Heute  geht es mit einem weiteren Teil meiner Artikel-Serie „effizientes Zeitmanagement“ weiter. Vorgestellt habe ich diese Reihe in meinem Blog-Beitrag, in dem ich beschreibe, dass effizientes Zeitmanagement heute anders geht. Dabei ging es auch um die Frage, wie ich meinen optimalen Tagesablauf gestalte. Dieses erste Thema habe ich im vergangenen Blog-Beitrag bereits beantwortet – heute ist das zweite Thema an der Reihe.

Blog-Beitrag: Effizientes Zeitmanagement geht heute anders

Wie sich mein optimaler Tagesablauf gestaltet [Effizientes Zeitmanagement – Teil 1]

Nicht planbare Situationen

Im heutigen Teil geht es um das Thema, wie ich mit nicht planbaren Situationen umgehe. Was nicht planbar bedeutet, kann sich mit Sicherheit jeder von euch vorstellen. Nicht planbar ist alles, was ihr nicht vorhergesehen habt, was unerwartet kommt oder kam und auch alles, was definitiv gerade zur absolut falschen Zeit kommt. Von solchen Situationen gibt es viele im Leben und gerade im Berufsleben kann es uns teilweise einiges kosten, wenn wir auf nicht planbare Situationen stoßen.

Mich persönlich bringen nicht planbare Situationen nicht aus der Ruhe, da ich für jede berufliche Situation einen Plan im Kopf habe. Wirklich für jede? Ja, für jede. Das mag übertrieben sein, vielleicht auch albern oder total unnötig. Für mich hat es sich bewährt.

Wie ich nicht planbare Situationen dennoch plane

Nicht planbar bedeutet ja schon, dass wir keinen Einfluss darauf haben, wie es geschehen wird. Im Unternehmer-Bereich könnte das wie folgt aussehen:

Ihr freut euch über einen neuen Kunden, arbeitet an neuen Projekten und genießt die Zeit. Über die Zukunft macht ihr euch keine Gedanken, da der Kunde häufig und deutlich vermittelt hat, lange Zeit mit euch arbeiten zu wollen. Alles super! Blöderweise kommt es wie gewohnt anders als man denkt, daher kann es passieren, dass euch dieser Kunde dennoch verlorengeht, weil er beispielsweise kein Budget mehr zum Buchen hat, weil es bei ihm generell schlecht läuft, weil er seine Ziele und Pläne verändert hat und es jetzt selbst macht – es gibt unendlich viele Gründe, warum ein euch eigentlich sehr loyal eingestellter Kunde doch abspringen könnte. Daran müsst ihr dann gar nicht Schuld sein – das ist ja das Problem an der Sache, die nicht planbare Situation, mit der ihr nicht gerechnet habt.

Und nun? Was tun? Damit hatte wirklich niemand gerechnet …

Warum wir mit allem rechnen sollten

Ich bin ein Mensch, der generell mit (fast) allem rechnet. Dabei bin ich überhaupt kein Pessimist, überhaupt nicht. Eigentlich bin ich ein sehr, sehr realistisch eingestellter Optimist.

Mein Lieblings-Zitat: Rechne mit dem Schlimmsten, aber hoffe das Beste.

Schon als Kind kannte ich dieses Zitat von Arthur Schopenhauer und fand bereits damals, dass es die Welt sehr treffend beschreibt. Noch heute halte ich mich an diesen Vorsatz und hoffe immer und überall, dass das Beste passiert.

Statt allerdings kopflos und naiv durch die Welt zu laufen und darauf zu hoffen, dass alles gut wird, nehme ich auch den zweiten Teil des Zitates sehr ernst. Ich rechne immer und überall mit dem Schlimmsten.

Beide Eigenschaften für sich alleine finde ich nicht richtig. Nur auf das Beste zu hoffen und nicht ansatzweise über zukünftige Konsequenzen, über Situationen und Möglichkeiten nachzudenken, finde ich naiv. Jede freie Sekunde mit dem Schlimmsten zu rechnen und im Umkehrschluss nicht ein einziges Mal auf das Beste zu hoffen, allerdings viel zu negativ.

Genau der Mittelweg ist es, der mich zu dem gemacht hat, was ich bin. Ich bin ein Optimist und hoffe immer darauf, dass alles gut wird. Ich drücke mir und allen anderen Menschen im Geiste stets die Daumen. Ich bin aber auch ein Realist und rechne vorsichtshalber immer mit dem Schlimmsten. Das hat mich sehr oft gerettet …

Wie man mit dem Schlimmsten rechnet

Wenn man das Beste hofft, muss ich bestimmt nicht erklären. Ich glaube, das kann jeder von uns – sich die Daumen drücken, hoffen und daran glauben, dass es schon gut wird. Doch sich auf das Schlimmste vorbereiten, das ist eine andere Geschichte. Viele denken, dass diese Eigenschaft nur etwas für Pessimisten ist.

Ich kann euch versichern: Das ist sie nicht. Ich bin kein Pessimist, nicht mal ansatzweise. Aber ich blicke realistisch auf die Welt und auch auf mein berufliches Umfeld und auf mich selbst. Das bedeutet, dass ich die Dinge kritisch betrachte, wenngleich ich mir auch wünsche, dass immer alles gut geht.

Besonders wenn es um nicht planbare Situationen geht, ist „mit dem Schlimmsten rechnen“ immer eine sehr gute Möglichkeit, um zumindest einen Plan B, C, manchmal auch D, E und F in der Tasche zu haben. Pläne zu machen gehört generell zu meinen Lieblingseigenschaften, die sicherlich nicht jeder toll findet. Es mag sein, dass ich in vielen Dingen vielleicht sogar zu viel plane, aber beruflich gesehen hat es noch nie geschadet, vorbereitet zu sein.

Und wenn es nicht passiert? Sei es drum – dann ist eben doch alles gut gelaufen und ich kann Plan B bis F in die Tonne hauen und mich freuen, dass ich sie nicht gebraucht habe. Aber WENN es passiert … ja, wenn.

Sinnvoll, aber anstrengend

Man könnte jetzt sagen, dass es unnötig ist, sich schon vor dem Eintreten von Situationen mit den B- und C-Plänen auseinander zu setzen. Auf der einen Seite stimme ich dem zu, denn es ist kein schönes Gefühl, immer auf das Schlimmste gefasst zu sein. Aber es beruhigt und es hilft dabei, in genau diesen Situationen nicht kopflos und nicht verärgert, nicht verängstigt und nicht zweifelnd zu reagieren.

  • Ihr verliert einen Kunden: Ihr ärgert euch, ihr zweifelt an euch, ihr seid verängstigt wie es nun weitergeht … wäre es nicht besser, euch schon von Anfang an darauf einzustellen, dass es sein kann, dass ihr diesen Kunden – egal wie loyal oder fest er ist – verlieren könntet? Wäre es nicht besser zu wissen, was genau ihr tun könnt, wenn die Situation tatsächlich eintreten sollte? Wäre es nicht praktisch, wenn ihr dann direkt handeln könnt, wenn es wirklich passiert?
  • Ihr macht einen Fehler, den ihr nicht rückgängig machen könnt: Ihr ärgert euch, zweifelt, seid verängstigt … wäre es auch hier nicht besser, sofort zu wissen, wie ihr den Fehler eventuell doch noch rückgängig machen könnt (weil ihr vorher überlegt habt, welche Fehler im schlimmsten Fall passieren können und wie diese Fehler möglicherweise lösbar wären)? Wäre es nicht auch gut zu wissen, wie ihr elegant mit der Geschichte umgeht, anstatt kopflos und verärgert die erste Handlung umzusetzen, die euch in den Sinn kommt?

Ich gebe zu: Immer mit dem Schlimmsten zu rechnen und tatsächlich auch einen Plan B, C und D in der Tasche zu haben, ist nicht einfach – teilweise ist es auch wirklich anstrengend, weil man das Gefühl hat, es könnte sonst etwas passieren und im besten Fall geht dann doch alles gut.

Ich könnte mich darauf ausruhen, dass jetzt längere Zeit alles gut gegangen ist. Ich tue es aber nicht. Ich rechne immer damit, dass es sich ändern könnte. Und die Erfahrung zeigt: Es HAT sich schon oft geändert, auch in Situationen, in denen ich gar nicht damit gerechnet hätte, weil eben wirklich alles gut lief, alles sicher war, alles geregelt. Und dann – passierte es doch.

Ich war vorbereitet, ich hatte einen Plan, ja sogar noch drei oder vier Pläne – und dadurch wusste ich sofort, was ich zu tun habe. Das hat mir Sicherheit gegeben und tut es auch heute noch, egal was passiert. Es gibt eigentlich nichts, mit dem ich nicht rechne (außer ich weiß nicht, dass es passieren kann, dann kann ich mich nicht darauf vorbereiten, das ist klar).

Das Schöne ist: Ich bin dennoch kein Pessimist und auch kein negativer Mensch. Wer mich persönlich kennt, weiß, dass ich genau das Gegenteil bin … ich bin ständig gut gelaunt, immer fröhlich und glaube an das Gute im Menschen. Dennoch – in meinem Kopf und meistens nur für mich alleine – bin ich auf alles vorbereitet. Das wiederum endet darin, dass andere Menschen nach außen hin das Gefühl haben, ich sei sehr souverän und sehr gefasst.

Nein, ich bin nicht souverän – ich bin auch nur ein Mensch, wie jeder andere, der im Inneren brodelt, kocht und trauert. Ich bin auch nicht gefasst, sondern einfach nur vorbereitet. Das hilft mir und vielleicht auch dir, mit den nächsten nicht planbaren Situationen umzugehen, die immer und zu jeder Zeit in unserem Leben auftreten.

Rechne mit dem Schlimmsten, aber hoffe das Beste.

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