel am Rechner, die nächsten mit dem Partner quatschend am Tisch und die nächsten mit einem Spaziergang mit dem Hund. Jeder hat es verdient, seinen Feierabend genauso zu gestalten, wie es für ihn am entspanntesten ist.

Auch hier solltest du dich nicht verpflichtet fühlen, auf alles zu hören, was im Internet geschrieben steht. Man rät dir beispielsweise, dass du auf keinen Fall Zeit am Rechner verbringen solltest, wenn du den ganzen Tag am PC arbeitest und abends Feierabend hast. Warum nicht? Klar, du solltest deine Augen ein wenig schonen, aber das machst du nachts und vor dem Schlafen sowieso. Du solltest außerdem schauen, dass dein Stresspegel nach unten geht und dass du etwas tust, was dich entspannt.

Wenn das Arbeit ist bzw. die Arbeit an eigenen und nicht verpflichtenden Projekten ist – dann tu es. Wenn das Online-Spiele sind, was soll’s – tu es! Es ist deine freie Zeit und du kannst diese Zeit genauso gestalten, wie du magst. Lass dir nicht erzählen, dass du bestimmte Aktivitäten machen oder nicht machen solltest, wenn du Erholung haben möchtest.

Erholung definiert sich bei wirklich jedem einzelnen Menschen anders und daher sind auch alle Tipps der Welt nur für einen Teil der Menschen gedacht. Wieder andere Menschen halten diese Tipps für gar nicht entspannend und könnten dabei nur den Kopf schütteln. Was für den einen Feierabend bedeutet, muss es nicht zwangsweise auch für den anderen sein. Wichtig ist, dass du dich selbst entspannt, ganz nach deinem persönlichem Empfinden – dabei versuchst, deinem Körper einen erholsamen und gesunden Schlaf zu gönnen und die freie Zeit zu genießen.

Mein optimaler Tagesablauf

Das ist die Gestaltung meines optimalen Tagesablaufs, bei dem ich mich zwar an feste Zeiten, Regeln und Routinen halte und meine Arbeit strikt nach ToDo’s erledige, aber in allen anderen Belangen frei und aktiv entscheide. Das tut mir gut und das bedeutet eine stressfreie Arbeitszeit für mich, dazu einen entspannten Feierabend und einen noch produktiveren Folge-Tag. Was will man mehr?

Ich würde mich freuen, wenn auch du mir von deinem Arbeitstag erzählst und in den Kommentaren beschreibst, wie dein optimaler Tagesablauf für dich aussieht und welche „Baustellen“ du für dich persönlich noch lösen möchtest.

Wie es weiter geht

Im nächsten Teil der Blog-Reihe rund um das Thema „effizientes Zeitmanagement“ geht es um das Thema, wie ich mit nicht planbaren Situationen umgehe.

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