Wenn von Effizienzsteigerung in Unternehmen die Rede ist, denken die meisten an Bereiche wie Produktion, Vertrieb oder allenfalls noch das Rechnungswesen. Die Personalabteilung steht dabei regelmäßig weniger im Fokus. Das ist bemerkenswert, hat doch gerade die Performance des HR-Bereichs einen wesentlichen Einfluss darauf, wie Mitarbeiter ihren Arbeitgeber erleben. Tatsächlich gibt es in vielen Unternehmen Bereiche, in denen Effizienzsteigerungen im Personalwesen möglich und sinnvoll sind.

Was sind die größten Hürden für ein effizientes Personalwesen?

HR-Mitarbeiter sind häufig mit Verwaltungstätigkeiten beschäftigt wie der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, der Aktenführung, der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen oder der Pflege von Stammdaten. Problematisch ist, dass viele dieser administrativen Tätigkeiten oftmals auf Zuruf und dann sehr kurzfristig erledigt werden müssen – am besten sofort! Dadurch bleibt weniger Zeit für Aufgaben wie Mitarbeitersuche, strategische Personalentwicklung oder die Arbeit an der Unternehmenskommunikation und -kultur.

Das ist problematisch, weil darunter letztlich die Mitarbeiterzufriedenheit und auch die externe Positionierung des Unternehmens als Arbeitgeber leiden. Davon abgesehen werden Ressourcen nicht optimal eingesetzt. Zusammengefasst sind die größten Effizienz-Hindernisse Prozesse, die nicht standardisiert ablaufen, und die inadäquate Einbindung von HR-Ressourcen in Routine-Abwicklungen und Verwaltungstätigkeiten, die qualifizierte Fachkräfte eigentlich gar nicht benötigen, sondern nur blockieren.

Was kann man tun, um die Effizienz im Personalwesen zu erhöhen und mehr Zeit zu gewinnen?

Sinnvoll ist es, Routinearbeiten und rein administrative Tätigkeiten soweit wie möglich in Systeme zu bringen, zu automatisieren, zu standardisieren und dadurch die Mitarbeiter im Personalbereich zeitlich wie inhaltlich zu entlasten. Um Prozesse schlanker und effizienter zu machen, bieten sich Lösungen an, die einen Umweg über Mitarbeiter des HR-Bereichs nicht mehr brauchen. Dies kann zum Beispiel dadurch erfolgen, dass Mitarbeiter bei einfachen Anfragen an die Personalabteilung automatische Kommunikationssysteme bis hin zu Chatbots nutzen können.

Auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften kann spürbar vereinfacht werden, wenn Zwischenschritte über den Personalbereich entfallen, indem zum Beispiel direkte Zugriffe auf Personalakte zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen eingeräumt werden oder standardisierte Vertragsmuster zur Verfügung stehen.

Hilfreich ist es auch, wenn einzelne Systeme bestmöglich mit anderen vernetzt sind. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Stammdatenänderungen in Personalverwaltungssystemen automatisch in anderen Anwendungen zur Verfügung stehen.

All dies ist letztlich mit mehr Wertschöpfung für das Unternehmen verbunden. Denn alle Beteiligten können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und haben die Zeit, sich um Dinge zu kümmern, die einen Einfluss auf die Wertschöpfung im Unternehmen oder dessen Weiterentwicklung haben.

Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung?

Mithilfe der Digitalisierung lassen sich Prozesse sehr weitgehend automatisieren. Beispiele für die Prozessautomatisierung im HR-Bereich findet man auf der Homepage von Haufe.

Die Digitalisierung ermöglicht zum Beispiel die automatisierte Dokumentenerstellung und effiziente Dokumentenablage. Textvorlagen können direkt aus Systemen erstellt und automatisch versendet werden. Spezialisierte Software kann sogar Gesetzesänderungen automatisch in Vorlagen umsetzen.

Besonders interessant sind Anwendungen wie die digitale Personalakte. Diese ermöglicht es, Unterlagen an einem Ort zentral aufzubewahren und einzelnen Personen nach einem abgestuften Berechtigungskonzept zeit- und ortsunabhängig Zugriff zu gewähren. Diese digitalen Personalakten lassen sich modular erweitern bis hin zu Systemen, die voll automatische Workflows zum Beispiel für Genehmigungsprozesse vorsehen, oder Employee-Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeiter selbst Stammdatenänderungen oder sonstige Meldungen vornehmen können. Ein weiteres Beispiel ist ein digitalisiertes Bewerbungsmanagement, wo Bewerber ihre Unterlagen hochladen können, die dann im weiteren Recruitingprozess automatisch verarbeitet werden.

Durch die insgesamt effizienteren Prozesse kommt es zu einer starken Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit. Die automatisierten Abläufe führen auch zu einer niedrigeren Fehleranfälligkeit, sowie zu Kosteneinsparungen. Sie sind auch regelmäßig sicherer: Die Systeme sind so gestaltet, dass sie einschlägigen rechtlichen Anforderungen (z.B. datenschutzrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen) entsprechen und auch dahingehend laufend aktualisiert werden. Dadurch ist die Compliance im Unternehmen wesentlich besser gewährleistet als bei manuellen Prozessen.