Wer angestellt arbeitet, ist gewissen Regeln und Rahmenbedingungen unterworfen, die durch das Unternehmen gesetzt werden. Wer effizient arbeiten will, ist deshalb bei der Wahl der Mittel und des Arbeitspensums nicht genauso frei, wie ein Selbstständiger. Dennoch hast du auch als Angestellter genügend Möglichkeiten, um das Beste aus deinem Arbeitstag herauszuholen. Julia, Inhaberin und Herz von geliebte-ordnung.de erklärt dir in diesem Artikel, was das bedeutet und wie es funktioniert.

Was bedeutet effizient arbeiten für mich?

Liebe Julia, ich freue mich, auf Maria-Lengemann.de einen tippreichen Artikel von dir lesen und veröffentlichen zu dürfen, bei dem du dich – anders als ich – nicht den Unternehmern annimmst, sondern die Themen Zeitmanagement und Effizienz für Angestellte aufgreifst. Ich bedanke mich an dieser Stelle vorab für deine wertvollen Zeilen und hoffe, dass sie auch euch – liebe Leser – nützliche Gedankenanregungen bieten.

Effizienz als Angestellter

Ich selbst habe nun über sieben Jahre Berufserfahrung als Projektmanagerin im Marketing. Was ich in den letzten Jahren in Unternehmen und Werbeagenturen über Effizienz gelernt habe, ist – aus meiner Sicht – nicht unbedingt nur für Angestellte gültig. Effizienz bedeutet für mich …

  • nicht alles um jeden Preis schaffen wollen, sondern die richtigen Dinge tun
  • sich auf eine Sache konzentrieren lernen
  • priorisieren
  • delegieren
  • akzeptieren, dass man es nicht immer selbst in der Hand hat
  • lernen, sich selbst mit seinen Fähigkeiten und Kapazitäten realistisch einzuschätzen
  • Grenzen setzen und Nein sagen
  • dass man in Teilzeit manchmal mehr schafft, als in Vollzeit

Je nachdem, ob du als Projektmanager arbeitest oder als Mitarbeiter Teil eines Projektteams bist, hast du unterschiedliche Möglichkeiten, um auf die Effizienz in Arbeitsabläufen einzuwirken. Die folgenden zwei Kapitel geben dir für beides Gedankenanstöße.

Für Projektmanager: So holst du das Beste aus deinem Team heraus

Bist du als Manager/Leiter für Projekte verantwortlich, hast du meist die Wahl, welche Form der Zusammenarbeit du im Team förderst und welche Hilfsmittel zur besseren Kommunikation und Dokumentation du wählst. Um dein Team als Projektmanager zu effizientem Arbeiten anzuleiten, könntest du zum Beispiel folgende Möglichkeiten ausprobieren.

Ticketsystem statt E-Mails für Aufgaben (intern/extern)

Ein Ticketsystem ist eine browserbasierte Software, mithilfe dessen Teams Aufgaben dokumentieren und zuweisen können. Alle Dinge, die innerhalb eines Projekts zu tun sind, können so in kleine Häppchen aufgeteilt werden und werden in ihrem Zusammenhang dauerhaft gespeichert. Ein weiterer Vorteil: Eine Aufgabe ist immer genau einem Mitarbeiter zugeordnet, so dass es nicht zu Missverständnissen kommen kann, wer dafür verantwortlich ist (wie es zum Beispiel bei CC-Mails passieren kann). Auch Monate nach dem Projektende lässt sich alles immer noch genau nachvollziehen und auch im Falle einer plötzlichen Erkrankung eines Mitarbeiters ist absolut transparent, wie der Stand jeder einzelnen Aufgabe ist.

Einige Merkmale von Ticketsystemen:

  • Verwaltung von Aufgaben möglich
  • Zuordnung von Bildern, Dokumenten und Datei-Ablagepfaden
  • Zuordnung des Verantwortlichen pro Aufgabe
  • Projektmanager oder andere Mitarbeiter können als „Beobachter“ verfolgen, ob und wann die Aufgabe erledigt wird
  • Tracking der Arbeitsdauer pro Aufgabe möglich, aber nicht zwingend notwendig
  • Zeit- und Projektplanung möglich durch Terminierung der einzelnen Aufgaben.

Wenn du dich für den Einsatz von Ticketsystemen interessierst, dann schau dir z.B. die folgenden an: Jiira, Redmine – damit habe ich in den letzten Jahren ganz gute Erfahrungen gemacht.

Der Projektplan: Transparenz und Kommunikation

Nur wenn deine Mitarbeiter bei der Kalkulation des Projekts selbst aktiv schätzen sollen, wie lange sie für ihre Aufgaben brauchen, kannst du dich im Projekt auf die Einhaltung dieses Zeitrahmens berufen. Sobald ein Mitarbeiter Verantwortung in Form einer Zeitschätzung übernimmt, klappt die Einhaltung von Zeitplänen meiner Erfahrung nach viel besser, als wenn man ihn vor vollendete Tatsachen stellt. Wenn du als Projektleiter unter Zeitnot gerätst oder das Budget überläuft (egal aus welchen Gründen) bitte deine Mitarbeiter um Unterstützung. Sage ihnen schon zum Start des Projekts, wer wie lange für was Zeit hat. Fordere ein, dass sie sich frühzeitig bei dir melden, falls es bei irgendeiner Aufgabe zeitlich eng wird. Eine Deadline zu haben, hilft manchmal ungemein, um etwas schnell und effizient zu erledigen.

Methoden des agilen Projektmanagements

Vielleicht hast du schon mal von agilem Projektmanagement gehört. Die Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und setzt hauptsächlich auf die flexible Aufgabeplanung und darauf, das Projekt nicht bis zum Schluss minutiös durchzuplanen, sondern es in einzelne Bereiche aufzuteilen, die dann für sich schon recht schnell fertig gestellt werden können. Wer mehr dazu lesen will, findet hier einen ganz guten Einstieg.

Projektfeedbackgespräche mit jedem Teammitglied und den Kunden nach Abschluss des Projekts

Leider noch nicht überall Standard, aber wirklich sinnvoll finde ich Feedbackgespräche nach Ablauf des Projekts. Und zwar sowohl innerhalb des Projektteams (Jeder mit Jedem), als auch zwischen Kunden/Auftragnehmer und dem Projektleiter. Nur, wenn du weißt, was gut und was schlecht lief im Projekt, kannst du es beim nächsten Mal besser machen. Voraussetzung für gelingendes Feedback: Offenheit und Ehrlichkeit unabhängig vom „Rang“ bzw. Status Angestellter/Vorgesetzter und klare Feedbackregeln, die eine wertschätzende und konstruktive Kritik möglich machen.

Für Teammitglieder ohne Leitungsfunktion: So machst du einen guten Job

Auch als Teammitglied hast du die Freiheit und die Verpflichtung, alles zu tun, um dein Team weiterzubringen. Nur so könnt ihr gemeinsam die definierten Arbeitsziele erreichen. Doch was bedeutet das konkret?

Kommuniziere klar und deutlich

  • Du bekommst eine E-Mail mit einer Frage gestellt? Beantworte sie. Wenn du die Antwort nicht kennst, sag das deutlich und antworte nicht einfach gar nicht.
  • Wenn du gefragt wirst, ob du eine Aufgabe übernehmen kannst, dann antworte nur mit „Ja“, wenn du es wirklich innerhalb des gesetzten Zeitrahmens schaffst.
  • Wenn du Hilfe bei einer Aufgabe brauchst, sage deinem Projektleiter Bescheid. Nur wenn du deutlich sagst, was du braucht, kann dir auch geholfen werden.
  • Besser ein Nein, als eine schwammige Antwort mit „vielleicht“, „eventuell“ oder „möglicherweise“. Damit kann keiner etwas anfangen und dein Gegenüber ist gezwungen, noch mal nachzufragen. Das kostet nur seine und deine Zeit!

Sei zuverlässig und kenne deine Grenzen

Du bist Teil eines Teams und deine Kollegen verlassen sich auf dich. Wenn du eine Aufgabe übernimmst, erledige sie wie vereinbart im gesetzten Zeitrahmen und informiere diejenigen direkt über das Ergebnis, die es betrifft. Übernehme nur Aufgaben, die du (fachlich und zeitlich) übernehmen kannst. Es hilft keinem, wenn du aus Nettigkeit einer Sache zustimmst und sie dann nicht erledigst. Im Anschluss muss der Projektleiter nämlich erneut nach jemanden suchen, der die Arbeit erledigt und verliert wertvolle Zeit und natürlich Nerven.

Effizient arbeiten bedeutet nicht, möglichst viel in wenig Zeit zu schaffen. Effizient sein bedeutet für mich, Arbeit so gut wie möglich in der dafür zur Verfügung gestellten Zeit zu erledigen.

Gib dir Mühe beim Befüllen des Ticketsystems oder beim Schreiben von Aufgaben-E-Mails

Extra-Schleifen in der Kommunikation zu ziehen, nachfragen müssen und nicht wissen, wie der Stand einer Aufgabe ist – das sind einige Punkte, die Effizienz am Arbeitsplatz verhindern.

Wenn du E-Mails möglichst schnell und ausreichend beantwortest (mit möglichst einem Empfänger) oder du alternativ das Ticketsystem sinnvoll pflegst, erhöhst du nicht nur deine Effizienz, sondern auch die deines Projektteams. Ein paar Tipps dazu:

  • aussagekräftige Betreffzeilen und Aufgabenbeschreibungen
  • eine Aufgabe, ein Empfänger
  • E-Mails möglichst nur einmal lesen und bearbeiten
  • sorge abends für einen leeren Posteingang

Denke daran, was wäre wenn …

Denke bei deiner Arbeit daran, dass du morgen wegen einer Grippe ausfallen könntest oder dass ein anderes Teammitglied auch im nächsten Jahr noch nachvollziehen können sollte, wie der Stand einer bestimmten Aufgabe ist. Je eindeutiger du im Projekt kommunizierst und dafür sorgst, dass alle Dateien dort liegen, wo sie sollen, desto einfacher ist es, im Notfall den Überblick zu behalten. Ein paar Tipps dazu:

  • achte auf die richtige und eindeutige Benennung von Dokumenten
  • nutze die im Team übliche Struktur des Projektordners am Server
  • lege alle relevanten Dokumente im Projektordner ab und nicht bei dir lokal am Rechner oder gar im E-Mail-Postfach
  • bewahre jeweils nur die aktuelle Version eines Dokuments auf und verschiebe alle anderen in einen Archivordner

Einige der Möglichkeiten für mehr Effizienz am Arbeitsplatz, die ich dir heute vorgestellt habe, gelten für Angestellte genauso, wie für Selbstständige. Einige kannst du direkt selbst umsetzen, einige liegen vielleicht nicht in deiner Hand.

Ich würde mich freuen, wenn du heute die eine oder andere neue Idee für effizientes Arbeiten mit in deinen Arbeitsalltag übernehmen kannst.

Lass mich gerne wissen, wenn du selbst noch einen guten Tipp dafür parat hast und hinterlasse mir einen Kommentar.

Danke dir für deine Zeit!
Mit ordentlichen Grüße aus Nürnberg

Julia

Über die Autorin

Julia-PoetschJulia Poetsch lebt mit ihrem Mann und zwei Kindern in Nürnberg. Als Ordnungscoach in ihrem Unternehmen Geliebte Ordnung unterstützt sie Menschen, die gerne ordentlich leben, es aber alleine nicht schaffen. Auch berät Julia Menschen, die sich von überflüssigem Ballas befreien wollen, um strukturierter arbeiten zu können und um leichter zu leben. Nebenbei arbeitet Julia in Teilzeit als Online Marketing Manager in einer Werbeagentur. Im Blog von Geliebte Ordnung gibt es kostenlose Ordnungstipps, auch in Form von Videos (z.B. 1-Minute-Ordnungstipps).

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