Kennst du das auch? Du möchtest liebend gerne mit einem besseren oder ersten Zeit- und Selbstmanagement beginnen, aber dir fehlt dir Zeit, dich richtig einzuarbeiten? Klingt wie Ironie, ist aber häufig die Normalität. Wir möchten abnehmen, mehr Sport machen, uns gesünder ernähren, mit dem Rauchen aufhören, weniger TV schauen und eben produktiver arbeiten, effektiver arbeiten und uns weniger mit Zeitfressern beschäftigen. Doch trotz all der guten Vorsätze für ein effektives Management hapert es oft an genau einer Sache: der lieben Zeit. Wie startest du also mit deinem Zeitmanagement, wenn du selbst für die Einarbeitung und ersten Schritte überhaupt keine Zeit hast? 

Obwohl ich mittlerweile mein perfektes Zeit- und Selbstmanagement-System gefunden hab, weiß ich noch ganz genau, wie schwer es war, überhaupt Zeit dafür zu finden, mit dem Zeitmanagement zu starten. Der gute Wille war da, Vorsätze sowieso, Motivation noch viel mehr. Geht es dir auch so? Dann weißt du ja, wie schwer es ist, vor lauter Zeitmangel etwas am Zeitmangel zu ändern. Es ist ein herrlicher Teufelskreis. Aber ich kann dir sagen: Es gibt eine Lösung. Es gibt sogar viele Lösungen. Vielleicht sind sie nicht einfach, vielleicht klingen sie auch nicht sonderlich verlockend – aber sie sind es wert.

Lösung 1: Definiere den Begriff der Zeit neu

Zeit! Was ist eigentlich Zeit? Alle Welt spricht davon, aber kaum einer hat sie. Jeder möchte sie, aber niemand würde sie abgeben. Alle wollen sie beeinflussen, aber es ist das am wenigsten beeinflussbare Gut auf der Welt. Zeit? Verwirrend, oder?

Bei der Zeit handelt es sich rein physikalisch um eine Größenart. Es ist eine Abfolge an Ereignissen, die eindeutig stattfinden und unumkehrbar sind.

Soweit, so gut. Viel wichtiger ist allerdings nicht die Frage, was Zeit rein wissenschaftlich oder physikalisch bedeutet. Sondern was Zeit für dich bedeutet. Was ist Zeit für dich?

Ist Zeit oder eben keine Zeit ein generelles Problem, das sich deiner Ansicht nach nicht beeinflussen lässt und daher auch nicht geändert werden kann? Oder gehörst du zu den Optimisten, die

  1. … nach dem Parkinsonschen Gesetz verfahren, was besagt, dass sich die Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie wir Zeit zur Erfüllung zur Verfügung haben?
  2. … sicher sind, dass sie aus ihrem Tag aufgrund zahlreicher Zeitfresser durchaus die ein- oder andere Minute herausholen können?

Was es auch ist – Zeit ist auf jeden Fall eine sehr interpretationswürdige Geschichte. Jeder Mensch interpretiert das Zeitgefühl anders. Für dich ist der Tag heute möglicherweise extrem schnell vergangen und du hast dich erschrocken, wie schnell schon wieder die Stunden rum sind. Möglicherweise hat sich dein Tag aber auch ewig gezogen und du hast verzweifelt darauf gewartet, dass der Feierabend naht. Hattest du eventuell das Gefühl, dass du vor lauter Aufgaben überhaupt nicht weißt, wo du anfangen sollst und ertappst dich gerne mal dabei, wie du dich innerlich oder äußerlich verzettelst?

Ich kenne alle diese Variationen … oh ja, nur zu gut. Ich glaube niemand bleibt vor diesen Gefühlen und Problemen verschont. Die Frage ist aber auch hier: Wie definierst du diese Probleme? Dieses Gefühl? Wie definierst du die Zeit?

Definiere deine Zeit neu und sehe die Zeit oder fehlende Zeit niemals (!) als aussichtsloses Problem an, was sich nicht lösen lässt. Die Zeit ist nicht beeinflussbar? Denkst du! Jeder von uns hat vielleicht nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung und DAS ist nun leider wirklich nicht beeinflussbar. Aber die Art und Weise, WIE du mit deiner Zeit umgehst, entscheidest nur du. Du allein entscheidest, ob du dich überfordert fühlst und daher vor lauter Aufgaben verzettelst. Du entscheidest aber auch, ob du stattdessen fokussiert loslegen willst und in einer Stunde weniger Zeit das gleiche schaffst. Du allein bist es, der deine Zeit managed. Daher ist die eigene Definition und Sichtweise auf dieses Thema bereits die erste Lösung des Problems.

Lösung 2: Plane feste Zeiten ein

Du weißt nun, dass du die Zeit beeinflussen kannst, indem du eine andere Betrachtungsweise auf das Thema wählst. Nun ist es an der Zeit (haha), mit der richtigen Planung deiner Zeit zu beginnen. Zeit planen ist generell schon ein schwieriges Thema, da das Leben alles andere als planbar und absehbar ist. Aber hey, wo wäre die Herausforderung, wenn wir nicht versuchen würden, das Unplanbare zu planen, oder? Hier findest du meinen Blog-Beitrag zu diesem speziellen Thema.

Mein Tipp: Beobachte dich selbst für ein paar Tage und schreibe kontinuierlich auf, womit du in welcher Minute deine Zeit verbringst. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Ob du mit GoogleDocs, per App oder auf deinem Zettel aufschreibst, welche Zeitfresser dir täglich begegnen – notiere sie.

Ganz wichtig ist allerdings, dass du ehrlich zu dir bist. Ich kenne das auch … dann fehlt hier ein Strich für eine Minute und dort ein Strich – am Ende sind es 10 Striche für 10 Minuten. Doch überlege mal, wohin das führt. Das ist wie mit der Schokolade. Dem einen Stück Schokoladen natürlich. Na ja, vielleicht auch 2.

Schreibe dir alle deine Zeitfresser pro Tag auf und unterteile sie beispielsweise nach

  • Facebook
  • Telefon
  • Meetings
  • Quatschen
  • Kaffee
  • Rauchen
  • Internet allgemein
  • Smartphone
  • Musik-Auswahl

Du glaubst nicht, was alles zu den Zeitfressern gehört. Es gibt unzählige Dinge, die uns von der eigentlichen Arbeit ablenken und ich glaube, bei jedem von uns sind diese Zeitfresser – verstärkt oder weniger verstärkt – zu finden.

Mein Tipp: Durchstöbere mal diese Liste mit 31 Zeitfressern, wenn du Anregungen brauchst, welche kleinen und großen Dinge dir pro Tag jede Menge Zeit klauen.

Notiere dir, wie viel Zeit du mit welchem Zeitfresser täglich verbracht hast. Sei ehrlich und konsequent und zähle all die einzelnen Minuten und kleinen Blöcke am Ende zusammen.

Was kommt raus?

Eine Stunde? Zwei Stunden? Vielleicht sogar drei oder vier Stunden?

Jetzt definiere, welche dieser Zeitfresser zu deiner Arbeit gehören und du sie daher nicht abstellen kannst. Bist du festangestellt und verpflichtet, bei Meetings anwesend zu sein, dann ist das zwar ein Zeitfresser, aber leider einer, den zwar dein Chef beeinflussen könnte, aber nicht du. Telefonierst du mit einem Kunden fünf Minuten beruflich und führst du danach oder davor noch 10 Minuten Small Talk? Dann versuche den Small Talk demnächst auf fünf Minuten zu reduzieren, dann sind es in der Gesamtsumme fünf Minuten Zeitfresser weniger.

Am wichtigsten ist allerdings das Reduzieren der privaten Zeitfresser. Ich weiß, dass du jetzt vielleicht denkst – „Es ist doch nur mal ne Minute“ oder „Ich bin nicht oft auf Facebook und scroll dann auch nur mal kurz runter“ oder „ich schaue echt nicht oft aufs Smartphone“. Ich kenn das. Glaub mir. Ich will dich nicht verurteilen, ich will dich nicht nerven und schon gar nicht ärgern. Wir alle kennen das und wir alle surfen auch nur ne Minute und scrollen bei Facebook nur mal schnell runter und schauen überhaupt auch nicht oft auf unser Smartphone. Echt nicht.

Aber in Summe sind die „klitzekleinen“ Ausrutscher dann eben doch 1-2 Stunden, die deinen Tag füllen, ohne dass du es bemerkst.

Ein kleines Rechenbeispiel: Mein Tag startet meistens morgens um 07:30 Uhr und endet beruflich gegen 18:30 Uhr. Dazwischen plane ich eine Stunde Mittagspause ein und der Rest unterliegt meiner Einteilung, das sind 10 Stunden Arbeitszeit. Angenommen, ich würde

  • 1x pro Stunde für 2 Minuten auf das Smartphone schauen und zwei, drei Push-Meldungen lesen
  • 2x pro Stunde für 2 Minuten Facebook runterscrollen und ein paar Likes vergeben
  • 5x pro Stunde für eine Minute in der Twitter-Timeline vorbeischauen, ob es was Neues gibt
  • 3x pro Tag am Telefon nicht nur beruflich sprechen, sondern auch je 10 Minuten quatschen
  • 1x pro Stunde mit Kollegen für 10 Minuten quatschen – sind doch nur 10 Minuten

Ich lasse natürlich bewusst all die Dinge in dieser Rechnung weg, die ich gar nicht verurteilen möchte. Ich liebe Kaffee und würde diesen aufgrund meines Zeitmanagements auch nicht sein lassen. Für einen Raucher ist die Zigarette eben wichtig und für den nächsten ist es Kaffee. Diese Dinge sollte man entsprechend einplanen, wenn sie einen hohen Stellenwert einnehmen. Ich spreche allerdings von den altbekannten Zeitfressern, die – zumindest in der Theorie – während der Arbeit nicht wirklich zielführend sind.

Angenommen, ich würde die oben aufgelisteten „Kleinigkeiten“ pro Tag mitnehmen, dann wären das pro Stunde sagenhafte 21 Minuten – mal 10 Stunden macht 210 Minuten plus Telefon-Smalltalk á 30 Minuten. Zusammengerechnet ergibt das mal eben 240 Minuten, was meinem 10-Stunden-Tag ganze 4 Stunden klauen würde.

Lass dir das mal auf der Zunge zergehen … 4 Stunden.

Kleiner Tipp: Nicht nur das „Eliminieren“ kleiner Zeitfresser kann dir freie Zeit ermöglichen, in der du dich deinem neuen Zeitmanagement widmen kannst. Auch das schnellere Lesen gehört zu den Methoden, mit der du sehr viel Zeit sparst. In diesem Blog-Beitrag verrate ich dir, was es dir noch bringt und wie du es lernst.

Wie es weitergeht

Im ersten Teil meiner neuen Artikel-Reihe habe ich zwei Lösungen vorgeschlagen, wie es möglich ist, Zeitmanagement in den Alltag zu integrieren, obwohl man „eigentlich“ gar keine Zeit hat. Vielleicht hast du nun ebenfalls eine kleine Erkenntnis, wie wertvoll jede kleine Minute des Tages sein kann, wenn sie – in Summe – viel Zeit kosten kann, die dich

nicht näher bringt.

Teil 2 – sei dabei

Wenn du den nächsten Teil dieser Artikel-Reihe nicht verpassen möchtest, hast du die Möglichkeit, dich kostenfrei in meine Newsletter-Liste einzutragen. Du erhältst zusätzlich einen 4-Tage-Kurs, in dem ich dir auf 46 Seiten verschiedene Zeitmanagement-Systeme- und Methoden vorstelle. Ich freue mich auf dich!

 

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