Mein ToDo-System, das nicht nur in der Theorie funktioniert [Auflösung]

Praxisorientierte ToDo-Systeme

Vor einiger Zeit habe ich über mein ToDo-System geschrieben, das nicht nur in der Theorie funktioniert.

Nach unzähligen Wörtern hatte ich mich entschlossen, den weiteren Teil des Artikels per E-Mail zu versenden, um den Rahmen nicht vollkommen zu sprengen. Hier ist sie nun – der versprochene Beitrag, den du soeben per E-Mail erhalten hast. Ich erzähle dir,

  • mit welchem ToDo-System ich arbeite
  • warum ich dieses System gewählt habe (und was ich vorher alles ausprobiert habe)
  • wie ich meine Aufgaben pro Tag organisiere
  • wann ich meine Aufgaben plane
  • mit welcher Struktur ich meine Aufgaben erledige
  • warum es funktioniert, dass keine Aufgaben unerledigt bleiben oder überfällig werden

Mein ToDo-System

Wenn es um das richtige ToDo-System geht, dann scheiden sich bekanntlich die Geister. Es gibt unzählige Möglichkeiten und ich bin mir sicher, dass es in diesem Fall für jeden Topf einen Deckel gibt. Doch ein schönes Tool ist nur die halbe Miete, denn dieses Programm nimmt dir zwar die Arbeit ab, die Aufgaben aufzulisten und zu gestalten, doch Übersicht und Organisation musst du selbst in deine Aufgaben-Listen bringen.

Nachdem ich

  • Things
  • Wunderlist
  • OmniFocus
  • Trello
  • Producteev

und viele weitere Programme ausprobiert habe, bin ich schlussendlich beim Tool Podio hängengeblieben. Podio ermöglicht es mir, meine täglichen und langfristigen Aufgaben zu planen, sie nach meinen Wünschen und Vorstellungen zu flaggen und zu sortieren, aber auch gleichzeitig weiteren Spielraum zu geben für alles, das ich im Agentur- und Blog-Alltag benötige.

Warum ich Podio als ToDo-System gewählt habe

Warum Podio? Ja, das ist gar nicht so einfach zu erklären. Oftmals ist es subjektiv, wenn man Tools testet und diese für sich selbst als „nicht brauchbar“ deklariert. Du kennst das bestimmt. Du suchst ein bestimmtes Programm, probierst unzählige Varianten aus und immer denkst du dir, dass diese eine Kleinigkeit doch nur anders sein müsste. Man testet teilweise Programme auch ein wenig länger aus, weil man darauf hofft, dass sie entweder noch besser werden, oder sich das kleine oder große Problem löst, man sich daran gewöhnt, es doch nicht so nervig ist … und vieles mehr.

Schlussendlich landet man dann aber doch wieder bei Google, um sich auf die Suche nach weiteren möglichen Tools zu machen, die einem genau das bieten, was man sich so sehnlichst wünscht. Also ich habe auf jeden Fall viele Stunden damit verbracht, unzählige und leider für mich nicht nützliche Tools auszuprobieren.

Fakt ist, dass es nicht einfach ist, die eigenen Ansprüche durch nur ein Tool abzudecken. Für einen Tool-Entwickler ist das auch gar keine leichte Angelegenheit. Die einen wünschen sich Listen, die sich variabel sortieren lassen und mit weiteren Notizen versehen sind. Für die anderen ist das viel zu viel Spielerei und sie wünschen sich ein ganz schlichtes und neutrales Design und wenig Funktionen. Dem nächsten fehlt eine wichtige Funktion, die in seinem Alltag gefordert ist und der nächste wiederum könnte am liebsten fünf Funktionen streichen, da er sie nicht braucht und das Tool daher zu überladen wirkt.

So ging es mir auch andauernd. Jedes Tool hatte irgendeine Kleinigkeit, die mir nicht passte. Schlussendlich waren auch viele Tools einfach optisch nicht das, was ich mir für meinen wirklich täglichen Einsatz damit vorstellen würde. Wenn ich Aufgaben organisiere – ja im Endeffekt mein gesamtes Berufsleben damit verwalte, dann möchte ich es schick haben. Ich glaube das kennst du, oder?

Als ich Podio entdeckte, war ich anfangs skeptisch. Nach so vielen gescheiterten Versuchen mit ToDo-Systemen und generellen Tools ist man schließlich langsam ein wenig kritisch. Noch ein Tool? Lohnt sich das denn? Ist das die Mühe wert?

Ich kann nur sagen: Podio war es wert. Das Tool

  • ermöglicht mir endlich eine Verwaltung aller ToDo’s ganz nach meinen persönlichen Wünschen.
  • ermöglicht mir außerdem viele weitere organisatorische Bereiche, in denen ich sowohl eigene Webseiten als auch meinen Agentur-Alltag plane und organisiere.
  • lässt keine Wünsche offen, was die Anpassung und Optik angeht.
  • ist nicht mit Kosten verbunden! Es gibt zwar auch eine kostenpflichtige Variante, allerdings ist das nur unter bestimmten Voraussetzungen sinnvoll und im Normalfall nicht unbedingt nötig.

In meinem Blog-Beitrag „Mein ToDo-System, das nicht nur in der Theorie funktioniert“ habe ich dir bereits erläutert, welche Systeme und Arten ich bereits ausprobiert habe, um meinen Alltag zu strukturieren, alle meine ToDo’s zu ordnen und dabei keine Kompromisse eingehen zu müssen.

Seit der Nutzung von Podio musste ich kein einziges Mal mehr das Tool wechseln, war auch nicht mehr auf der Suche nach einer Alternative und konnte endlich daran schrauben, noch effizienter zu werden. Ob Podio auch für dich funktioniert, kann ich nicht versprechen. Jedes Tool ist anders und jeder hat andere Bedürfnisse. Daher gibt es (zu Recht) viele Anhänger von Trello, Wunderlist und Co. – das hat auch einen guten Grund, denn ich denke nicht, dass Podio die ultimative Wunderwaffe ist, aber doch ein Tool, das eventuell für dich sinnvoll sein kann, wenn die anderen Programme nicht das geboten haben, was du gesucht hast.

Wie ich meine Aufgaben pro Tag organisiere

Welches Tool ist für die Verwaltung meiner Aufgaben einsetze, weißt du nun. Podio gehört demzufolge zu meiner absoluten Morgenroutine und auch während meines Arbeitstages ist Podio immer (ja, wirklich immer) in einem Tab in meinem Browser geöffnet. Das Tool stellt meinen „Stützpfeiler“ dar, der mich den lieben langen Tag begleitet und mir dabei einen roten Faden an die Hand gibt.

Ich weiß somit immer,

  • was für Aufgaben heute auf mich warten
  • welche Aufgaben ich generell noch erledigen muss
  • welche Aufgaben ich als nächstes erledigen muss

Doch das ist noch lange nicht alles. Es geht nicht nur darum, seinen Tag so zu planen, dass du weißt, welche Aufgaben du erledigen musst und wann du sie erledigen musst. Das Ziel sollte es sein, sie möglichst effizient und damit auch zeitsparend zu erledigen. Zeitsparend aber nicht deswegen, um noch mehr Aufgaben in deiner Zeit zu erledigen, sondern zeitsparend deswegen, um auch deine Ressourcen zu schonen. Die Ressource – das bist du, deine eigene Kraft.

Hast du dich für Podio angemeldet, dann siehst du auf der Startseite einen Neuigkeiten-Stream. Stell dir diesen Stream wie einen Facebook-Stream vor, in dem du Aktivitäten deiner Bekannten in Podio einsehen kannst. Dabei siehst du allerdings „nur“ die Aktivitäten, die für dich beruflich von Relevanz sind. Unterteilt ist Podio in sogenannte Workflows – es gibt beispielsweise Workflows für die Projekte meiner Agentur, es gibt Workflows für einzelne große Projektbereiche, es gibt Workflows für meine anderen Webseiten und es gibt Workflows für Bereiche/Projekte/Firmen, an denen ich mitwirke. Alles ist unterteilt, sodass ich von A nach B wechseln kann, wann immer ich mich mit verschiedenen Arbeitsbereichen beschäftigen möchte oder muss. Befinde ich mich auf der Podio-Startseite im Hauptstream, so sehe ich die Aktivitäten aller Workflows und bin gänzlich über meine beruflichen Projekte im Bilde.

Der wichtigste Punkt ist allerdings für dich das kleine Häkchen in der blauen Menüleiste oben. Hier befinden sich deine Aufgaben, deine ToDo-Liste und meine persönliche Tagesansicht.

Am Anfang habe ich mit Podio gearbeitet, wie wahrscheinlich jeder damit arbeiten würde. Aufgabe erstellen, vielleicht noch ein Datum dazu und fertig war die ToDo-Liste. Wie aber bereits im Blog-Beitrag erläutert, stößt so ein System schnell an seine Grenzen, denn irgendwann nehmen die Aufgaben Überhand, die Übersichtlichkeit geht verloren und vor lauter „muss ich heute oder morgen mal erledigen“-Aufgaben weißt du schon gar nicht mehr wo oben und unten ist.

Ich begann also die Label-Funktion zu erkunden. Labels kannst du dir vorstellen wie kleine bunte Tags. Markierungen, die du selbstständig erstellen kannst. Du wählst für jedes Label einen Namen und eine Farbe – ganz wie du es möchtest.

Zu Beginn habe ich damit gearbeitet, Labels in Kategorien zu unterteilen. Das ist für Kunde A, das für Kunde B, das ist für Projekt C usw. Unübersichtlich und mit Grenzen verbunden.

Danach fing ich an, ein System auszuprobieren, bei dem ich meine Aufgaben in wichtig, dringend, delegieren und unwichtig sortierte. Klang erst einmal super schön, denn irgendwie kam es mir so vor, als hätte ich damit alles unter Kontrolle, weil es so wenige Labels für so viele Aufgaben waren.

Leider stellte sich heraus, dass ich bei meinen 30-70 Aufgaben pro Tag schnell mindestens 70 % als dringend oder wichtig markiert habe und schlussendlich vor dem Problem stand, dass ich zwar andauernd dringende und wichtige Aufgaben erledigt habe, aber Aufgaben, die mit später oder delegieren geflaggt waren, überhaupt nicht gemacht wurden. Wann denn auch? Dringend und wichtig gehen nach diesem System immer ohne Ausnahme vor. Also stieß auch dieses System wieder an seine Grenzen, wobei es durchaus sehr positive Züge hatte.

Der neue Anlauf ist ein Mix aus vielen verschiedenen Systemen, die ich im Laufe der Jahre kennengelernt und ausprobiert habe. Einen Namen hat das Ganze nicht, dafür funktioniert es.

Das Ziel:

  • Aufgaben werden nach Art der Bewältigung unterteilt.
  • Labels erhalten prägnante und einprägsame Farben.
  • Aufgaben werden fast ohne Ausnahme gebündelt erledigt.

Das ist auch schon alles. Ich möchte mit diesem System verhindern, dass ich bei der Masse an Aufgaben keinen Überblick mehr darüber habe, wie viele E-Mails ich beispielsweise verschicken muss, was ich an konkreten Dingen zu tun habe, die ich ohne Mail oder GoogleDocs erledigen muss. Ich möchte auch wissen, ob ich noch Angebote schreiben muss oder ob ich jemanden anrufen muss. Das möchte ich allerdings so konkret vor Augen geführt haben, dass ich nicht erst 50 Aufgaben durchwühle und im blödesten Fall auch noch 3 wichtige Aufgaben übersehe bei der umfangreichen Liste.

Dieses System ermöglicht es mir, immer zu wissen, welche Art von Aufgabe in welchem Umfang noch ansteht. Durch meine farbigen Labels und meine persönliche Beschriftung stehen die Dinge ganz oben in meiner Liste (und zwar gebündelt), die für mich die höchste Relevanz haben.

Wenn du also mit Podio arbeitest, solltest du dir zuerst Labels anlegen, die zu deinem beruflichen Alltag passen und die beschreiben, was du konkret pro Tag alles machst.

In meinem Fall sind das folgende Labels mit Ziffern und Farben:

  • 1. Angebot erstellen – lila
  • 2. Anrufen – rot
  • 3. Delegieren – gelb
  • 4. Mail schreiben – grün
  • 5. Erledigen – rot
  • 6. Erledigen – GoogleDocs – Orange
  • 7. Text schreiben – türkis
  • 8. Backlinks – blau
  • 9. Wartet auf – grau

Mein erstes Label sind meine Angebote, Dinge, die ich mit 1. geflaggt habe, damit sie bei der Sortierung nach Label (standardmäßig sortiert Podio nach Datum, ich stelle es dann auf Label um und arbeite damit) ganz oben angezeigt werden – und zwar alle Aufgaben gebündelt mit diesem Label. Ich weiß also immer, dass ich heute beispielsweise zwei Angebote schreiben muss. Das ist etwas, das ich zuerst mache, damit ich 1. signalisiere, dass ich mich zügig und konsequent darum kümmere (Stichwort: nicht schleifen lassen) und 2. ich das Angebot erst einmal aus dem Kopf habe, um mich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren und 3. im Verlauf des Tages möglicherweise Rückfragen oder Feedback kommen kann, auf das ich noch am selben Tag reagieren könnte.

Meine 2. Tasks sind jene mit dem Flagg Anrufen. Sie sind wichtig und werden daher weit oben angezeigt, meistens mit konkreter Uhrzeit. So habe ich immer auf dem Schirm – trotz aller ToDo’s, wen ich wann anrufen muss, sollte oder möchte. Natürlich könnte ich das auch im Kalender planen und teilweise tue ich das auch (für Privatsachen beispielsweise), aber für berufliche Anrufe weiß ich ganz einfach, wenn ich es in Podio notiere, flagge, dann vergesse ich es auch nicht.

Meine 3. Aufgaben, die ich am Tag erledige, sind die, die gebündelt den Flagg „delegieren“ zeigen. Wie der Name schon sagt, sind das alle Aufgaben, die ich extern oder intern abgebe. Das muss nicht zwangsweise etwas sein, das bei dir auch vorkommt, aber genau deswegen solltest du deine ganz persönlichen und für dich passenden Labels benennen. In meinem Fall muss ich viele Dinge delegieren, also wichtig an Position 3, da ich noch morgens in aller Früh die Aufgaben „auf ihren Weg bringen kann“ und dann im Verlauf des Tages genug Zeit habe, um beispielsweise Ergebnisse zu versenden, zu kontrollieren, Feedback zu geben oder weitere Aufgaben zu delegieren.

Im 4. Schritt warten meine Mails auf mich. Habe ich alle Angebote erstellt, Telefonate geführt (die ich schon führen kann) und auch alles delegiert für den Tag, was ich delegieren muss oder möchte, dann stehen meine E-Mails an. Ich überblicke zwar morgens immer schon, was ich an E-Mails bekommen habe und trage auch alles, das länger als 2 Minuten Zeit kostet (um es schnell zu bearbeiten) in Podio ein. Aber danach bleiben die E-Mails erst mal liegen. Eingetragen, geflaggt und raus aus dem Kopf – später kommen sie dran und da ist die Zeit günstig, da ich alle E-Mails, die ich erledigen muss, auf einen Schlag mache und mich somit Stück für Stück durch das Postfach wühle. Wenn aus den E-Mails heraus neue Aufgaben entstehen, dann gibt es 2 Optionen. Entweder ich erledige die Aufgaben direkt, aber nur, wenn sie unter 2 Minuten zu erledigen sind. Oder aber ich trage sie direkt in Podio ein und flagge sie – dann verschiebe ich die E-Mail in den passenden Unterordner und alles ist organisiert für später. Alle E-Mails erledigt zu haben und das auch noch konsequent an einem Stück, bedeutet, dass ich jetzt erst mal den Kopf für Dinge frei habe, die ich für heute erledigen muss.

Es folgen die Aufgaben, die gebündelt als Schritt 5 – Erledigen geflaggt sind. Ich unterteile in meinem Fall Erledigen und Erledigen – GoogleDocs, da ich viele Aufgaben habe, die generell erledigt werden müssen und auch viele Aufgaben, die speziell innerhalb von GoogleDocs-Tabellen erledigt werden müssen. Warum ich das unterteile, ist ein rein subjektives Empfinden, dass ich es angenehmer finde, wenn ich weiß, wie viel ich heute in GoogleDocs erledigen kann (diese Aufgaben kann ich zeitlich gut einschätzen). Ich widme mich daher immer erst den anderen Aufgaben, die allerdings nichts mit Delegieren, nichts mit Texten oder Dingen anderer Labels zu tun haben. Du wirst sehr schnell ein Gefühl dafür bekommen, welche deiner Tätigkeiten in welchen Label-Bereich fallen. Und wenn es nicht passt, kannst du es ganz einfach ändern und morgen eine andere Label-Struktur probieren, damit du deine häufigsten Aufgaben und Arten von Tätigkeiten immer besser gliederst.

Habe ich diesen großen Batzen an Erledigen-Aufgaben geschafft, dann ist meist der halbe Tag rum. Zeit für eine Mittagspause. Oftmals schaffe ich die GoogleDocs-Tasks auch noch mit dazu, sodass ich nach der Pause gestärkt und frisch motiviert mit den 7. Aufgaben starten kann. Das sind in meinem Fall Texte – Texte im Allgemeinen. Das bedeutet, dass ich sowohl Kundenaufträge erledige als auch eigene Texte schreibe.

Sind alle Texte geschrieben, die heute geschrieben werden müssen oder die ich schreiben möchte (sofern kein „muss“ ansteht), dann geht es an die Backlinks. Das ist ein weiterer Projektbereich in unserer Agentur, daher habe ich das ausgegliedert und nicht unter Erledigen, da ich die Backlinks von der Art der Tätigkeit her gerne trennen wollte, um mich besser auf diese eine Tätigkeit einzustellen. Alles, was also mit diesem Thema zu tun hat, kommt in dieses Label und wird nach dem eigentlichen Tagesgeschäft erledigt.

Aufgaben, die ich beispielsweise delegiert habe (vorher standen sie auf delegiert und sind jetzt erledigt, aber ich warte auf Rückmeldung, weil beispielsweise mein Team-Mitglied sich noch äußern muss oder weil der Kunde Feedback geben muss usw.), landen beim Label „wartet auf“. Diese Aufgaben nennen sich dann nicht mehr Aufgabe xyz, sondern Aufgabe xyz / wartet auf xyz. So weiß ich sofort, dass meine grauen Aufgaben, die ganz unten angezeigt werden, am Laufen sind, organisiert sind, aber ich gerade auf etwas oder auf jemanden warte.

So schaffe ich es, alle meine Aufgaben pro Tag zu bündeln, zu planen und so zu erledigen, dass nichts überfällig wird (weil die Labels die Priorität vorgeben), aber auch nichts umsonst erledigt wird (oftmals erledigt man ja eine Aufgabe mehrfach oder durcheinander, anstatt es alles an einem Stück zu machen).

Wichtig an diesem ganzen System ist nur noch eine weitere Sache. Aufgaben sollten immer nur pro Tag mit einem Label versehen werden. Nicht alle deine Aufgaben bekommen ein Label, sondern nur die Aufgaben, die du heute (bzw. morgen) erledigen möchtest. Alles andere hat ein Datum eines anderen Tages und wird später erledigt und erhält erst später ein Label. Sonst hast du bei deiner Label-Sortierung auch Aufgaben drin, die du eigentlich vom Termin her erst nächste Woche erledigen musst. Das bringt Chaos, daher nur die Aufgaben labeln, die du auch heute bzw. morgen machen möchtest.

Wann ich meine Aufgaben plane

Jeder hat hierbei sein eigenes System. Die einen lieben es, ihre Aufgaben am Morgen zu strukturieren, die anderen machen es zwischendurch während der Arbeit und die nächsten am Abend. Ich gehöre zu denen, die ihre Aufgaben immer am Abend strukturieren. Meine Begründung ist da ehrlich gesagt sehr simpel. Ich möchte es schlichtweg aus dem Kopf haben. Wenn ich mit meinen Aufgaben fertig bin – und ja, manchmal werde ich nicht fertig, aber das, was übrig bleibt, ist von der Priorität in der Regel so, dass ich es auf den nächsten Tag legen kann – dann ist Feierabend angesagt. Feierabend gibt’s bei mir aber erst, wenn mein Podio wieder leer ist für diesen Tag (also nichts mehr auf „heute“ steht und wenn alle geflaggten Aufgaben weg sind. Was ich heute nicht schaffe, behält sein Label und wird auf morgen verschoben (natürlich immer so, dass es morgen dann auch wirklich erledigt wird, sonst funktioniert es natürlich nicht).

Alle weiteren Aufgaben, die nun den Termin morgen haben, erhalten jetzt ein Label von dir. Du hast beispielsweise morgen eine Liste mit 20 Aufgaben. Diese strukturierst du nun nach deinen Labels und sortierst dir nun deine Podio-Ansicht nach Labels. Jetzt weißt du genau, wie viele Aufgaben morgen anstehen und siehst farblich sortiert auf einen Blick, was du alles an Tätigkeiten zu tun hast. Du musst beispielsweise zwei Texte schreiben, zwei Kunden-Mails, eine größere Aufgabe erledigen und noch jemanden anrufen – zwei Aufgaben stehen auf „wartet auf“, weil dort eventuell morgen Rückantwort kommen könnte, die du benötigst. Fertig, Tag geplant, alles organisiert, jetzt darf der Feierabend kommen und das Entspannen fällt gleich ein wenig leichter.

Ein weiterer Vorteil, warum ich meine Aufgaben immer abends plane: Ich starte morgens direkt konzentriert in meine konkreten Aufgaben und nicht darin, erst einmal meine Aufgaben zu sortieren. Das einzige, was ich wirklich noch mache, ist das Eintragen neuer Aufgaben, die über Nacht per E-Mail oder Skype eingetrudelt sind.

Mit welcher Struktur ich meine Aufgaben erledige

Diese Frage habe ich dir im oben genannten Bereich bereits ausführlich beantwortet, sodass ich hoffe, dass du nun einen guten Einblick darin hast, mit welcher Struktur ich Tag für Tag meine Aufgaben plane und erledige.

Warum es funktioniert, dass keine Aufgaben unerledigt oder überfällig werden

Warum das System funktioniert? Ich denke, weil es ein perfekt kombinierter Mix aus zahlreichen ToDo-Systemen- und Arten ist, die in vielen Einzelheiten und Details sehr genial sind, aber eben nicht vollständig in meinem Alltag funktionieren. Ob dieses System in deinem Alltag funktioniert, das musst du ausprobieren. Auf jeden Fall bietet dir dieses System sehr viel Flexibilität, Übersicht und eine klare Struktur mitsamt roten Faden.

Los geht’s, oder?

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