Kosten sparen, Prozesse verschlanken: So gelingt eine effiziente Verwaltung

17. Dezember 2021

Effizient, bürgerfreundlich und zuverlässig: Das sind nur einige Anforderungen, die an die öffentliche Verwaltung gestellt werden. Eine effektive Organisation ist maßgeblich für optimale Arbeitsabläufe. Dabei sollten verschiedene Abteilungen Hand in Hand arbeiten, um Prozesse zu beschleunigen und den Bürgerservice zu verbessern. Doch wie gelingt das – bedenkt man, dass vielerorts Datensammlungen noch in Ordnern vorliegen und eine kommunenübergreifende Vernetzung Zukunftsmusik ist?

Faktoren einer effizienten Verwaltung

Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung wachsen mit zunehmender Digitalisierung und dem daraus resultierenden Zusammenwachsen der Welt. Papierberge waren gestern, vernetzte Datenbanken sollen heute dabei helfen, Kosten und Ressourcen zu sparen. Oberstes Ziel sollte es sein, die Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürgern beziehungsweise Unternehmen zu optimieren. Kurze Entscheidungswege sparen Zeit und Geld – und sie erhöhen letztendlich den Output in der Verwaltung.

Moderne Verwaltungen verfügen über enorme Datenmengen, die es gilt, strukturiert und zugleich unter Einhaltung aktueller Datenschutzregelungen, zu sammeln und an berechtigte Personen zu verteilen. Im Sinne effizienter Arbeitsläufe tragen die folgenden Faktoren einen unschätzbaren Teil dazu bei:

  • Standardisierte Abläufe: Sie sichern Transparenz und helfen dabei, selbst komplexe Prozesse mit geringen Fehlerquoten abzuarbeiten. Eine Voraussetzung dafür sind eindeutig formulierte Arbeitsanweisungen.
  • Digitalisierung des Formularwesens: Aktenordner voller Papiere sind das Gegenteil einer effizienten Verwaltung. Mit dem Regierungs­programm „Digitale Agenda 2020“ möchte die Bundesregierung die Digitalisierung der Verwaltungen vorantreiben. Es wurde 2016 ins Leben gerufen und hat seitdem zahlreiche Behörden bei der Umstellung von analogen auf digitalen Dokumenten unterstützt. Dazu gehören behördeninterne Anwendungen wie die E-Akte sowie die Schaffung von technischen Infrastrukturen, um die Kontaktaufnahme und die Informationsweitergabe an Bürgerinnen und Bürger zu optimieren.
  • Fokussierung auf die Kernaufgaben: Ob die Organisation einer Abteilung gestrafft werden soll oder kommunale Betriebe sich neu aufstellen – es hat sich bewährt, Aufgaben auszugliedern, damit der Betrieb sich auf das Wesentliche konzentrieren kann; schließlich steht dafür das Know-how zur Verfügung. Verzweigte und verwandte Tätigkeiten lenken davon ab und erwirtschaften in der Regel weniger Output.
  • Optimierung von Kontaktpunkten: Die Servicequalität zu verbessern, sollte auf jeder Agenda zur Effektivitätssteigerung in der Verwaltung führen. Dazu zählt es auch, die Erreichbarkeit zu verbessern – zum Beispiel, in dem die Kontaktmöglichkeiten erweitert werden.

So lassen sich Prozesse effizienter gestalten

In den vergangenen Jahren hat sich im Bereich der Verwaltungsoptimierung bereits viel getan. Insbesondere die Digitalisierung birgt ein hohes Potenzial, sie zu modernisieren, Prozesse zu beschleunigen und kostensparender zu gestalten. Das sogenannte E-Government soll eine bürger- und wirtschaftsfreundliche Verwaltung auf den Weg bringen. Beispiel Rheinland-Pfalz: Die Landesregierung führte den elektronischen Rechtsverkehr ein, bietet die Nutzung sämtlicher Verwaltungsdienstleistungen online an und schuf bereits die Voraussetzungen, Anträge komplett papierlos stellen zu können. Die Effekte: Immense Zeit- und Geldeinsparungen. Allein der Papieroutput kann so um Millionen von Tonnen gesenkt werden, was letztendlich die Umwelt schont. Bis 2022 ist geplant, dass Bürgerinnen und Bürger mit einem Nutzerkonto sämtliche Leistungen der Landesverwaltung nutzen können.

Beispiel Belegpflicht: So lässt sich der Papieraufwand minimieren

Seit 2020 besteht, wie schon ready2order berichten, die sogenannte Belegpflicht, auch als Bonpflicht bekannt. Das Gesetz sieht nicht nur vor, dass Kunden ein Kassenbon ausgehändigt werden muss. Vielmehr umfasst es die Pflicht, zu jeder Buchung einen Beleg anzufertigen und diesen dem Kunden oder Bürger verfügbar zu machen. Das Ziel: Manipulationen und Steuerhinterziehungen sollen verhindert werden.

Die Belegpflicht verursacht Papierberge und einen hohen Aufwand, zum Teil jedoch auch Erleichterungen. Ist eine elektronische Registrierkasse mit TSE (Technischer Sicherheitseinrichtung)-Zertifizierung vorhanden, entfällt der Nachweis, dass die Aufzeichnungen korrekt sind. Eine Befreiung ist nur in bestimmten Fällen möglich. Doch die Belege müssen nicht zwingend in Papierform vorliegen. Eine Umstellung auf digitale Rechnungen kann den Aufwand signifikant senken. Wichtig: Der Beleg muss dem Kunden zugehen, unabhängig davon, ob er Zugriff auf digitale Dienste hat. Ein Ausdruck muss folglich dennoch möglich sein. So senkt der digitale Nachweis den Aufwand nicht auf null, minimiert ihn jedoch wesentlich.

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