Wer kennt das nicht. Ein besseres Zeitmanagement und Selbstmanagement wäre schon ganz nett, aber genau dafür fehlt oftmals die Zeit. Was erst einmal ironisch klingt, ist für viele Menschen reine Normalität. Geht es dir auch so? Hättest du gerne mehr Zeit, um genau diese Zeit zukünftig besser zu strukturieren und zu ordnen? Das Gute ist: Es gibt Lösungen für diesen kleinen Teufelskreis. Diese Lösungen sind vielleicht nicht so einfach und vielleicht auch nicht so verlockend, aber sie sind es Wert. Im zweiten Teil meiner Artikel-Reihe geht es um weitere Tipps, mit denen du das Problem lösen kannst.

Im ersten Teil der Artikel-Reihe „Keine Zeit fürs Zeitmanagement“ habe ich vorgeschlagen,

  • den Begriff „Zeit“ neu zu definieren,
  • und feste Zeiten einzuplanen.

Im zweiten Teil dieser Artikel-Reihe geht es mit noch mehr Tipps weiter, mit denen sich das Zeit- und Selbstmanagement – trotz Zeitmangel – verbessern oder starten lässt.

Lösung 3: Nehme dir die Zeit und tausche sie ein

Wahrscheinlich kennst du den Spruch auch. Du hast keine Zeit, signalisiert das auch und dann … ist er da … der Spruch, den wir alle „lieben“. „Nimm dir doch die Zeit“. Ja klar, mach ich. Moment mal …

Ich glaube, du hast diesen Satz wahrscheinlich auch schon sehr oft gehört und dich jedes Mal gefragt, warum das immer so salopp gesagt wird. Zeit nehmen? Witzig! Wo keine Zeit ist, kann man sich auch keine Zeit nehmen, das stimmt.

Wer mir persönlich den Ratschlag gibt, mir doch mal die oder mehr Zeit für XYZ zu nehmen, bekommt von mir meistens auch nur ein müdes Lächeln geschenkt. Wir alle haben 24 Stunden zur Verfügung und neben dem Schlaf lässt sich nicht für jeden Menschen der Tag vollkommen frei und flexibel planen. Viele Strukturen, Termine, Zeitdruck und Co. sorgen dafür, dass „sich ein wenig Zeit nehmen“ zur echten Herausforderung wird.

Mein Tipp: Oft ist es nicht möglich, sich selbst etwas Zeit zu nehmen, um neue Projekte zu starten oder alte Projekte zu verbessern – beispielsweise das eigene Zeitmanagement. Stattdessen solltest du die Zeit eintauschen. Zeit „nehmen“ bedeutet, dass du sie nimmst, wenn sie zur Verfügung steht. Wenn sie nicht zur Verfügung steht, musst du tauschen.

Tauschgeschäfte in Sachen Zeit klingen erst einmal ein wenig verrückt, sind aber sehr nützlich. Ich „tausche“ täglich viele Kleinigkeiten und genau so schaffe ich mir die Zeit, die ich für ebensolche Kleinigkeiten benötige.

Wichtig ist, dass du bereits vor dem Start des Eintauschens definierst, was du eintauschen kannst und was du erreichen möchtest.

  • Ich möchte heute 10 Minuten Zeit haben, um mal meinen Posteingang aufzuräumen.
  • Ich möchte heute 5 Minuten meinen Feed durchgehen und ein paar Artikel für später speichern.
  • Ich möchte heute eine Pause mehr machen und einen Extra-Kaffee trinken.
  • Ich möchte heute meine Mutter anrufen und mal wieder 15 Minuten mit ihr quatschen.

All das sind konkrete Wünsche, die du dir vornehmen kannst. Nun geht es darum zu überlegen, mit welchen Tätigkeiten und Bereichen du diese Wünsche eintauschen und sie damit realisieren kannst.

  • Ich werde heute 10 Minuten früher aufstehen, damit ich später Zeit habe (vor Arbeitsbeginn), mal meinen Posteingang aufzuräumen.
  • Ich werde heute erst später auf Facebook vorbeischauen und mir die ersten 5 Minuten sparen, damit ich im Feed mal ein paar Artikel für später speichern kann.
  • Ich werde heute Telefonate besonders konsequent leiten, um mir fünf Minuten einzusparen (und sich telefonisch nicht zu verzetteln), um mal eine Pause mehr machen zu können, um einen Extra-Kaffee zu trinken.

5 oder 10 Minuten lassen sich im Berufsalltag sehr leicht einsparen und damit gegen andere Tätigkeiten und Wünsche tauschen. Es klingt im ersten Moment wirklich schwer, sich „mal Zeit zu nehmen“, aber durch die Tauschgeschäfte wird es real. 15 Minuten für ein Telefonat ist natürlich schon herausfordernder und könnte mit einem verkürzten Mittag (ohne 15 Minuten Smalltalk danach), mit drei Zigaretten weniger, mit 15 Minuten früher aufstehen und anderen Dingen eingetauscht werden. Bei 15 Minuten muss ich allerdings sagen, dass dies schon recht große Sachen sein würden, die du eintauschen müsstest, daher ist das sicherlich Ansichtssache, ob es das Wert ist.

Wenn es aber wirklich nur um fünf Minuten geht, die man hier und da benötigt,

  • um sich mal einen Artikel durchzulesen, den man schon so lange lesen wollte
  • um mal etwas Schnelles zu sortieren
  • um Ordnung in den Posteingang zu bringen
  • um eine ToDo-Liste zu erstellen
  • um den morgigen Tag durchzuplanen,

dann sind diese kleinen Tausch-Geschäfte meiner Erfahrung nach Gold wert.

Lösung 4: Arbeite täglich und in kleinen Stücken am Ziel

Als weiteren Tipp kann ich dir raten, dass du – um dein Ziel zu erreichen – täglich und in kleinen Stücken daran werkeln musst. Gerade das Thema Zeitmanagement lässt sich nicht von heute auf morgen erlernen oder umsetzen – auch nicht von heute auf morgen planen.

Ich habe viele verschiedene Systeme geplant, angeschaut, gelernt und umgesetzt, abgeändert und wieder ausprobiert – um dann nach einer Woche festzustellen, dass ich doch noch mal etwas anderes ausprobieren möchte. Das ist ein Hin- und Her, das ganz normal ist, wenn man sich in der Findungsphase befindet.

Genau aus diesem Grund ist es allerdings wichtig, in kleinen Stücken an seinem Ziel zu arbeiten und diesem Ziel täglich nachzugehen.

Merke: Arbeite täglich daran, dein Zeitmanagement zu starten oder zu verbessern. Arbeite in kleinen Stücken daran, dass es sich verbessert.

Wie stellst du das allerdings an? Ganz einfach. Nimm dir pro Tag 10 Minuten Zeit (oder tausche diese 10 Minuten ein …) und widme dich in diesen 10 Minuten konsequent und fokussiert dem Thema.

Der zweite Part – in kleinen Stücken arbeiten – ist allerdings ebenso wichtig, da du dich nicht selbst demotivieren solltest, weil du dir zu viel vornimmst und das nicht alles in 10 Minuten schaffen kannst.

Am besten schreibst du dir von Anfang an einen Plan (könnte beispielsweise eine Woche dauern, diesen Plan aufzustellen – täglich 10 Minuten). Denke in dieser ersten Woche nur über den Plan nach, der dir später helfen wird, dich zu strukturieren und zu ordnen.

Hast du den Plan aufgestellt, geht es an die ersten Schritte. Definiere ebenfalls in kleinen und schaffbaren Stücken, was du als nächstes tun möchtest.

  • Tag 1 – 10 Minuten einlesen Teil 1
  • Tag 2 – 10 Minuten einlesen Teil 2 + fürs System entscheiden
  • Tag 3 – 10 Minuten System anlegen (beispielsweise Podio, GoogleDocs, Trello etc.)
  • Tag 4 – 10 Minuten ins System einarbeiten (Tasks ausprobieren, Struktur lernen etc.)
  • Tag 5 – 10 Minuten aktuelle Tasks übertragen und anlegen – Teil 2
  • Tag 6 – 10 Minuten aktuelle Tasks übertragen und anlegen – Teil 2
  • Tag 7 – 10 Minuten Tasks überblicken, flaggen, markieren, sortieren (Schönheitsarbeiten)

Die erste Woche ist rum – nun hast du dich langsam eingelesen, geplant, strukturiert, ausprobiert und deine Tasks angelegt – jetzt kann es theoretisch losgehen.

Arbeite nun mit deinem neuen System, probiere es aus und nehme dir wieder täglich 5-10 Minuten Zeit, um die Arbeit zu reflektieren, das System oder die Markierungen anzupassen oder zu entscheiden, ob du das System doch noch mal ändern solltest.

Kontinuierlich kleine Schritte – dann kommst du deinem Ziel näher.

Niemand perfektioniert sein Zeit- und Selbstmanagement an einem oder zwei Tagen. Dies ist ein Prozess, der beim Einlesen beginnt und im Endeffekt nie aufhört, da es immer etwas gibt, das sich verbessern oder effizienter gestalten lässt – und wenn alles perfekt ist, kannst du immer noch neue Ideen ausprobieren.

Wie es weitergeht

In Teil 1 der Artikel-Reihe habe ich vorgeschlagen, dass du den Begriff der Zeit neu definierst und dir selbst feste Zeiten einplanst. Im aktuellen zweiten Teil ging es stattdessen darum, dass du ein paar Minuten Zeit eintauschen kannst, um dir selbst freie Zeit zu schaufeln – zusätzlich solltest du Tag für Tag und in kleinen Stück am Erreichen deiner Ziele arbeiten.

Im nächsten Teil der Artikel-Reihe geht es mit zwei weiteren Tipps weiter, um das Problem „Keine Zeit fürs Zeitmanagement“ zu lösen. Möchtest du diesen Teil nicht verpassen? Dann trage dich in den kostenfreien Newsletter ein, der dir außerdem einen Gratis-4-Tage-Kurs beschert, auf dem ich dir auf 46 Seiten verschiedene Zeitmanagement-Methoden und Systeme vorstelle.

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